歷史檔案整理及數字化方案

歷史檔案整理及數字化?案

歷史檔案整理及數字化?案

第1章質量保證

1.1 ISO9002質量體系規范

在檔案的整理和數字化加?部門，****實?ISO9002 《質量體系?產、安裝和服務的質量保證模式》，為客戶提供操作規范、

質量優秀的服務。

按照ISO9002的要求，不僅僅實施質量管理、管理控制，并且提供從整理到掃描加?、售后服務等?系列緊密相扣的各個環節

中受到監測、控制，進?進?進?步的改進和優化。

1.2 PMBOK項?管理知識體系指南

對于客戶檔案整理和數字化加?項?，****將參考PMBOK對項?實施管理。從項?綜合管理、項?范圍管理、項?時間管

理、項?費?成本管理、項?質量管理、項???資源管理、項?溝通管理、項?風險管理、項?采購管理9個??實施。

1.3 專業化、流?化作業

****檔案整理加?部，實?專業化和流程化的作業規范。

將檔案服務分為檔案整理和數字化加?兩個組。檔案整理劃分為：承接登記、檔案?庫、拆分編號、檔案鑒定、托裱修補、填

寫卷?、裝訂還原、質量檢查、移交?庫等9個?位；數字化加?劃分為：掃描、掃描質檢、圖像處理、圖像質檢、著錄、著

錄質檢、制作?錄、批量掛接、數據檢查驗收（總質檢）、數據備份、成果管理等11個?位；每個?位都實?項?組長負責

制。

專業化作業：所有的??都分配唯?的?位，并為每個?位的??實?標轉化作業培訓，以保證??技能的專業化，從?能夠

更?限度的保證項?進度和項?質量。

流?化的作業：讓每個流程點更加容易被監控，質量更容易被評估。每?個??當

前任務完成后，組長進?檢查后，才能移交到下?個?位，這樣保證每個?位在本流程點做的?作符合品質要求，減少反復環

節。

1.4 軟件全程管理、監控

****采?專?的軟件對檔案數字化加?的過程實?全?的管理。

2.1 簽訂保密協議、制定保密措施

在項?開始前，?先要簽訂保密協議。****?先同客戶簽署保密協議，保證檔案和檔案信息的安全和保密，同時，****同公司項

?的?作?員簽署保密協議，從制度和法制上約束員?的?作?為。

在制度上，對?作環境和?作設備進?嚴格要求，??作設備不允許帶??作場所，任何與?作相關物品出庫都需客戶檢查確

認，電?存儲相關設備（硬盤、U盤、光盤等）在?作完成后進?分區格式化和物理銷毀。

2.2 檔案情況調研

在項?開始前，?先要進?檔案情況的調研。

調研的主要?的是對檔案的紙質情況（紙張的??、紙質、新舊、破損程度）、整理情況進?了解，然后依照客戶的預定?

期，對項?所需的各類?員配給、項?實施的?期等做出合理安排，并提交調研報告。

2.3 明確項??作范圍

按照客戶對移交檔案鑒定的具體要求，并結合檔案的整理要求，對哪些需要整理、哪些需要復印、哪些需要掃描、要著錄哪些

額外字段等情況進?明確。

2.4 制定項?實施計劃

通過檔案情況調研和明確?作范圍后，便可以依照客戶的項??期，確定本項?的?員配給、設備投?、崗位設置、服務計

劃、服務期限等實施計劃。

第3章檔案整理

3.1 遵循標準

3.2.2 完整性

在檔案的整理和數字化過程中，需要對原來裝盒組卷的檔案拆分和重新裝訂，****對這些檔案將盡量保證其完整性，如果特殊

原因不能保證原來的完整性，我們將會提前以書?形式向客戶提請申請。

3.2.3 原始性

在整理加?過程中，****將確保檔案信息的原始性，保證檔案中的任何有效信息保持原樣，不覆蓋、不損失檔案的任何原始信

息。

3.3 整理步驟

3.3.1 承接登記

項?開始后，?先是要將檔案從客戶檔案庫房中轉移到加?現場的臨時庫房。在轉移之前，甲?雙?共同在現場完成檔案的逐

本步驟完成后，將會形成《檔案?庫清單》和《加?批次清單》。

3.3.3 拆分編號

拆分是檔案整理中的必要過程。拆分就是把檔案的裝訂線、裝訂針等拆除（所有?屬物都必須拆除），使檔案紙張變為離散的

狀態，為后期的整理、修補等?序做好準備。拆分時要謹慎??，避免撕毀、遺落或者損壞檔案。

在拆分之后，要?先按照《客戶對移交檔案鑒定的具體要求》對編號進?處理，修改其中的漏編、多編、錯編等問題。重新編

號?律采?鉛筆，在紙張的空?之處（裝訂線的對上?，字的??不超過2平?厘?）編寫，號碼筆跡必須?整、清晰。

重新編號的?的主要是：其?，以保證在其后的整理和數字化加?過程中避免實體和數字化?件不符；其?，對于在承接登記

過程中登記的每卷頁數進?核查，以確認是否于登記的頁數相符。

拆分編號后，對?《承接清單》，完成《承接登記與拆分重編號頁數對照表》，對于同《承接清單》登記有偏差之處，及時通

知客戶相關?員。

3.3.4 檔案鑒定

按照《客戶對移交檔案鑒定的具體要求》，對其中描述的各種情況進?鑒定整理，這個步驟是本項?最重要的部分，在開展本

頁數對照表》，核查?庫檔案的數量。

移交?庫后，形成《移交清冊》。

第4章數字化加?

4.1 遵循標準

紙質檔案數字化技術規范DA/T 31-2005

檔案著錄規則DA/T 18－1999

4.2 定義

紙質檔案數字化就是采?掃描儀或數碼相機等數碼設備對紙質檔案進?數字化加?，將其轉化為存儲在磁帶、磁盤、光盤等載

體上并能被計算機識別的數字圖像或數字?本的處理過程。

4.3 加?原則

4.3.1 保護檔案實體

檔案的數字化加??先要保證檔案實體在加?過程中不被損壞。鑒于客戶此次加?的檔案紙質較差，****將采?平板掃描儀掃

描檔案。

4.3.2 保密檔案信息

除了與檔案加??員簽署保密協議外，對于各種存儲介質不允許帶出加?現場。對于磁介質的設備，在加?任務完成后，采?

檔案上架

裝箱移交進館

4.4.1 掃描

通過掃描，紙質檔案數字化為電?檔案。本步驟是檔案數字化的核?和基礎，直接影響對于紙質檔案獲取數字化信息的好壞。

掃描過程對掃描后?件質量影響的主要參數是：掃描分辨率（DPI）、?彩（??、灰度、彩?）、存儲格式（JPG、

TIFF）、明暗度和對?度。

按照《客戶歷史檔案整理及數字化需求?案》、《客戶對移交檔案著錄、掃描、刻錄光盤和原件整理裝訂具體要求》，??掃

描采?300DPI、灰度彩?采?200DPI，字跡清晰的檔案采???掃描、字跡模糊或紙張質量差的使?灰度掃描、有中央領導

批?的原件、名?名家?跡、套紅頭頁及加蓋公章頁采?彩?掃描，存儲格式采?TIFF（采?標準的CCITT Group 4算法壓

縮）和PDF格式。

****采?擁有獨?知識產權的掃描軟件，該軟件具有緩存和多線程機制，能夠很好的配合?速掃描儀，以保證圖像不丟失；同

時，軟件有?動分析掃描紙張紙質情況的功能，能夠通過采樣分析，?動調解對?度、明暗度等參數，從?達到較好的掃描效

果。

考慮到客戶進館檔案的年代較遠、紙質較差、檔案珍貴，****將盡量采?平板掃描儀掃描，以保護檔案。

4.4.2 掃描質檢

在掃描完成后，對掃描的圖像進?第?次質檢（?校），?校主要是檢查圖像是否漏掃、重掃、圖像是否按照規定要求掃描、

是否清晰等。

4.4.3 圖像處理

在檔案掃描完后，由于各種原因（紙質、裝訂孔、擺放不齊等）會導致掃描后的圖像有傾斜、?邊、?孔等問題。

****圖像處理軟件具有?動傾斜校正、字跡加深、??修圖、批量壓縮等功能，

還集成了OCR功能，能夠將最細?的?點同?件正?（如“、”“，”“。”等）的標點符號等區分開，從?使檔案圖像清晰、整

潔。

4.4.4 圖像質檢

圖像質檢也是對掃描?序的第?次校驗（?校），主要對兩??的情況進?檢查：

圖像數量：對處理的圖像數量是否同拆分編號的數量?致、圖像是否存在重掃、漏掃的情況進?檢查。

圖像質量：對圖像是否清晰、可閱讀，是否字跡斷連、字跡過深，是否達到掃描要求的分辨率和?彩等情況進?檢查。

對于圖像的質檢主要由圖像組項?組長以??的?式進?檢查。

4.4.5 條?著錄

在整理、核準之后，將標題、?件編號、責任者、附件、稿本、?種、密級、保管期限等著錄項著錄到客戶現?的檔案管理系

統中。

4.4.6 著錄質檢

第?天由著錄質檢組對前?天的著錄內容進?全部質檢，以保證著錄質量達到萬分之三的錯誤率控制。

4.4.7 制作?錄

按照客戶和中央檔案館對?錄的要求，制作符合標準的?錄，打印出來，然后進?裝訂。

此?作完成后，形成的成果是檔案的《卷內?錄》、《備考表》等。

4.4.8 批量掛接

批量掛接將掃描圖像和著錄的條?通過規則進?匹配，并?動將圖像上傳到客戶專?服務器上。

4.4.9 數據檢查驗收

管理的需要。

第5章成果交付

5.1 交付內容

成果交付不僅包括整理和數字化成果，?且包括加?過程中產?的所有和檔案數據有關的材料及存儲介質，在成果交付后，數

字加?中?不允許留存任何和加?數據相關的材料和數據。其中硬盤及移動介質中的數據在客戶的監督下全部重新分區格式

化，光盤及流程單據全部移交客戶或者物理銷毀。

在成果交付后，整理和數字加?中?不允許留存任何數據及相關單據。

5.1.1 流程處理單

將流程處理單及質量控制單、各?序的質量抽檢單按照類別及產??期分別裝訂成冊移交。

5.1.2 檔案還原

將已經達到整理和數字化標準的檔案，按照檔案交接時提供的《承接登記清單》裝箱，為便于上架還原，裝箱時要求裝箱分類

和裝箱次序與《承接登記清單》保持?致，同時提供《承接登記與拆分重編號頁數對照表》，清點?誤后協助客戶還原上架。

5.1.3 光盤數據

提供完整的光盤數據，每張光盤要求有清晰的標注說明，同時提供《光盤清單》，并裝訂成冊，清單內容包括每張數據光盤包

含的內容，每張光盤詳細的?錄結構及?件結構表及數據光盤的詳細統計報表。

統計報表包括統計不同的檔案類別和全部類別檔案的著錄條?（案卷、卷內）、掃描

頁數、圖像??（MB）、圖像?度信息。

5.1.4 光盤介質要求

作為最原始的數據，需要提供長期存檔的光盤，因此光盤介質本?必須滿?長期存檔要求。采?正品盒裝SONY、Maxcell(萬

盛)、VERBATIM（威寶）等DVD介質，禁?使?廉價散裝?名產品，刻錄內容不應超過4.2GB。檔案的影像?件必須存放在

同?張光盤上，不允許分拆。

在光盤表??油性軟筆醒?標注光盤編號、刻錄?期。禁?在光盤上粘貼標簽，或?可能劃傷光盤反射層的硬筆在光盤表?進