外貿業務人員 職責清單

外貿業務員工作清單知識 2009-11-09 22:50:42 閱讀159 評論0 字號：大中小 訂閱 .

外貿業務員工作清單

一．外貿業務工作流程：

1. 整理報價：

針對不同客戶詢盤，提供相關報價資料。其中，對于出口產品的報價主要包括：產品

的質量等級、產品的規格型號、產品是否有特殊包裝要求、所購產品量的多少、交貨

期的要求、產品的運輸方式、產品的材質等內容。所有正式報價單需打印出來，并由

經理簽字存檔。

2. 處理樣品：

制作詳細樣品單，向工廠索取樣品，以免工廠錯誤打樣。收到樣品之后，應核對樣品

尺寸，質量和照片，確保寄出的樣品同報價吻合，可以按照其生產。另，針對有的工

廠的樣品費用問題同工廠和客戶協商。并針對寄樣費用，同客戶協商，協商不了的情

況下，匯報上級，達成解決之道。寄樣需記錄相關寄件信息，以便及時追蹤和后查。

3. 訂貨（簽約）：

貿易雙方就報價達成意向后，買方企業正式訂貨并就一些相關事項與賣方企業進行協

商，雙方協商認可后，需要簽訂《購貨合同》。在簽訂《購貨合同》過程中，主要對

商品名稱、規格型號、數量、價格、包裝、產地、裝運期、付款條件、結算方式、索

賠、仲裁等內容進行商談，并將商談后達成的協議寫入《購貨合同》。合同需由業務

和經理審批，填入“出口合同審核表（訂單跟蹤表）”，盡可能將各種預計費用都列

明。通常情況下，簽訂購貨合同一式兩份由雙方蓋本公司公章生效，雙方各保存一份。

4. 收取訂金或信用證：

4.1：如果是L/C付款的客戶，通常是在交貨期前1個月確認L/C已經收到，收到L/C

后應業務員和單證員分別審查信用證，檢查是否存在錯誤，交貨期能否保障，及其它

可能的問題，如有問題應立即請客人改證。

4.2：如果是T/T付款的客戶，要確認定金已經到賬。

5. 下國內生產定單：

在收到信用證或預付款的前提下，開始進行備貨。根據訂單制定生產計劃單，經過審

批后，下達到生產部進行生產。如需要，應同時下條碼貼紙的生產單給工廠，此類印

刷品應要求工廠提供倍品，并確保掃讀OK，以免影響出貨。

6. 追蹤和驗貨：

在備貨過程中，生產部同步進行生產進度匯報，對生產完的產品進行入庫登記，以便

業務人員掌握整個訂單的生產進度。一般在交貨期前一周，通知公司驗貨員驗貨。如

客戶指定人員檢驗。一般要在交貨期兩周前與驗貨人聯系，預約驗貨時間，確保在交

貨期前安排好時間。確定后將驗貨時間通知工廠。

注：每次新產品出貨，需有大貨樣品留底。

7. 租船訂艙：

7.1．在備貨的同時，如果本票業務不為客戶指定貨代，則向貨運代理公司詢

價，確定本次出運的貨代公司。

7.2、在貨物全部生產、包裝完畢后，生產部制作裝箱單，業務人員根據報來的裝箱單，

結合合同及信用證貨物明細描述，開列出倉通知單。通常在開船

一周前可拿到定倉紙。

7.3、單證儲運部門根據出倉通知單、工廠制的裝箱單、信用證統一繕制全套的出運單

據。出運單據包括出口貨物明細單、出口貨物報關單、商業發票、裝箱單。

7.4、單證儲運部門先將出口貨物明細單傳真給貨代公司進行配船訂艙，確認配船和費

用后，準備全套報關單據（出口貨物明細單、報關委托書、出口貨物報關單、商業發

票、裝箱單、出口收匯核銷單等）寄到貨代公司用于報關、出運；

7.5、在貨代公司確認配船和費用后，收到貨代公司送貨通知單（要求在指定日期前將

單證人員憑出口貨物明細單在本公司申領核銷單。

10. 出口報關：

在拖柜同時將報關所需資料交給合作報關行，委托出口報關及做商檢通關換單。通常

要給報關留出兩天時間（船截關前）。

10.1單證部門拿到核銷單后，將貨代公司報關所需的報關委托書、出口貨物報關單、

出口收匯核銷單、商業發票、裝箱單、外銷合同用快件寄出。聯系并確認貨代公司收

到上述單據。

10.2公司負責商檢的人員將商檢換證憑單寄給貨代公司，貨代公司憑收到的商檢換證

憑單，到出入境檢驗檢疫局換取出境貨物通關單。

10.3公司根據貨代公司的送貨通知按時將貨物送到貨代公司指定的倉庫。報關通過后，

貨代公司安排集裝箱拖貨至船公司指定的碼頭。

11. 收款：

11.1.準備文件：督促船公司盡快出提單樣板及運費帳單。仔細核對樣本無誤后，向船

公司書面確認提單內容。如果提單需客人確認的，要先傳真提單樣板給客人，得到確

認后再要求船公司出正本。并同時準備其他相關文件（商業發票/一般原產地證/裝箱

單等）。

11.2. 交單：

采用L/C收匯的，應在規定的交單時間內，備齊全部單證，并嚴格審單，確保沒有錯

誤，才交銀行議付。

采用T/T收匯的，在取得提單后馬上傳真提單給客人付款，確認受到余款后再將提單

正本及其它文件寄給客人。

12.核銷退稅：

一般在報關之日起90天內核銷，核銷后公司方可到稅務局申報退稅。

13．業務登記/存檔：

每單出口業務在完成后要及時做登記，包括電腦登記及書面登記，便于以后查詢，統

計等。

14.售后問題的處理：

因出口產品供貨方原因產生的出口產品錯發/漏發/質量不合格導致客戶提出質量、數

量索賠的，業務人員應及時處理。

注：以上業務處理事宜：1/2/3/4/5/6/12/13/14，并應同單證報關人員緊密配合工作，

處理好相關交接工作，以免產生問題。

二．現有客戶維護和新客戶開發：

1.現有客戶關系維護

1）處理好定單和索賠問題，保證交貨期和產品質量，協調與客戶之間的關系

2）適時對重點客戶制定相應的促銷和優惠政策，并提供一定程度的廣宣支持，塑造良

好的企業和品牌形象。

3）在國外的重要節假日里，需發送電子賀卡以示問候。

4）及時向客戶提供我司最新產品信息和產品目錄。

2.新客戶開發

通過展會、網絡、走訪市場及其他途徑努力開拓市場，尋找新的客源。

三．其他相關職責：

1.外事接待

2.建立客戶檔案，產品檔案，質量信息反饋表和制定出口貨物統計臺帳。并對每筆定

單的技術狀態表、形式發票、銷售合同及附件進行備份，以備查用。

3.留意市場動態并收集相關產品和市場信息，統計、整理、歸檔。

4.提交月/季度報表和年度總結。

5.注意不斷提高業務員自身知識和素養。