商務溝通信函格式

2023年12月2日發(作者：運動會班級入場詞)

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商務溝通信函格式

篇一：商務溝通函模板

xxxx市xxxxxxxx商貿有限公

司文件

致：xxx食品股份有限公司由：xxxx市xxxxx商貿有限公司收件人：xxx食品股份有限公司發件人：xxx

頁數：2頁傳真：

主題：溝通函日期：20XX年5月3日

關于xxx區域市場xxx食品xxxxx竄貨問題的溝

通函

xxx食品股份有限公司：

我司與貴公司合作以來，一直非常順利，非常感謝貴公司對我司的支持與信任。我司在終端市場也一直遵守著貴公司制定的市場規則，努力地完成任務，共同創造xxx食品的銷售氛圍和利潤空間，最終實現互利雙贏。

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然而，隨著市場的逐步發展，竄貨問題日益突顯，嚴重的擾亂了市場秩序，極大地傷害了合作的感情，挫傷了做市場的信心和積極性。5月1日，我司協同貴公司xxx駐地業務xxx共同查出了xxx市xx鎮一起xxxxxx惡性竄貨事件，具體情況如下：

1、4月份期間，我司下轄的xxx市場xxxxxxx市場需求量突然間飽和，引起了我司的警覺和懷疑；

2、經多方走訪、調查，4月28日獲悉，我司二批商xxx市xxx鎮xxx冷食批發正依xxxx元/件的價格向外銷售xxxxxx，此價格比我司從貴公司直接發出的到岸價xxxx元/件的價格還要便宜，并且xx冷食批發已有近一個月未從我司訂貨；

3、5月1日，我司工作人員攜貴公司業務xxxx進入xx冷食批發倉庫內看到，xxxxxx約1000件，以xxxx和xxx居多；

4、這些商品的外包裝箱上的滾碼顯示為1005，經查系xx區域的貨（照片詳見附件）。

竄貨問題一直有，并大有愈演愈烈之勢。其他區域為了沖量，不計后果的將該商品以超低價竄入xxx市場，不僅嚴重擾亂了市場價盤，打破了正常的市場秩序，更大的傷害我司和其他二批商的信心，并出現了對xxx品牌的質疑，一些網點經銷商紛紛退貨，并揚言，今后不再做xxx了，價格太

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亂了！致使近半年來我司花費大量的人力、物力剛建立起來的中小網點冷鏈市場全部亂套，并嚴重影響了我司多年來積累起來的信譽度，使我司損失特別慘重。

請貴公司盡快解決此事，以防時間愈長，惡劣影響俞遠。

再次感謝貴公司的理解與支持。順祝商祺！

篇二：商務信函格式

商務信函格式

您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了解您的買家。所以，商務信函寫作決定了您能否以專業的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業務往來中占據著舉足輕重的地位。

商務信函寫作前言

作為一家外貿出口企業，您必須經常跟您的國外客商打交道。因而，各種商務信函的寫作成了您工作中的一個重要部分。您是否有這樣的感受，花費了大量的時間和精力，對自己所寫的信件是否專業、是否符合通常的規范卻沒有十足的把握。在本手冊里，我們將為您介紹商務信函寫作的基本知識和技巧，相信對您的工作具有很高的參考價值。

商務信函的重要性

也許你會問“商務信函真的這么重要嗎”？

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是的，答案是肯定的。

讓我們一起來看看以下的調查結果。

當買家和供應商從互相并不了解的基礎上開始進行業務聯系時，買家通常是怎樣來評估跟他聯系的供應商的呢？

[參考全美最暢銷的貿易書籍“buildinganImport-exportbusiness”]以下5個方面是買家最關心的：

供應商如何回復買家的郵件？

供應商網上的簡介和/或目錄是否做得專業？

當買家詢問信息時，供應商是否完整答復所有問題？

供應商的信頭是否寫明了公司地址和傳真號碼？

供應商如何答復買家提出的要求？

供應商多久做出答復？

供應商是否愿意對產品進行修改？

買家詢問多個問題時，供應商是否答復所有的問題？

供應商的信用如何？

供應商的銀行信用記錄如何？

供應商銀行帳戶開立的年數？

大致的通常收支情況？

銀行給供應商的貸款額度？

銀行對供應商的帳戶情況是否滿意？

供應商貿易往來的信用如何？

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合作者與該供應商的合作年數？

供應商可承受多大的定單？

交貨是否及時？

是否能準確地完成定單？

供應商是否使用了標準質量管理認證體系？

比如Iso9000、Iso14,000(環境)、hazardAnalysisatcriticalpoints

(適用于出口美國的海產品)

由此可見，您的商務信函寫作能力直接影響到買家對您公司的評估。您給他的每一份信函、郵件或者傳真，都代表著您公司的形象，顯示您公司的水平和實力，同時，相信您也一定是用這種方式來評估和了

解您的買家。所以，商務信函寫作決定了您能否以專業的方式跟買家進行有效的溝通，在您的業務往來中占據著舉足輕重的地位。

商務信函的基本結構

傳統信件

這里我們介紹一種商務信函中最通用的格式－齊頭式。主要特征就是每行均從左邊頂格寫，常常采用開放式的標點方式，即除了信文部分，其它部分在必要時才使用標點。信中各段落之間均空一行。

1、信頭Theheading

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信頭就是指書信中發信人的地址和發信的日期等。

通常情況下，公司都會專門印制帶有信頭的信箋紙，包括發信人的姓名，地址，電話，傳真等。當我們撰寫傳統信件時，直接使用這種信箋紙就可以。

2、編號（寫信人的名字縮寫）和日期Thendernameandthedate

這部分內容是為了方便今后查詢信件用的。

3、封內地址Theinsideaddress

這里就是指收信人的姓名和地址，一般寫在信箋的左上方。收信人名稱地址的格式和信頭的格式相同，但必須把收信人的姓名一并寫出。另外，如果不是完全公事化的書信往來，或者已經從公事的關系漸漸發展成為帶有私人性質的友好信件往來，由于稱呼這一欄的內容已經說明了收信人的身份，所以可以不必填寫封內地址。

4、事由Thesubjectheading

事由也就是我們通常說的主題，可以直接寫明信件的重點，讓人不必讀完全信才了解到信的內容。所以事由要寫得簡明扼要。

5、稱呼Thesalutation

指對收信人的一種稱呼。

較常使用的有Dearsirs,Dearmadam,,。稱呼后面的標點，一般使用逗號。稱呼里的第一個字母要大寫。

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6、開頭語Theopenntences

開頭語沒有統一的格式，但習慣上先用客套的語句把收到對方來信的日期，主題及簡單內容加以綜合敘述，使對方一目了然這是答復哪一封去信的。如果是第一次通信，也可以利用開頭語作必要的自我介紹，并表明目的要求。開頭語一般與正文分開，自成一節，要求簡單明了。

7、正文Thebodyoftheletter

信的主體。一封信件的優劣，完全要看正文寫的好或壞。我們會在后面繼續討論寫作商務信函的一些技巧、規則。

8、結尾語Thecomplimentaryclo

結尾語一般用來總結文本所談的事項，提示對收信人的要求，如“希望來信來函定貨”，“答復詢問”等，另外也附加一些略帶客套的語氣。正文結束后，另起一段寫結尾語。

9、結束語Thecomplimentaryclo

結束語是結束信函時的一種客套，應該與前面的稱呼相呼應。例如：“sincerely,”“bestRegards,”or“YoursTruly,”.結束語寫在結尾語下隔一行，只有第一個字母大寫，后面加逗號。

10、簽名Thesignatrue

寫在結束語的下面，簽上寫信人的名字。如果是傳統的信件，寫信人最好親筆簽上您的名字，因為用印章的話，說明該信件并非本人親自過目，只是通函而已，不為人重視。

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簽名的下面，最好寫上發信人的職位。

11、附件enclosure

如果信中有附件，應在左下角注明en(:商務溝通信函格式)cl.或enc.。

例如：

encls:2Invoices

enc.:1b/Lading

|||

電子郵件

眾所周知，電子郵件即e-mail是如今我們做電子商務使用最普遍的一種聯系手段。電子郵件使用方便，信息傳遞迅速高效，且非常節省成本。但是e-mail的撰寫也并不是一件很容易的事情。您知道，當一封e-mail發送出去后，只要收信人在線，他可以幾分鐘內就收到。所以，在您發送前，必須要檢查一下您所寫的內容是否正確合適，因為一旦您點擊了發送鍵后，您就再也無法將其收回了。

通常我們理解e-mail的撰寫風格可以比傳統的信件，傳真等稍加隨便一點。但是我們在這里還是要建議大家，即便是寫e-mail，由于是談論公事，所以還是采用正式嚴肅的風格。尤其當您是第一次跟收信人聯系的話，正式的商務信函能讓您留給對方非常專業的印象。

1、收信人的郵箱

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2、發信人的郵箱

3、寫信日期

寫日期時，請注意以下幾點：

a.年份要寫完整，不能用03代替20XX。

b.月份要寫英文名稱，不能用數字來代替，如31/3/03不能在正式的信件中出現。但是可以用英文縮寫，比如用Aug.代替August。

4、時間

5、主題

6、稱呼

7、正文

8、結束語

9、簽名

10、聯系方法

這部分內容要完整,包括寫信人姓名、職位、公司名稱以及聯系方法（地址、電話、傳真、郵箱、網址）。寫地址時請注意：一般來說，門牌號和街道名稱之間不用逗號點開，但城市名稱和國家名稱之間一定要用逗號。您可以在自己的郵箱系統中事先做好一個模板。每次寫信只要選擇這個模板，信件會自動顯示這些內容。

商務信函寫作的要點

寫作商務信函并不要求您使用華麗優美的詞句。所有您

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需要做的就是，用簡單樸實的語言，準確的表達自己的意思，讓對方可以非常清楚的了解您想說什么。圍繞這一點，我們總結了幾方面的內容，希望對您寫作商務信函有借鑒作用。

1、口語化

每一封信函的往來，都是您跟收信人彼此之間的一次交流。人都是感性的，所以您需要在您的信函里體現感性的一面。然而很多人都有一種誤解，以為寫作商務信函就應該用一種特殊的“生意腔”，于是把一封本來應該是熱情而友好的信函寫得呆板而死氣沉沉。他們寧愿寫“Yourletterhasbeenreceived”，“Yourcomplaintisbeinglookedinto”而不是“Ihavereceivedyourletter”或者“wearelookingintoyourcomplaint”。其實我們簡單的來理解一下，每次信函的往來不就是跟對方進行了一次交談嗎？只不過是把交談的內容寫到了紙上而已。多用一些簡單明了的語句，用我/我們做主語，這樣才能讓我們的信函讀起來熱情，友好，就象兩個朋友之間的談話那樣簡單，自然，人性化。

想象一下，如果您由于無法準時交貨而在電話上跟您的合作伙伴表示歉意時，您會怎么說？我想您會說“Iamsorrywecannotdeliverthegoodstoday”。既然在電話中您會這樣說，為什么在信件中要改成

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“Itisregrettedthatgoodscannotbedeliveredtoday”？放棄這種所謂的“生意腔”吧，讓您的信也象談話那樣簡單，自然，人性化。

2、語氣語調

由于您寫的信函都是有其目的性的，所以您信函里所采用的語氣語調也應該符合您的目的。在寫之前先不妨仔細考慮一下，您寫這封信函是想達到一個什么樣的目的，您希望對收信人產生一種怎樣的影響呢？是歉意的，勸說性的，還是堅決的，要求性的。這完全可以通過信函中的語氣語調來表現。

3、真誠

不管是生活中的交往還是生意上的合作，真誠是最重要也是最基礎的，所以您的信函也必須能夠充分體現您的真誠。不管說什么，都要帶著您的誠意去說。把寫好的信函拿起來讀一遍，確保如果此時對方正在電話中與您通話，他一定能夠感受到您的自然和真誠。

4、直接

跟您一樣，您的合作伙伴們每天都要閱讀大量信函文件。所以，信函一定要寫得簡明扼要，短小精悍，切中要點。如果是不符合主題或者對信函的目的不能產生利益的內容，請毫不留情的舍棄它們。因為這些內容不僅不能使交流通暢，反而會混淆視聽，非但不能讓讀者感興趣，反而會讓他們惱

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火，產生反感。

5、禮貌

我們這里所說的禮貌，并不是簡單用一些禮貌用語比如yourkindinquiry,youresteemedorder等就可以的。而是要體現一種為他人考慮，多體諒對方心情和處境的態度。如果本著這樣的態度去跟別人交流，那么就算您這次拒絕了對方的要求，也不會因此失去這個朋友，不會影響今后合作的機會。特別要注意，當雙方觀點不能統一時，我們首先要理解并尊重對方的觀點。如果對方的建議不合理或者對您的指責不公平時，請表現一下您的高姿態，您可以據理力爭，說明您的觀點，但注意要講究禮節禮貌，避免用冒犯性的語言。

還要提醒一點，中國人有句話叫做“過猶不及”。任何事情，一旦過了頭，效果反而不好。禮貌過了頭，可能會變成阿諛奉承，真誠過了頭，也會變成天真幼稚。所以最關鍵的還是要把握好“度”，才能達到預期的效果。

篇三：商場溝通函范本

銀座集團股份有限公司

wuInZonegAngchengsToRe

致To：山東翔飛經貿有限公司由From：銀座集團股份有限公司

收件人Attn：發送人From：張三，李四

頁數page：傳真Faxno:

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主題subjects：溝通函日期Date：

尊敬的：

您好！年月份已經過去，在貴公司的鼎力支持下,我商場整體銷售保持了良好

的增長勢頭，賣場營運、員工管理等方面均取得了較大幅度的提升。為進一步促進雙方

協作，現將我商場年月份整體情況及貴品牌在我商場運營情況與貴公司做如下溝

通：

第一部分：整體情況

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第二部分：品牌情況

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以上是2999年9月份的溝通內容，請您在百忙之中給予關注，并對我們的工作及服務提

出改進意見，我們將不勝感謝。我們全體員工將全力配合貴公司的工作，為提高銷售業績做出我們的貢獻。

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