如何選擇會議的場地

2023年12月12日發(fā)(作者：法國象征主義)

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如何選擇會議的場地

會議場地是會議的必要條件，一般來說，開會就要在一定的場地上進(jìn)行。戰(zhàn)爭年代革 命隊(duì)伍中曾出現(xiàn)過“飛行會議”，是

指在隊(duì)伍行進(jìn)中傳達(dá)和討論問題，形成決議。當(dāng)今時代， 隨著科技的進(jìn)步，網(wǎng)絡(luò)會議應(yīng)運(yùn)而生，會議要解決的問題可通

過計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)交流。但是， 在大多數(shù)情況下，會議仍然要借助于場地進(jìn)行。

1.會場的選擇

選擇場地要考慮以下幾個方面的問題：

（1） 場地的大小要能夠容納所有的與會人員。露天的會議與會者可以站立，或放置臨 時的座椅。室內(nèi)的會議要有足夠

的座位，必要時還可在座椅前設(shè)置條桌。

（2） 會場的出入口要通暢。露天會場的出入口要有明顯的標(biāo)志，要考慮對周邊交通的 影響。室內(nèi)會場的出入口在開會

期間不得關(guān)閉，門扇通常是往外開啟。要考慮意外情況下 的疏散，根據(jù)會場大小和代表人數(shù)，會前可使用1?2個入

口，散會時出口可加倍。

（3） 會場所在地的交通要便利。會場要便于代表集中和疏散。場地周圍的環(huán)境要安靜, 不能有施工和交通的噪聲干

擾。室內(nèi)的會場要具備通風(fēng)和溫度調(diào)節(jié)的設(shè)施。會場附近要有 衛(wèi)生間，露天會場可搭建臨時衛(wèi)生間，并有醒目標(biāo)志。中

型以上的會議，場地附近還要有 停車場所。

（4） 會場上要有服務(wù)人員。露天會場周邊要有專人佩帶標(biāo)志維持秩序，防止閑人混雜。 室內(nèi)會場門口和場內(nèi)要有服務(wù)

人員守候、送水、管理音響設(shè)備等。

（5） 會場上要有必需的設(shè)備。會場上要有主席臺或發(fā)言的講臺，有音響設(shè)備。有的會 議需要懸掛會標(biāo)，有的還需要有

電視、電話插轉(zhuǎn)設(shè)備等。露天會場或臨時借用會場，要有 條件進(jìn)行布置或設(shè)備安裝。

2.場地的使用

使用場地要注意以下事項(xiàng)：

(1)實(shí)地考察。使用會場前，會務(wù)人員要具體了解情況，做好準(zhǔn)備。要親臨現(xiàn)場，察 看場地是否符合會議的各項(xiàng)要求，

了解有關(guān)設(shè)備的運(yùn)行情況，商談有關(guān)場地服務(wù)、收費(fèi)標(biāo) 準(zhǔn)等事宜。對不理想的地方提出改進(jìn)的要求和標(biāo)準(zhǔn)，并在開會前

再次查驗(yàn)落實(shí)。如果承辦 單位處于異地，就只能通過電話了解情況，提出要求，但會務(wù)人員在會議開始前仍要親臨 現(xiàn)

場查驗(yàn)。

(2)簽訂協(xié)議。使用會場前，會務(wù)人員要同場地所有單位簽訂有關(guān)協(xié)議或達(dá)成口頭協(xié) 議，說明使用的時間、對會場的要

求和付費(fèi)方式。通常場地收費(fèi)以半天為單位。使用賓館、 飯店附設(shè)的會議室，可在會議結(jié)束后與餐飲住宿費(fèi)用一并結(jié)

算。

(3)愛護(hù)設(shè)施。會務(wù)人員要提醒與會人員注意愛護(hù)會場的各種設(shè)施，在有服務(wù)人員在 場的情況下，由他們負(fù)責(zé)開關(guān)、調(diào)

控各種設(shè)備。同時，要注意保持場地的衛(wèi)生。

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