四談文書檔案立卷整理改革

2024年2月20日發(fā)(作者：小學(xué)排名)

蘭臺論壇吳教授曾三次就文書檔案立卷整理改革問題，刊發(fā)文編者按：陳兆礻章，著書立說，抒己之見。此次有感而發(fā)的《四談文書檔案立卷整理改革》的文章，又從另一方面帶給我們新的思考。四談文書檔案立卷整理改革□吳中國人民大學(xué)陳兆礻管理圖書與管理檔案有些近似，所以人們常常將這兩項工作視作同類工作，有時就統(tǒng)稱“資料管理”“、資料工作”，現(xiàn)在又有了更富現(xiàn)代色彩的新名詞———信息資源管理。但是，在具體做這兩項工作時，不同之處還是很多的。比如，圖書館收藏的圖書往往就是一個比較完整的知識單元，圖書在出版發(fā)行時都是成本、成冊的，每本（冊）圖書又多有較好的裝幀，因此在保管和借閱時即可以一本、一冊圖書為單位獨立進行。而檔案就不同了，檔案來之于文件，文件的產(chǎn)生、形成極其分散和復(fù)雜，每份文件包含的信息往往不系統(tǒng)、不完整，需要多份文件聯(lián)系起來才能理解，才能反映完整的意思。每份文件往往又只有幾頁紙、一兩頁紙，甚至一小片紙，使用和保存起來極易損壞，甚至丟失，因而從文件形成開始就需要把文件存放在卷宗里。至于卷宗的式樣可以有各種形狀（如卷夾、卷皮、口袋、盒子、卷筒、捆包等等），以紙質(zhì)文件的種類和特點而定。也有一些文件是由一兩百頁甚至數(shù)百頁紙構(gòu)成，并在產(chǎn)生、制作時即已成本、成冊裝訂好了，就可以作案卷看待，這是少數(shù)情況。因此，也可以這樣說，檔案館（室）里的一個案卷相當于圖書館（室）里的一本（冊）圖書。但是，圖書館（室）里的圖書是由出版社和印刷廠專門制作好的，而檔案館（室）的案卷要由文件管理人員和檔案工作人員自己制作（立卷整理），工作量大而龐雜。這就是管理檔案比管理圖書有較多困難之處吧！由于在管理紙質(zhì)檔案時將零散的文件整理成案卷的重要性，我國檔案工作者十分重視這項工作，過去檔案行政管理機構(gòu)去基層單位進行業(yè)務(wù)指導(dǎo)往往也在這個方面下功夫。因此，國家檔案局１９８７年頒布的《機關(guān)檔案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》（以下簡稱規(guī)范》）對案卷整理是有嚴格要求的，也是全國統(tǒng)一的。但是，對于多數(shù)檔案工作者，特別是涉足檔案工作不深的人來說，對文件整理、立卷工作感到困難重重，也是讓基層檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)人員頗感頭痛的問題，隨著國家各方面改革的深入，再加之新型文件的出現(xiàn)，近二十年來要求改革文件整理方法的呼聲很高。在一片改革的呼聲中，出現(xiàn)了取消立卷、廢除案卷的主張。為了配合這一改革意見，有人出國訪問回來說外國的檔案是不立卷的。據(jù)我了解，實際情況并不是這樣的。上世紀９０年代，我多次在美國和日本的檔案館里見到的檔案多數(shù)是按案卷保存的，而且早在１９５１年我在中共上海市委秘書處檔案資料科工作時就已使用美國制造的卷夾和卷柜來保存檔案了。１９６４年《美國檔案工作者》雜志刊載的曾任美國檔案工作者協(xié)會主席的奧利弗·霍姆斯的《檔案的整理》一文講到五種不同級別（庫房級、文件組合與分組合級、系列級、案卷級、文件級）的整理，在文件級整理中要求“在每個案卷中檢查和整理它所包含的單個文件、附件、附錄和單頁文件的每一張，根據(jù)各文件間的聯(lián)系按常例排列蘭臺世界２００７．１１下半月存放”。從１９８４年由國際檔案理事會聘請有關(guān)國家的專家組成的工作組編纂的《英法荷德意俄西檔案術(shù)語詞典》來看，許多國家都有“案卷”或類似詞句。如對英語ｆｉｌｅ（案卷）的解釋為“為當前利用或檔案整理，將文件組合在一起而構(gòu)成的一個有機單位（如卷夾、卷宗等）”［１］。另外，從與外國檔案界朋友交換來的業(yè)務(wù)資料和照片看，用卷夾存放檔案是極普遍的現(xiàn)象，這在許多外國電影、電視劇中也能見到。具體的立卷方法和案卷的式樣當然與我國是不同的，就是在一個國家內(nèi)也往往沒有統(tǒng)一的規(guī)則。因此，也可以這樣說，紙質(zhì)檔案采用案卷方法整理和保存，不是我國特有的。但是，許多國家對案卷的整理（包括立卷）要求是不高的。如１９９０年由美國檔案工作者協(xié)會作為培訓(xùn)教材出版的《檔案和手稿的整理與編目》（弗雷德里克·米勒著）一書在講如何整理案卷時指出：“在實踐中，檔案館和多數(shù)手稿保管庫的館藏數(shù)量極大，以致很少考慮文件層次的整理。”１９９７年，我與曾任聯(lián)合國檔案館館長的阿爾夫·厄蘭森（瑞典籍）先生和曾任國際貨幣基金組織檔案館館長的格特魯特·朗（美國籍）女士討論過這個問題，他們也認為只能整理到案卷，整理到每一份文件太困難了；就是著錄一般也只到案卷為止，個別的、少量的著錄到單份文件。又有人說，文件立卷是向蘇聯(lián)學(xué)來的（言外之意是舶來品，應(yīng)該廢除）。這也不完全確切。在我國，文件組成案卷保存是有相當歷史的，據(jù)《中國文書工作史綱要》講，元大德元年（１２９７年）就規(guī)定了文件立卷制度［２］，《元典章·吏部八》中已有“生事另立卷宗”之句。立卷之法究竟是從外國學(xué)來還是自己發(fā)明，我未曾考證過。２０世紀５０年代初是向蘇聯(lián)學(xué)過，但只是在我國已有數(shù)百年立卷歷史的基礎(chǔ)上（２０世紀３０至４０年代出版的文書處理和檔案管理著作均有詳細論述），吸收了部分具體立卷方法和名詞、術(shù)語（如“問題”、特征”之類），同時我國又加以總結(jié)、發(fā)展，特別是在全國范圍內(nèi)規(guī)范化了（見《規(guī)范》），與蘇聯(lián)并不完全相同。例如，我國《規(guī)范》規(guī)定永久、長期和短期案卷必須按規(guī)定的格式逐件填寫卷內(nèi)文件目錄”，而蘇聯(lián)就沒有這種硬性規(guī)定。１９５２年，蘇聯(lián)國家法律書籍出版局出版的《蘇聯(lián)機關(guān)的文書工作》（阿·德·弗羅洛夫著）在“現(xiàn)行案卷向檔案室的移交制度”中只有“卷內(nèi)文件的編號”“、編寫一張備考表”和“編制（案卷）移交目錄”三項要求［３］；１９５２年，我在中國人民大學(xué)當學(xué)生時聽蘇聯(lián)專家謝列茲聶夫老師講課，他也只提出對于特別重要和貴重文件的案卷，應(yīng)編制卷內(nèi)文件目錄”［４］。關(guān)于文書檔案立卷整理改革問題，我在２０００年參與編寫《現(xiàn)代檔案工作實務(wù)》一書時曾有一個設(shè)想，即“區(qū)別對待，講究效益，統(tǒng)籌兼顧”十二個字。具體來說有以下三點：首先“，文件形成單位的性質(zhì)、職能、規(guī)模、條件和活動方式是各種各樣的，形成的文件也是各種各樣的；同時，整理文件的方法和技術(shù)也有多種多樣，而《“““

且各種方法、技術(shù)各有其優(yōu)缺點。因此，各種類型的文件形成單位和各種門類的文件應(yīng)采用適合其具體情況的方法、技術(shù)，不必強求一律。”其次，“在社會主義市場經(jīng)濟條件下，只講投入、不講效益（包括社會效益和經(jīng)濟效益）是行不通的。文件整理工作也是如此，采用什么新方法、新技術(shù)，也要講究效益。收益一定要大于投入；如果投入大收益小，也是不能持久的。”第三，“文件整理不僅僅是立卷問題，還涉及分類、劃分保管期限、裝具、編目、歸檔制度、向檔案館移交制度等諸多問題，應(yīng)統(tǒng)籌兼顧，綜合考慮。”［５］經(jīng)過幾年的立卷整理改革討論，最后取得了改革主導(dǎo)地位的就是國家檔案局２０００年發(fā)布的中華人民共和國行業(yè)標準《歸檔文件整理規(guī)則》（以下簡稱《規(guī)則》）。《規(guī)則》要求在“文書檔案”中以“件為單位進行裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒”。其核心是在“文書檔案”整理中取消立卷、廢除案卷之法。《規(guī)則》近幾年來雖已在全國范圍內(nèi)得到了執(zhí)行、推廣，但仍有不少意見。最近在《蘭臺世界》２００７年２月上半月號上見到柴艷萍撰文提出“案卷在文書檔案中應(yīng)有一席之地”的意見，我認為這是從實際出發(fā)的，是正確的。在我看來，案卷不僅應(yīng)在文書檔案中有一席之地，在所有紙質(zhì)檔案中均應(yīng)有一席之地。照我的想法，不應(yīng)該一律取消立卷、廢除案卷之法，重點應(yīng)該放在簡化立卷質(zhì)量要求上面，不搞一律化，不搞一刀切。因為從中央機關(guān)到基層組織差別太大了，它們形成文件的數(shù)量、種類有極大的不同，再加上多數(shù)文件并不需要移交檔案館保存，檔案整理的具體細節(jié)實行全國標準化的意義不大，也不容易達標。從實際情況來說，如果按《規(guī)則》整理文件，事實上并沒有真正取消案卷。早在２０００年我在《讀〈案卷標準化有利有弊〉所想到的三個問題》一文中就已指出：“這不失為一種辦法”，“實際上也是一種立卷，只是比較簡單而已”。［６］為什么這樣說呢？１．《規(guī)則》規(guī)定的整理原則：“遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用。”這與立卷原則是一致的。如前面提到的《規(guī)范》規(guī)定：“案卷質(zhì)量總的要求是：遵循文件材料的形成規(guī)律和特點，保持文件之間的有機聯(lián)系，區(qū)別不同價值，便于保管和利用。”兩者不僅內(nèi)容相同，連文字表述都是一樣的。２．對歸檔文件的整理單位規(guī)定：“文件正本與定稿為一件，原件與復(fù)制件為一件，轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件，報表、名冊、圖冊本）為一件，來文與復(fù)文可為一件。”這個規(guī)定完全符合立卷最起碼的要求。３．《規(guī)則》規(guī)定“將歸檔文件按室編件號順序裝入檔案盒，并填寫檔案盒封面、盒脊及備考表項目。”這個“檔案盒”不就是一個卷宗、卷夾嗎！從對檔案盒的各項要求看，與過去對案卷的整理要求差別不大，除了檔案盒沒有標題（題名）之外幾乎完全一樣。雖然沒有標題，但有獨立的號碼（“盒號”），仍是相當于案卷的一個保管單位。雖然不按幾個特征結(jié)合立卷，但是《規(guī)則》規(guī)定“采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限或保管期限—年度—機構(gòu)（問題）等方法進行分類”，時間特征肯定是有的（類似清代的“月折包”［７］），問題特征也會有的。這個檔案盒是在一個具體的辦公室形成，其文件一般又都會反映出職責(zé)分工或?qū)I(yè)特點，因而從長時間和大范圍來看每個檔案盒內(nèi)的文件必然也有一定聯(lián)系性。這一點，從歷史檔案來觀察是比較明顯的。根據(jù)中華人民共和國行業(yè)標準《檔案工作基本術(shù)語》稱案卷是“由互有聯(lián)系的若干文件組合成的檔案保管單位”，那么“檔案盒”不也是這樣一種檔案保管單位嗎？再從外形看，《規(guī)則》規(guī)定檔案盒盒脊厚度“為２０ｍｍ、３０ｍｍ、４０ｍｍ等”多種，而原《文書檔案案卷格式》（行業(yè)標準）規(guī)定硬卷皮卷脊可“設(shè)１０、１５、２０ｍｍ三種厚度”，《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》（國家標準）規(guī)定案卷脊背的厚度“為１０ｍｍ、２０ｍｍ、３０ｍｍ、４０ｍｍ、５０ｍｍ、６０ｍｍ六種”，《全宗卷規(guī)范》（行業(yè)標準）規(guī)定卷盒厚度為“３０ｍｍ、４０ｍｍ”，它們之間無甚差別。因此，也可以這樣說，回避紙質(zhì)檔案不按案卷保存幾乎是不可能的。你可以不稱為案卷而稱它為檔案盒，但其實質(zhì)是一樣的。據(jù)說：“案卷的存在不利于卷內(nèi)文件和卷際文件之間的調(diào)整”，“案卷的取消有利于檔案的利用”（指外借、復(fù)印及掃描），案卷題名不能完全反映卷內(nèi)文件內(nèi)容”，“案卷的取消有利于減少工作量”，等等。如果我們改革了立卷方法，降低了對案卷的整理要求，像《規(guī)則》規(guī)定的檔案盒（我說它就是一種變相的案卷）那樣，上述問題也就不存在了。至于說到“有利于減少工作量”問題，據(jù)一些文章說，照《規(guī)則》整理文件實際工作量還是不小的，裝訂工作更繁瑣”“，編號更麻煩”［８］。因此，真正能減少工作量的辦法，不是取消案卷，而是以案卷為基本保管單位，同時在多數(shù)單位、對多數(shù)檔案降低整理要求，如不裝訂、不編卷內(nèi)文件目錄、不編號、不寫備考表、案卷標題只標明主題等等，總之視單位和文件的具體情況而定。我在《讀〈文件檔案管理中心的工作范圍〉有感———兼談文書檔案整理的改革》［９］一文中提出了較為具體的辦法和意見，這里不再贅述。最近見到黑龍江中醫(yī)藥大學(xué)王薇等在《加強部門立卷是高校檔案工作的重要保障》一文中總結(jié)他們的做法：“工作中養(yǎng)成‘一事一放’、‘分類存放’、‘及時補救’的良好習(xí)慣……誰分管的工作誰負責(zé)組織材料立卷……”［１０］我覺得他們的這種做法是很好的，估計他們對立卷不會有太多困難。有人提出：“案卷有文件‘組合體’和‘保管單位’的雙重屬性，但在多媒體時代是行不通的。一張光盤可以存貯數(shù)百乃至上千個案卷，一個案卷的多媒體文件則可能存在于不同的保管單位之中。因此，應(yīng)取消案卷的‘保管單位’屬性。”這里涉及非紙質(zhì)檔案的整理和保存問題，如音像檔案、電子文件、數(shù)字化檔案就難以將案卷作為保管單位，這是肯定的。但是，有了新型載體檔案，紙質(zhì)檔案還是會長期存在的。在紙質(zhì)檔案中取消了案卷的“保管單位”屬性，那么應(yīng)該以什么作為它的基本“保管單位”呢？建言者并未說明。碰巧，有人提出了以“文件（單份）成為檔案的基本保管單位”的意見。以單份文件作為檔案的保管單位，在個別情況下（如特別珍貴的檔案）是可以這樣做的；還有已裝訂好的單份文件往往也可以作為相當于案卷的一個保管單位，如我見到的國際貨幣基金組織檔案館保存的幾十冊歷年國際貨幣基金組織年度工作報告就是一份文件（有數(shù)百頁，并已裝訂好）作為一個保管單位的。對于多數(shù)紙質(zhì)檔案來說，單份文件難以成為檔案的基本保管單位。《規(guī)則》也沒有明說，只規(guī)定了以“件為單位裝訂、分類、排列、編號、編目、裝盒”，并未明確規(guī)定何者為檔案的基本保管單蘭臺世界２００７．１１下半月““（

蘭臺論壇信息時代檔案工作者社會角色的轉(zhuǎn)變□摘要安徽大學(xué)管理學(xué)院朱月嬋蘇州大學(xué)管理學(xué)院梅亮潔本文以中國各個歷史時期檔案工作者社會地位的變化和社會角色的演變作為參照，重點分析了信息時代檔案工作者社會角色轉(zhuǎn)變的必要性、趨向和必備素質(zhì)。檔案工作者社會角色轉(zhuǎn)變行日常文書檔案的整理和收貯工作，地位較低，清末有“老吏抱案死”的說法。清末至民國時期，由于政權(quán)的更迭和外來的侵略，導(dǎo)致珍貴的檔案典籍在戰(zhàn)亂中被掠奪、損壞、丟失，檔案工作人員沒有規(guī)范的管理制度，在時代的洪流中坎坷前進。這一時期盡管大部分檔案工作者地位較低，但其職業(yè)特征已顯著，社會角色的扮演日臻成熟。檔案工作者不僅注重保管庫房等客觀條件的改善，更注重檔案文化的開發(fā)和傳播，由于統(tǒng)治者對編研工作的重視和明清學(xué)者對檔案文化的研究，客觀上完善了檔案工作者作為開發(fā)者和傳播者的角色扮演。二、信息時代檔案工作者社會角色的轉(zhuǎn)向關(guān)鍵詞一、我國檔案工作者社會角色的演變檔案工作者是長期從事檔案工作的職業(yè)群體。由于社會的發(fā)展和時代的變遷，檔案工作者的社會地位處于不斷變化之中。其中作為保管者的角色確定主要經(jīng)歷了以下三個階段：１．商至春秋時期。商朝是我國有正式文字可考的歷史開端，甲骨檔案就是由當時的檔案工作者———史官，在日常占卜活動中形成并掌管的，史官成為神權(quán)代言人，是當時最高的知識分子，社會地位顯赫。西周史官的神權(quán)地位已有所下降，但仍享有很高的社會地位。同樣，他們知識淵博，參與大政，官職顯貴，是王朝的高級知識分子，周朝實行世襲官制，形成知識壟斷的局面。春秋初期，各國的史官地位仍然顯貴。他們繼承西周的傳統(tǒng)，保管重要的檔案典籍，主要職責(zé)就是記錄本國大事，參政議政，統(tǒng)稱為“百國春秋”。在中央集權(quán)統(tǒng)治還未實現(xiàn)的這一時期，檔案工作與神權(quán)、王權(quán)相結(jié)合，檔案工作者主要扮演檔案文化保管者的社會角色，并發(fā)揮資政決策的重要作用，成為文化的壟斷者。秦時史官逐漸成為專管文史星歷的普通官２．秦至宋元時期。吏，脫離了國家事務(wù)，退居為次要的專掌記錄和典守檔案的專職保管官員，走向檔案職業(yè)的專職化階段，地位已不如前。自漢起至宋元，文書檔案官吏出現(xiàn)了兩個層次的分化：一部分是部分內(nèi)朝和中央機關(guān)主管文檔的官員，即這一層次。他“官”們有品秩，出納王命章奏，故位尊地要；另一部分是大多數(shù)的一般掌管人員，即這一層次。具體掌管文書檔案的書吏，逐漸從官“吏”地位低下的胥吏，但實際上承員群體中分離出來，成為不入流品、擔(dān)各級官府的日常行政事務(wù)。在中央集權(quán)逐步加強的這一時期，檔案工作者文化壟斷的局面被打破，地位下降，但社會角色的扮演日益完善，在扮演保管者角色的基礎(chǔ)上，高級文書官吏延續(xù)、擴展歷史文明，成為中國優(yōu)秀檔案文化的傳播者，并開始有意識地組織檔案編研工作。１．檔案工作者社會角色轉(zhuǎn)變趨向。在社會全面轉(zhuǎn)型時代，檔案的角色形部門清水衙門的形象需打破，檔案工作者“封塵故紙堆”象也需要轉(zhuǎn)變，應(yīng)該把握方向—社會化的角色轉(zhuǎn)變。——向開放化、（１）由消極的庫房保管員向積極的信息管理者轉(zhuǎn)變。傳統(tǒng)的檔案工作者主要是保管型人員，他們將檔案收集進館后，首要的任務(wù)就是維護檔案實體和信息的安全，延長檔案的壽命。他們只需了解檔案學(xué)基本理論知識，熟悉業(yè)務(wù)操作環(huán)節(jié)。在日新月異的信息化時代中，如何駕馭大量的信息資源成了關(guān)鍵問題。檔案工作者要從意識上樹立開放利用的宗旨，合理優(yōu)化檔案信息資源結(jié)構(gòu)，使檔案資源成為高效的信息庫源，檔案工作者成為積極的信息資源管理者和塑造者。這種角色的轉(zhuǎn)變要求檔案人員將職能的重心由實體管理轉(zhuǎn)向信息管理、知識管理，這也是一種由外向內(nèi)、由淺及深、由物理控制向智能管理的轉(zhuǎn)變。檔案工作者應(yīng)該因勢利導(dǎo)，適應(yīng)轉(zhuǎn)變，既要保護好檔案文化，又要參與其中。（２）由獨立的職能管理主體向多層次合作參與者轉(zhuǎn)變。檔案工作者從文件形成部門收集文件進行歸檔保管，作為職能管理主體具有操作的相對獨立性。隨著辦公自動化的到來，新型的文件生命周期理論迫使檔案工作者必須主動走出去，提前介入文件運轉(zhuǎn)階段進行前端控制，對實體保管對象的關(guān)注轉(zhuǎn)向?qū)ξ募⑽募纬蛇^程有機聯(lián)系的關(guān)注，與文件部門緊密配合，使文件從參考文獻：３．明清至民國時期。明清時期，檔案工作較之以前有了一定的發(fā)展，高級文書官員已經(jīng)脫離檔案的實體管理工作，由書吏進位。但從有關(guān)檔案盒和備考表等規(guī)定看，好像檔案盒就是《規(guī)則》檔案的基本保管單位了。由此可見，《規(guī)則》也沒有將單份文件作為檔案的基本保管單位看待。遺憾的是該作者否定了案卷作為檔""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""""［１］《英漢法荷法意俄西檔案術(shù)語詞典》，檔案出版社，１９８８：４１．［２］潘嘉．中國文書工作史綱要［Ｍ］．檔案出版社，１９８５：４２．［３］阿·德·弗羅洛夫．蘇聯(lián)機關(guān)的文書工作［Ｍ］．中國人民大學(xué)出版社，１９５６年中譯本：６９．［４］姆·斯·謝列茲聶夫．蘇聯(lián)檔案工作的理論與實踐［Ｍ］．中國人民大學(xué)出版社，１９５３：４３．吳，沈正樂．現(xiàn)代檔案工作實務(wù)［Ｍ］．中國檔案出版社，２００１：９３．［５］陳兆礻吳．讀所想到的三個問題［Ｊ］．北京檔案，２０００［６］陳兆礻《案卷標準化有利有弊》（１２）．［７］《檔案學(xué)詞典》，上海辭書出版社，１９９４：５４６．引發(fā)的思考［Ｊ］．機電兵船檔案，２００７［８］喻球《．歸檔文件整理規(guī)則》（４）：４５．吳有感—［９］陳兆礻．讀〈文件檔案管理中心的工作范圍〉——兼談文書檔案整理的改革［Ｊ］．北京檔案，２００４（９）．［１０］王薇．加強部門立卷是高校檔案工作的重要保障［Ｊ］．機電兵船檔案，２００７（３）．責(zé)編陳智兵★作者郵箱：ｚｈａｏｗｕ８８＠ｙａｈｏｏ．ｃｎ（：）案的基本保管單位之后，并未提出可行的辦法，只是一味強調(diào)取代成為檔案的基本保管單位……符合檔案管理“‘文件’‘案卷’的發(fā)展趨勢”不說紙質(zhì)檔案，就是新型載體檔案恐怕也很難以單。份文件成為檔案的基本保管單位吧！我實在想象不出單份文件成為檔案的基本保管單位將是什么樣子的。蘭臺世界２００７．１１下半月