英文郵件的格式(合集)

2024年3月23日發(作者：團員個人總結)

英文郵件的格式（合集）

第一篇：英文郵件的格式

關于主題

主題是接收者了解郵件的第一信息，因此要提綱挈領，使用有意

義的主題行，這樣可以讓收件人迅速了解郵件內容并判斷其重要性。

1．一定不要空白標題，這是最失禮的2．標題要簡短，不宜冗長，

不要讓outlook用…才能顯示完你的標題

3.標題要能真反映文章的內容和重要性，切忌使用含義不清的標

題，如 “王先生收”

4．一封信盡可能只針對一個主題，不在一封信內談及多件事情，

以便于日后整理

5．可適當用使用大寫字母或特殊字符（如“*!”等）來突出標題，

引起收件人注意，但應適度，特別是不要隨便就用“緊急”之類的字

眼。

6．回復對方郵件時，可以根據回復內容需要更改標題，不要re

re一大串。

關于稱呼與問候

1． 恰當地稱呼收件者，拿捏尺度

郵件的開頭要稱呼收件人。這既顯得禮貌，也明確提醒某收件人，

此郵件是面向他的，要求其給出必要的回應；在多個收件人的情況下

可以稱呼大家、all。

如果對方有職務，應按職務尊稱對方，如“x經理”；如果不清楚

職務，則應按通常的“x先生”、“x小姐”稱呼，但要把性別先搞清

楚。

不熟悉的人不宜直接稱呼英文名，對級別高于自己的人也不宜稱

呼英文名。稱呼全名也是不禮貌的，不要逮誰都用個“dear xxx”，

顯得很熟絡。

2． email開頭結尾最好要有問候語

最簡單的開頭寫一個“hi”，中文的寫個”你好”；結尾常見的

寫個best regards，中文的寫個”祝您順利”之類的也就可以了。

俗話說得好，“禮多人不怪”，禮貌一些，總是好的，即便郵件

中有些地方不妥，對方也能平靜的看待。

正文要簡明扼要，行文通順

email正文應簡明扼要的說清楚事情；如果具體內容確實很多，正

文應只作摘要介紹，然后單獨寫個文件作為附件進行詳細描述。

正文行文應通順，多用簡單詞匯和短句，準確清晰的表達，不要

出現讓人晦澀難懂的語句。最好不要讓人家拉滾動條才能看完你的郵

件，千萬不要學唐僧。

2.注意email的論述語氣

根據收件人與自己的熟絡程度、等級關系；郵件是對內還是對外

性質的不同，選擇恰當的語氣進行論述，以免引起對方不適。

尊重對方，請、謝謝之類的語句要經常出現。

電子郵件可輕易地轉給他人，因此對別人意見的評論必須謹慎而

客觀。“郵件門”就是深刻的教訓！

正文多用1234之類的列表，以清晰明確。

如果事情復雜，最好1、2、3、4的列幾個段落進行清晰明確的說

明。保持你的每個段落簡短不冗長，沒人有時間仔細看你沒分段的長

篇大論。

4.一次郵件交待完整信息

最好在一次郵件中把相關信息全部說清楚，說準確。不要過兩分

鐘之后再發一封什么“補充”或者“更正”之類的郵件，這會讓人很

反感。

5.盡可能避免拼寫錯誤和錯別字，注意使用拼寫檢查

這是對別人的尊重，也是自己態度的體現。如果是英文email，最

好把拼寫檢查功能打開;如果是中文email，注意拼音輸入法帶給你的

弱智同音別字。

在郵件發送之前，務必自己仔細閱讀一遍，檢查行文是否通順，

拼寫是否有錯誤。

6.合理提示重要信息