檔案員崗位職責

2024年3月25日發(作者：黑鼻頭)

檔案員崗位職責

1.檔案員必須純熟掌握檔案業務知識，了解、掌握公司職能活動和檔案

材料情況。

2.檔案員負責檔案的接受、整理、編號、裝訂、存放、管理工作。

3.檔案員負責督促各部門檔案資料的移交工作。

4.檔案員負責檔案資料的借閱、登記、記錄等工作。

5.各部門兼職資料員必須配合公司檔案員做好有關檔案資料的收集、整

理及交接工作。

6.檔案員必須按規定做好保密工作。

7.檔案員必須做好檔案室設備、設施的保管維護工作。

8.完畢公司安排的其它相關工作。

檔案管理制度

1、存放檔案，應按照類別和保管順序，自左向右，自上而下排列。

2、歸檔的文獻材料應對照歸檔范圍，完整、準確、系統收集。工程技術

類檔案應符合國家有關規定，歸檔的文獻材料種類、份數及每份文獻的

頁數均應齊全完整。

3、聲像類、實物類檔案要清楚完整，符合有關規定和標準，歸檔規定

提供拍攝時間、地點、內容、背景、作者等信息。

4、為保證檔案室的安全，應做到防火、防盜、防高溫、防蟲、防潮、防

光、防塵、防鼠等，室內嚴禁吸煙、不得存放易燃品，管理人員下班之前

要切斷電源。

5、檔案的移出、外借必須履行登記手續，借出的檔案查閱后盡快歸還。

各類資料進入檔案室必須嚴格登記制度，機密資料、檔案嚴防丟失、嚴

防泄密事件發生。

6、公司對檔案進行定期或不定期的檢查，如存在管理混亂，檔案破損

或遺失現象，視情況對管理人員處以批評、罰款、直到辭退解決。

7、要定期對庫藏檔案進行清理核對，做到帳、物相符。對破損或載體

變質的檔案，要及時修補和復制，庫藏檔案需移交或銷毀時，應注冊登

記，保存依據。

檔案借閱、復印制度

提出申請-領導批準-辦理手續-使用檔案-歸還檔案

1、借閱、復印檔案應先批準，再辦理《檔案借閱登記表》手續。

2、借閱、復印人不得將檔案隨意拆散、涂改、抽調、剪裁檔案。

3、借閱、復印人不得將檔案隨意傳看，攜帶外出（工作除處），以防

丟失。

4、借閱完畢，應立即歸還，如有差錯，追究當事者責任。

5、檔案借閱時間不得超過10天，確因工作需要不能準時歸還，應辦

理延期手續。

6、調離的員工，必須將檔案材料還清后，方可辦理調離手續。

物業管理檔案資料明細

項目

物業管理

使用人資料

裝修資料

社區基本資料

用戶須知、基本資料、物品出入登記卡

裝修申請表、報建批文、裝修工程圖紙、施工安全責

任書、裝修施工人員出入證、施工單位營業執照、裝

修巡查記錄、裝修驗收記錄

維修資料 修繕計劃與方案、維修申報表、派工單、維修回訪記

錄、公共設施維修記錄

名稱

綠化養護資料 綠化檢查記錄，養護記錄

清潔、保潔資料 整改告知單，保潔日檢記錄

消防管理資料 巡視記錄、檢查記錄、動火作業審批表、設施運營記

錄、火災隱患整改告知

安防資料 巡視記錄、檢查記錄、查崗記錄、監控系統資料、緊

急事件解決記錄、車輛管理記錄、巡邏記錄、安全隱

患整改告知。車輛進出管理記錄

設備管理資料 設備臺帳、設備維修保養計劃與申請報告、設備維修

保養記錄、設備運營記錄、設備檢查記錄

員工管理資料 員工個人資料、員工培訓計劃、培訓記錄、員工業績

考核及獎罰記錄

服務質量反饋資用戶意見調查、記錄記錄、用戶投訴及解決記錄。

料

文化資料 社區文化活動計劃及實行情況記錄、文化活動圖片及

記錄，傳媒報導資料、文化活動場合，設施臺帳及記

錄

工程資料明細

項目 名稱

社區規劃資料

批準文獻

用地批準文獻

規劃許可證、開工許可證、規劃平面圖

業主/使用人姓名、產權、建筑面積清單

工程技術資料 竣工圖、平面圖、建筑、結構、設備及附屬工程圖紙

地質勘查報告、工程建設投標文獻、前期資料

工程協議及竣工報告

工程預決算

圖紙會審記錄

工程設計變更及技術核定單（涉及質量事故解決記錄）

隱蔽工程驗收簽證

沉降觀測記錄

竣工驗收證明書

鋼材、水泥等材料的質量保證書

新材料、構配件合格證書

水、電、電梯等設備的合格證

砂漿、混凝土試塊試壓報告

園林綠化圖紙和清單

設備清單，安裝調試記錄，使用注意事項、說明、質保書

工程監理報告