檔案管理機(jī)構(gòu)及職能

2024年4月1日發(fā)(作者：北辰星拱)

檔案管理機(jī)構(gòu)及職能

檔案管理機(jī)構(gòu)及職能

按照我國(guó)《檔案法》等法律法規(guī)的規(guī)定,根據(jù)統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo),

分級(jí)管理的原則,對(duì)國(guó)家的全部檔案和全國(guó)檔案工作,必須設(shè)

置全國(guó)規(guī)模的檔案機(jī)構(gòu)進(jìn)行管理。各單位的檔案,由單位內(nèi)設(shè)

立檔案室(處、科)集中管理;各單位形成的需要長(zhǎng)久保存的檔

案和歷史檔案,設(shè)立各級(jí)各類檔案館統(tǒng)一保管;全國(guó)的檔案工

作,由各級(jí)檔案行政管理機(jī)關(guān)統(tǒng)一、分層負(fù)責(zé)地進(jìn)行監(jiān)督和指

導(dǎo)。這些檔案保管機(jī)構(gòu)和檔案行政管理機(jī)構(gòu),在全國(guó)范圍內(nèi)構(gòu)

成了一個(gè)嚴(yán)密、完整的組織體系。

一、檔案室

檔案室是各組織(包括機(jī)關(guān)、團(tuán)體、學(xué)校、工廠、企業(yè)、

事業(yè)單位等)統(tǒng)一保存和管理本單位檔案的內(nèi)部機(jī)構(gòu),是整個(gè)

機(jī)關(guān)的組成部分,屬于單位管理和研究咨詢性質(zhì)的專業(yè)機(jī)構(gòu)。

黨、政、軍等機(jī)關(guān)的檔案室,又是機(jī)關(guān)的機(jī)要部門之一,具有

機(jī)要部門性質(zhì)。檔案室是國(guó)家檔案工作組織體系中最普遍、

最大量、最基層的業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu)。

(一)檔案室的性質(zhì)、作用和任務(wù)

1.檔案室的性質(zhì)檔案室作為全國(guó)檔案工作體系中最基層

的檔案業(yè)務(wù)機(jī)構(gòu),主要表現(xiàn)為三個(gè)方面的性質(zhì)：

(1)檔案室是機(jī)關(guān)的內(nèi)部組織機(jī)構(gòu)。

(2)檔案室是保存檔案的過(guò)渡性機(jī)構(gòu)。

(3)檔案室的主要任務(wù)是服務(wù)于本機(jī)關(guān)。

2.檔案室的作用

(1)檔案室是機(jī)關(guān)內(nèi)具有參謀和咨詢作用的部門,為機(jī)關(guān)

職能活動(dòng)提供檔案信息支持。

(2)檔案室是全國(guó)檔案工作的基礎(chǔ)。檔案室是國(guó)家檔案資

源不斷補(bǔ)充和積累的源泉。

3.檔案室的任務(wù)檔案室的基本任務(wù)是：集中統(tǒng)一地管理

本機(jī)關(guān)各部門形成的各種門類和載體的全部檔案,為本機(jī)關(guān)各

項(xiàng)工作服務(wù),并為黨和國(guó)家積累檔案史料。

檔案室的具體任務(wù)在《機(jī)關(guān)檔案工作條例》、《機(jī)關(guān)檔

案工作業(yè)務(wù)建設(shè)規(guī)范》等法規(guī)中有明確規(guī)定,可概括為：

(1)對(duì)本機(jī)關(guān)文書(shū)部門或業(yè)務(wù)部門文件材料的歸檔工作進(jìn)

行指導(dǎo)和監(jiān)督。

(2)負(fù)責(zé)管理本單位具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的全部檔案和相關(guān)

材料,并提供利用。

(3)定期向?qū)?yīng)的檔案館移交具有長(zhǎng)久保存價(jià)值的檔案。

(二)檔案室的類型

(1)普通檔案室普通檔案室通常也稱機(jī)關(guān)檔案室、文書(shū)檔

案室,它主要負(fù)責(zé)管理機(jī)關(guān)的黨、政、工、團(tuán)文書(shū)檔案。這種

檔案室在全國(guó)最為普遍。

(2)科技檔案室科技檔案室是指保管科技檔案和科技文件

資料的專門檔案機(jī)構(gòu)。在工廠、設(shè)計(jì)院、科學(xué)技術(shù)研究院等

單位一般都設(shè)有科技檔案室。

(3)音像檔案室這是保存影片、照片、錄音等特殊載體檔

案的檔案室。電影公司、制片廠、新聞攝影部門、廣播事業(yè)

部門等單位一般都設(shè)有音像檔案室。

(4)人事檔案室由于人事檔案自身的特殊性,它一般與其

他各類檔案分開(kāi)管理,有必要設(shè)置專門的人事檔案室進(jìn)行保

管。人事檔案室通常依附于機(jī)關(guān)內(nèi)人事管理部門或組織部

門。

(5)綜合檔案室這是統(tǒng)一管理本單位全部檔案的綜合性機(jī)

構(gòu)。它統(tǒng)一管理本機(jī)關(guān)形成的各種普通檔案、專門檔案和特

殊載體的檔案,在資源配置和信息綜合開(kāi)發(fā)利用方面具有突出

的優(yōu)勢(shì)。

(6)聯(lián)合檔案室同一地區(qū),特別是同一市鎮(zhèn)內(nèi)的一些機(jī)關(guān)

聯(lián)合起來(lái)設(shè)立一個(gè)檔案機(jī)構(gòu),負(fù)責(zé)保存和管理這些單位的檔案,

這種機(jī)構(gòu)通常稱為聯(lián)合檔案室。

(7)企業(yè)檔案信息中心也稱信息中心。它是一些大型企業(yè)

在原有的圖書(shū)、檔案和情報(bào)機(jī)構(gòu)基礎(chǔ)上建立的,集檔案、圖

書(shū)、情報(bào)于一體的信息管理機(jī)構(gòu)。企業(yè)信息中心的設(shè)立有助

于企業(yè)適應(yīng)信息網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下信息集成管理的需要,實(shí)現(xiàn)信息資

源的聯(lián)合開(kāi)發(fā)和共享。

二、文件中心和檔案寄存中心

(一)文件中心

文件中心是介于文件形成單位和檔案館之間的一種過(guò)渡

性的檔案管理機(jī)構(gòu),它是一種社會(huì)化、集約化和專業(yè)化的檔案

管理機(jī)構(gòu)。

文件中心最早誕生于第二次世界大戰(zhàn)時(shí)期的美國(guó)。其產(chǎn)

生的主要原因在于文件數(shù)量激增與文件形成單位難以承擔(dān)保

管任務(wù)之間的矛盾。二戰(zhàn)期間,美國(guó)軍事部門產(chǎn)生了大量的文

件,這些文件辦理完畢以后,積存在機(jī)關(guān)辦公室給現(xiàn)行機(jī)關(guān)造

成了空間的壓力和管理的負(fù)擔(dān),為了妥善保管這些尚未到移交

檔案館年限和未到銷毀年限的半現(xiàn)行文件,美國(guó)海軍部率先創(chuàng)

立了一種新型的文件管理機(jī)構(gòu)——文件中心,將已經(jīng)過(guò)了現(xiàn)行

期、使用次數(shù)不多但又未到移交檔案館年限的文件集中存放

在造價(jià)較低的專門庫(kù)房里。二戰(zhàn)以后,許多國(guó)家紛紛仿效美國(guó)

的做法,設(shè)立了文件中心或類似的檔案管理機(jī)構(gòu),如中間檔案

館(加拿大)和過(guò)渡性檔案館(英國(guó))等。

1988年甘肅省永靖縣成立了我國(guó)第一個(gè)文件中心,并在

不斷摸索中總結(jié)出一整套文件中心運(yùn)作和管理的方法。2000

年通過(guò)的《全國(guó)檔案事業(yè)發(fā)展“十五”計(jì)劃》明確提出：

“研究建立基層文件中心的實(shí)施方案,在北京、青島、深圳等

地開(kāi)展相應(yīng)的試點(diǎn)工作。”據(jù)此,我國(guó)加強(qiáng)了建立文件中心的

試點(diǎn)工作,出現(xiàn)了不少成功的案例,如青島市嶗山區(qū)文件中

心、深圳市文件中心等。2002年4月26日經(jīng)深圳市第三屆

人民代表大會(huì)常務(wù)委員會(huì)第十五次會(huì)議通過(guò)的《深圳經(jīng)濟(jì)特

區(qū)檔案與文件收集利用條例》第2章第8條規(guī)定“市、區(qū)政

府設(shè)立的文件中心,是集中保管與提供利用同級(jí)機(jī)關(guān)、事業(yè)單

位處理完畢的文件的機(jī)構(gòu)。其主要職責(zé)：接收同級(jí)機(jī)關(guān)、事

業(yè)單位處理完畢的文件;對(duì)接收的文件進(jìn)行整理、鑒定和保管;

向市或者區(qū)檔案館移交需長(zhǎng)久保存的檔案;向國(guó)家機(jī)關(guān)、社會(huì)

組織及個(gè)人提供利用文件”。2002年10月,深圳市檔案局文

件管理中心正式成立,統(tǒng)一管理市民中心各單位移交的文件,

各單位不再單獨(dú)設(shè)立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)。此外,北京市西

城、宣武、海淀、石景山等區(qū)也相繼建立了機(jī)關(guān)文檔中心,實(shí)

現(xiàn)了現(xiàn)行文件和檔案的集中管理。

文件中心主要有政府文件中心和商業(yè)性文件中心兩類。

政府文件中心是由縣級(jí)以上人民政府建立的,為政府機(jī)關(guān)單位

和社會(huì)提供服務(wù)的非營(yíng)利性的文件與檔案管理機(jī)構(gòu)。商業(yè)性

文件中心,是由有關(guān)機(jī)構(gòu)或個(gè)人創(chuàng)辦的一種營(yíng)利性的檔案管理

機(jī)構(gòu),主要面向工商企業(yè)或個(gè)人從事文件存儲(chǔ)、文件管理和文

件服務(wù)業(yè)務(wù)。它不屬于國(guó)家檔案管理系統(tǒng)之列,但應(yīng)執(zhí)行國(guó)家

有關(guān)的檔案管理法規(guī)和標(biāo)準(zhǔn)。

(二)檔案寄存中心

檔案寄存中心是由國(guó)家綜合檔案館或其他獨(dú)立法人設(shè)立

的,為各類企業(yè)、社會(huì)團(tuán)體以及個(gè)人提供檔案有償寄存服務(wù)的

機(jī)構(gòu)。它主要是為不屬檔案館接收范圍的或不具備檔案安全

保管條件的各類企業(yè)、破產(chǎn)單位、社會(huì)團(tuán)體、公民個(gè)人等,提

供文件與檔案的寄存服務(wù)。檔案在寄存中心保管期間,所有權(quán)

形式不變,檔案館一般只提供安全保管服務(wù)。1998年10月,

深圳市檔案館設(shè)立了全國(guó)首家檔案寄存中心。

三、檔案館

根據(jù)我國(guó)《檔案法》和《檔案法實(shí)施辦法》中對(duì)檔案館

的分類,我國(guó)檔案館可分為國(guó)家檔案館、專業(yè)檔案館、部門檔

案館、大型企事業(yè)單位檔案館四大類。據(jù)統(tǒng)計(jì),我國(guó)目前已經(jīng)

建成各級(jí)各類檔案館3816個(gè),館藏檔案近兩億卷(件)。其中,

國(guó)家綜合檔案館3046個(gè),國(guó)家專門檔案館225個(gè),部門檔案館

142個(gè),企業(yè)檔案館304個(gè),文化事業(yè)單位檔案館40個(gè),科技

事業(yè)單位檔案館59個(gè)。檔案館總建筑面積4659866平方米,

其中庫(kù)房面積2574437平方米。

(一)國(guó)家檔案館

各級(jí)國(guó)家檔案館,是歸口中央或地方各級(jí)檔案行政管理部

門(或與有關(guān)部門)直接管理的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu)。包括綜合

檔案館和歷史檔案館。

綜合檔案館主要是按行政區(qū)劃設(shè)置的,收集和管理所轄行

政區(qū)域內(nèi)各種門類檔案的檔案館。綜合檔案館一般隸屬于各

級(jí)黨和政府,收集和保管黨和國(guó)家在各方面管理活動(dòng)中形成的

檔案,是我國(guó)國(guó)家檔案館和檔案事業(yè)的主體。我國(guó)的歷史檔案

館主要有中國(guó)第一歷史檔案館和中國(guó)第二歷史檔案館。

根據(jù)我國(guó)《檔案法》及有關(guān)文件的規(guī)定,我國(guó)檔案館是黨

和國(guó)家的科學(xué)文化事業(yè)機(jī)構(gòu),是永久保存檔案的基地,是科學(xué)

研究和各方面利用檔案史料的中心。

根據(jù)我國(guó)《檔案館工作通則》的規(guī)定,檔案館的基本任務(wù)

是：在維護(hù)黨和國(guó)家歷史真實(shí)面貌的前提下,集中統(tǒng)一地管理

黨和國(guó)家的檔案及有關(guān)資料,維護(hù)檔案的完整與安全,積極提

供利用,為社會(huì)主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)。具體包括：接收與征集

檔案,科學(xué)地管理檔案,積極地開(kāi)展檔案的利用工作,編輯出版

檔案史料。

(二)專業(yè)檔案館

專業(yè)檔案館是專業(yè)系統(tǒng)檔案館和館藏特殊載體檔案館的

總稱。如中國(guó)人民解放軍檔案館、中國(guó)照片檔案館、中國(guó)電

影資料館、中國(guó)現(xiàn)代文學(xué)館,以及城市基本建設(shè)檔案館(簡(jiǎn)稱

城建檔案館)等。

(三)部門檔案館

部門檔案館是國(guó)家有關(guān)部門專門建立的檔案館。如外交

部、安全部檔案館,它們永久保管本部門及所屬機(jī)構(gòu)形成的全

部檔案,不需要向國(guó)家檔案館移交。中央國(guó)家司法部門如最高

人民法院、最高人民檢察院、公安部等,由于所形成的檔案數(shù)

量大,工作查考的周期長(zhǎng),也需要建立檔案館,保管本部門及其

所屬單位形成的檔案。但其中需要永久保存的檔案,在本部門

檔案館保存50年后要向中央檔案館移交。

某些中央專業(yè)主管機(jī)關(guān)形成的專業(yè)性檔案的數(shù)量大,技術(shù)

性和專業(yè)性強(qiáng),因此建立了部門專業(yè)檔案館,如國(guó)家海洋局海

洋檔案館、國(guó)家氣象局氣象檔案館、郵電部檔案館、核工業(yè)

部檔案館、化工部檔案館等。

(四)大型企事業(yè)單位檔案館

大型企事業(yè)單位和高等院校往往都建立了自己的檔案館,

這些檔案館是終極性的,負(fù)責(zé)永久保管本企事業(yè)單位所形成的

檔案。我國(guó)企業(yè)檔案館是20世紀(jì)80年代后期出現(xiàn)的一種檔

案館類型。目前,我國(guó)已經(jīng)建立了304個(gè)企業(yè)檔案館。

隨著我國(guó)社會(huì)主義市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展,以及政府職能的轉(zhuǎn)型,

還出現(xiàn)了一些新的檔案機(jī)構(gòu),如檔案事務(wù)所,它主要提供檔案

用品及物資的經(jīng)營(yíng)服務(wù)和檔案業(yè)務(wù)服務(wù),實(shí)行商業(yè)化運(yùn)營(yíng)。此

外,自2002年深圳市檔案館率先在全國(guó)正式設(shè)立“文檔服務(wù)

中心”以來(lái),全國(guó)各地縣級(jí)以上綜合性檔案館紛紛響應(yīng),在檔

案館內(nèi)設(shè)置“現(xiàn)行文件利用中心”,并且產(chǎn)生了廣泛的社會(huì)影

響。檔案館“現(xiàn)行文件利用中心”是適應(yīng)我國(guó)政府信息公開(kāi)

和政治文明建設(shè)的需要而設(shè)立的一種新型的文件管理機(jī)構(gòu),主

要為社會(huì)公眾提供非涉密的政策、法規(guī)及各類現(xiàn)行、半現(xiàn)行

文件的查詢閱覽服務(wù),它對(duì)于推動(dòng)政府信息公開(kāi)活動(dòng)的深入開(kāi)

展,擴(kuò)展檔案館的社會(huì)服務(wù)功能具有重要作用。2007年4月5

日頒布的《政府信息公開(kāi)條例》第16條規(guī)定,“各級(jí)人民政

府應(yīng)當(dāng)在國(guó)家檔案館設(shè)置政府信息查閱場(chǎng)所,并配備相應(yīng)的設(shè)

施、設(shè)備,為公民、法人或者其他組織獲取政府信息提供便

利”,確認(rèn)了檔案館“現(xiàn)行文件利用中心”的法律地位。