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日期 | 版本 | 變更說明 | 作者 |
2014-06-17 | 1.0 | 初始版本 | |
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簽字確認(rèn)
系統(tǒng)模塊 | 對應(yīng)章節(jié) | 對應(yīng)部門 | 負(fù)責(zé)人簽字 |
會議室管理 | | | 傅興鴻、廖皓民 |
會議議題管理 | | | 程軒、林陽 |
會議管理 | | | 鄭偉斌、黃國勇、陳世龍 |
會務(wù)管理 | | | 程軒、林陽 |
會議資源管理 | | | 傅興鴻、廖皓民 |
會議資料管理 | | | 鄭偉斌、黃國勇、陳世龍 |
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1概述
1.1目的
會議管理系統(tǒng)的主要目的是：建立會議管理的資源平臺,實現(xiàn)統(tǒng)一的數(shù)據(jù)管理、統(tǒng)一的用戶管理身份認(rèn)證及統(tǒng)一消息通訊；建立會議資源管理平臺,實現(xiàn)會議室、會議設(shè)備等其他相關(guān)會議資源、會議設(shè)備的預(yù)定、管理,便于會議人員管理；建立會議管理業(yè)務(wù),實現(xiàn)會議議題審批、會議計劃定制、會議通知發(fā)送,擺脫時間與空間的限制；實現(xiàn)會議紀(jì)要等會議文檔的流轉(zhuǎn)、審批、歸檔。
1.2背景
會議是企業(yè)進(jìn)行決策、協(xié)商的重要組織形式,是企業(yè)日常辦公處理事務(wù)的重要手段,是辦公流程中不可缺少的重要環(huán)節(jié),作為企業(yè),如何有效的進(jìn)行會議組織,管理各種會議文檔和會議資源,是關(guān)系到企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)進(jìn)行日常企業(yè)運(yùn)作處理的大事。提高會議效率、發(fā)揮會議功能、規(guī)范會議文檔流程、合理利用會議相關(guān)資源、嚴(yán)肅會議決議的貫徹,避免人力物力財力浪費(fèi)、降低辦公成本、達(dá)成人力資源效率化,是企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)關(guān)注的一個重要課題,所以急切需要一套有效
的"會議管理"系統(tǒng)。采用當(dāng)前先進(jìn)的信息化技術(shù),通過會議系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)的融合,實現(xiàn)會前、會中、會后的信息管理與智能化控制,做到會前周密安排電子化,會中科學(xué)管理智能化,會后會議文檔流轉(zhuǎn)的規(guī)范化和信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化。會議系統(tǒng)可與辦公自動化系統(tǒng)銜接,會前作會議議程審批,會后作會議紀(jì)要等文件的流轉(zhuǎn)和歸檔。
1.3范圍
本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了：用戶使用會議管理系統(tǒng)實現(xiàn)會前、會中、會后的信息管理與智能化控制,做到會前周密安排電子化,會中科學(xué)管理智能化,會后會議文檔流轉(zhuǎn)的規(guī)范化和信息發(fā)布網(wǎng)絡(luò)化。
本標(biāo)準(zhǔn)適用于：使用該系統(tǒng)的所有用戶。
1.4術(shù)語定義
1.5參考資料
〔1、Java程序設(shè)計基礎(chǔ)篇。
〔2、Java程序設(shè)計進(jìn)階篇
〔3、Java核心技術(shù)
1.6任務(wù)概述
1.6.1目標(biāo)
開發(fā)供用戶實現(xiàn)辦公廳各部門會議計劃和會議紀(jì)要的統(tǒng)一安排和管理,提供會議計劃、安排、人員、時間、場地、會議通知、會議紀(jì)要管理的電子化。主要包括：會議議題審批、會議計劃、會議紀(jì)要、會議資源管理等功能。
1.6.2用戶的特點(diǎn)
此軟件的用戶包括以下幾種：
1、會議管理員：可以對會議室進(jìn)行增、刪、改、查的基本操作。
2、普通用戶：可以查看會議室目前的使用情況,內(nèi)部用戶可以查看所以會議記錄,外部用戶根據(jù)其權(quán)限,只能查看與他相關(guān)的會議信息。
3、申請人：各部門負(fù)責(zé)申請會議室的人員,目前各部門只有一人
4、會議審核人〔會議室和會務(wù)屬性的管理員：會議申請?zhí)峤缓?有會議審核人來審核是否通過申請；會議審核人同時也是會議室和會務(wù)屬性的管理員。
5、會務(wù)執(zhí)行人：根據(jù)會議申請單,為會議的召開做前期準(zhǔn)備
6、會議記錄者：可以對會議進(jìn)行記錄,每個會議只能有一個會議記錄者和一份會議記錄
7、參會人員：可以在網(wǎng)上進(jìn)行會議登記和報到
8、會務(wù)人員：可以在系統(tǒng)中直接錄入?yún)藛T的報到情況
9、會議資源庫管理員：可統(tǒng)一負(fù)責(zé)安排各種使用資源申請,申請者也可以在網(wǎng)絡(luò)上查詢資源使用情況,并申請安排資源。
1.6.3假定和約束
1.7運(yùn)行環(huán)境
1.7.1軟件環(huán)境
| 名稱 | 版本 | 語種 |
操作系統(tǒng) | Windows | XP,2003 | |
操作系統(tǒng)的附加功能 | | | |
數(shù)據(jù)庫平臺 | oracle | 10G | |
語言 | JDK | 5.0以上 | |
郵件系統(tǒng) | | | |
客戶端軟件 | | | |
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1.7.2硬件環(huán)境
硬件配置 | 最低配置 | 推薦配置 |
服務(wù)器 | 1CPU：P4 2.0G | 1CPU：P4 2.8G |
Mem：1G | Mem：2G |
HD：40G | HD：120G |
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客戶端 | 1CPU：P4 1.0G | 1CPU：P4 2.0G |
Mem：512M | Mem：1G |
HD：40G | HD：120G |
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1.7.3接口
1.8需求規(guī)定
1.8.1對功能的需求
1.8.1.1系統(tǒng)主要功能模塊的數(shù)據(jù)流圖
1.8.1.2模塊功能的描述
1.8.1.2.1會議室管理
會議室管理是從資源利用的角度進(jìn)行資源的管理及協(xié)調(diào),最大限度的提高會議室的使用效率。通過會議管理系統(tǒng)能方便的對會議室進(jìn)行電子化管理,從而提高工作效力、節(jié)約成本。
會議室管理模塊能方便對已有會議室進(jìn)行管理,會議管理員可以進(jìn)行增、刪、改、查的基本操作,普通用戶可以查看會議室目前的使用情況。會議室的基本屬性有：名稱；地點(diǎn)；可容納人數(shù)；聯(lián)系人；聯(lián)系電話；會議室介紹；黑板設(shè)備；音響設(shè)備、備注。系統(tǒng)對會議室的使用提供基本的統(tǒng)計功能,如：已開會議,待開會議,本月會議等。
?會議室顯示：
為了能更直觀的展示會議室的使用情況,系統(tǒng)把會議室列表分為日視圖、周視圖、月視圖。從不同的時間段顯示了會議室的使用情況,方便用戶查看。頁面大體框架為：左邊一個日歷控件,方便用戶選擇時間,右邊通過標(biāo)簽的形式顯示日、周、月視圖。
日視圖:
系統(tǒng)默認(rèn)顯示的是日視圖,從日視圖上可以看出各個會議室在某日各個時段的占用情況,用戶可以通過點(diǎn)擊日歷列表來查詢某一天會議室的使用情況。日視圖的橫軸是一天的時間段,縱軸是各個會議室名稱,如果在某個時間段內(nèi)某個會議室被占用,系統(tǒng)將高亮顯示對應(yīng)的區(qū)間。
