采購管理論文

2024年4月1日發(fā)(作者：楓津新村)

關于采購管理的認識

在我們的生活中，我們去商場買衣服，去超市買生活用品等等，采購無處不在，但是

怎樣安排我們的采購，怎樣去才能使我們可以省時省力省錢，這中間就有學問了。我們可

以選擇的東西很多，但怎樣才是最科學的，最合理的，我們就得自己推敲了。實際生活中，

我們也許會因為一點點的利潤去斤斤計較，但是，我們根本沒有注意到有些事是不可能的。

在商場上與人交談也是一門藝術，怎樣才能說服賣家降價，這就得好好思考一下了，語言

的說服力是最強的，也許當時我們可以抵擋住賣家的誘惑，但當我們買了東西之后，就會

發(fā)現其實我們還是吃虧了，所以，對采購的管理是十分必要的，怎樣降低采購成本，這十

分的關鍵，也是必須值得思考的地方。

降低采購成本關系到你獲得的利潤的多少，也就是怎么讓其他人獲得最少的利潤，讓

自己成為這次交易的最大贏家。梅瑞狄斯在《項目管理——管理新視角》中提到：“在采

購設備、原材料和分包服務的過程中，我們必須清楚的界定出特定的需要，并且還要找到

最低的價格和最具競爭力的供應商。”在現實的項目采購操作中，要實現這兩個“最”字

的目標是十分不容易的。但是，我們卻能夠通過對項目采購管理中部分環(huán)節(jié)的控制，來有

效的降低采購成本，從而使項目資金達到最優(yōu)的配置，用有限的資金獲取盡可能多的資源，

這是我們在項目采購管理中所能夠實現的成本目標。以下，就將從成本控制的角度來逐一

論述在項目采購管理中降低采購成本的一些措施。

1、制定采購預算與估計成本

制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活

動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比

較標準的作用。

制定采購預算是在具體實施項目采購行為之前對項目采購成本的一種估計和預測，是

對整個項目資金的一種理性的規(guī)劃。它不單對項目采購資金進行了合理的配置和分發(fā)，還

同時建立了一個資金的使用標準，以便對采購實施行為中的資金使用進行隨時的檢測與控

制，確保項目資金的使用在一定的合理范圍內浮動。有了采購預算的約束，能提高項目資

金的使用效率，優(yōu)化項目采購管理中資源的調配，查找資金使用過程中的一些例外情況，

有效的控制項目資金的流向和流量，從而達到控制項目采購成本的目的。

2、供應商的選擇

供應商是項目采購管理中的一個重要組成部分，項目采購時應該本著“公平競爭”的

原則，給所有符合條件的承包商提供均等的機會，一方面體現市場經濟運行的規(guī)則，另一

方面也能對采購成本有所控制，提高項目實施的質量。因此，在供應商的選擇方面就有如

下兩方面的問題值得關注。

第一，選擇供應商的數量。

供應商數量的選擇問題，實際上也就是供應商份額的分擔問題。從采購方來說，單一

貨源增加了項目資源供應的風險，也不利于對供應商進行壓價，缺乏采購成本控制的力度。

而從供應商來說，批量供貨由于數量上的優(yōu)勢，可以給采購方以商業(yè)折扣，減少貨款的支

付和采購附加費用，有利于減少現金流出，降低采購成本。因而，在進行供應商數量的選

擇時既要避免單一貨源，尋求多家供應，同時又要保證所選供應商承擔的供應份額充足，

以獲取供應商的優(yōu)惠政策，降低物資的價格和采購成本。這樣既能保證采購物資供應的質

量，又能有力的控制采購支出。一般來說，供應商的數量以不超過3－4家為宜。

第二，選擇供應商的方式。

選擇供應商的方式主要包括公開競爭性招標采購、有限競爭性招標采購、詢價采購和

直接簽訂合同采購，四種不同的采購方式按其特點來說分為招標采購和非招標采購。我們

認為，在項目采購中采取公開招標的方式可以利用供應商之間的競爭來壓低物資價格，幫

助采購方以最低價格取得符合要求的工程或貨物；并且多種招標方式的合理組合使用，也

將有助于提高采購效率和質量，從而有利于控制采購成本。

3、采購環(huán)境的利用

項目的外部環(huán)境對采購策略的制定、采購計劃的實施會產生重要的影響，外部環(huán)境包

括宏觀環(huán)境和微觀環(huán)境。宏觀環(huán)境是指能對項目組織怎樣及如何采購產生影響的外部變化，

包括市場季節(jié)性的變化、國家宏觀經濟政策的變化、國家財政金融政策的調整、市場利率

及匯率的波動、通貨膨脹的存在及戰(zhàn)爭罷工等各種因素。而微觀環(huán)境則是指項目組織的內

部環(huán)境，包括項目組織在采購中可能采取的組織政策、方式和程序，即實施采購的過程和

程序。在符合微觀環(huán)境原則的前提下，一個好的項目采購策略應當充分利用外部市場環(huán)境

為項目整體帶來利益。

充分利用采購環(huán)境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目

所需要的貨物及服務的多方面市場信息。比如，結合所采購貨物或服務的種類、性能參數、

質量、數量、價格的要求等，了解熟悉國內、國際市場的價格及供求信息，所購物品的供

求來源、外匯市場情況、國際貿易支付辦法、保險合同等有關國內、國際貿易知識和商務

方面的情報和信息。這就要求項目組織建立有關的市場信息機制，以達到有效利用采購環(huán)

境的目的，良好的市場信息機制包括：

建立重要貨物供應商信息的數據庫，以便在需要時候能隨時找到相應的供應商，以及

這些供應商的產品或服務的規(guī)格性能及其他方面的可靠信息。

建立同一類貨物的價格目錄，以便采購者能進行比較和選擇，充分利用競爭的辦法來

獲得價格上的利益。

對市場情況進行分析和研究，作出市場變化的預測，使采購者在制定采購計劃、決定

如何發(fā)包及采取何種采購方式時，能有可靠而有效的依據作為參考。

只有建立了良好的市場信息機制，才能在項目采購中做到“知己知彼”，并對采購環(huán)

境有充分的了解和把握，這使得采購者能處于供需雙方的有力地位，獲得價格上的優(yōu)勢，

不僅取得高質量的貨物或服務，也能取得成本上的利益。否則，如果缺乏了對相關信息的

熟悉，會造成采購工作的延誤，采購預算的超支，失去成本控制的優(yōu)勢。因此，在項目采

購管理中充分利用采購環(huán)境，建立良好的市場信息機制，同樣是有效降低采購成本的途徑

之一。

4、供應商的管理

基于長期的降低采購成本的理念出發(fā)，我們認為，在項目的采購管理中應該貫穿一個

“供應商管理”的思想，也即是把對供應商的管理納入項目采購管理的一個部分。這樣既

可通過長期的合作來獲得可靠的貨源供應和質量保證，又可在時間長短和購買批量上獲得

采購價格的優(yōu)勢，對降低項目采購中的成本有很大的好處。有以下兩點值得注意：

第一，與供應商建立直接的戰(zhàn)略伙伴關系。

對于采購方來說，一旦確定了可以長期合作的供應商，應該與供應商之間建立直接的

戰(zhàn)略伙伴關系。雙方本著“利益共享、風險共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使

采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和成本上的優(yōu)勢，也使供應商擁有長期穩(wěn)定的大

客戶，以保證其產出規(guī)模的穩(wěn)定性。這種戰(zhàn)略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有

效的成本控制利益。

第二，供應商行為的績效管理。

在與供應商的合作過程中應該對供應商的行為進行績效管理，以評價供應商在合作過

程中供貨行為的優(yōu)劣。比如：建立供應商績效管理的信息系統(tǒng)，對供應商進行評級，建立

量化的供應商行為績效指標等等，并利用績效管理的結果衡量與供應商的后續(xù)合作：增大

或減少供應份額、延長或縮短合作時間等，對供應商以激勵和獎懲。這樣能促使供應商持

續(xù)改善供貨行為，保證優(yōu)質及時的供貨，從而有效的降低項目采購總成本。

5、全流程成本概念，控制總成本

在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應該確立采購全流程成本的概念，我們所

應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采

購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優(yōu)質的服務、及

時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不

僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，

壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種

成本降低是不會體現在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概

念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成

本降低，還應該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降

低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發(fā)掘無處不在的降低成本的機會。

降低了采購的成本，我們就可以在采購過程游刃有余，掌握了市場的動態(tài)，我們才能

在采購的過程中更有自信，更能在采購的過程中獲得更大的利潤，所以，我認為，采購是

一門藝術，它的魅力足以改變我們的生活，改變我們生變的一切，所以，我們對采購的管

理也就是對生活的合理安排，只有合理了，我們的生活才能在平穩(wěn)中漸漸的變得美好，變

得和諧，所以，讓我們開始我們的采購管理之路吧！