高效率

提高工作效率的十個方法，讓工作效率飛起來

1、確定方向，不走冤枉路

俗話說："馬壯車好不如方向對"，這句話的典故來自春秋戰(zhàn)國時期，有位夫子備了很多物品，欲前往南方楚國，便向路人問路，路人答："此

路非往楚國。"夫子說："我的馬很壯，沒關系。"路人又再強調這不是去楚國的方向，夫子依然固執(zhí)的說："我的車很堅固。"路人只好嘆息的

說："這不是往楚國的方向啊！"方向錯誤，再怎么努力都枉然。

仔細想想做這項工作的重點是什么，希望藉此得到什么結果，這樣做之后是不是真的能得到想要的結果，與你的主管及上下游流程的同事一

同討論，再決定整個方向及流程。

小箴言：光是忙碌是不夠的。問題在于：我們到底在忙些什么？----美國自然主義作家亨利·大衛(wèi)·梭羅（HenryDavidThoreau）

2、做行事歷及項目執(zhí)行計劃

事先做好計劃表可以幫助你理清想做完的事，你可以利用以下的工具：

·計算機軟件，例如Outlook內(nèi)有計劃表、行程表和日歷。

·日歷或是商務日志。

·自行設計的簡單表格。

以一天的計劃表來說，首先列出你必須做的事，這些是你今天的首要工作；然后再列出應該做的事，以及可以做但并不急于一時的事。然后

評估各項工作所需的時間，再決定如何把時間分配到這些工作上。記住，應該把最重要的事情放在一天中狀況最好的時間內(nèi)去做。一天的時

間規(guī)劃完成后，可以延伸成一周的計劃，決定一周內(nèi)最重要及必須做的事。每天要確認行程是否照計劃進行。

小箴言：知道計劃何時開始，就開始列進度，但不要讓做計劃的時間取代了執(zhí)行的時間。----波士頓顧問公司副總裁史塔克（GeorgeStalk）

3、運用系統(tǒng)思考，工作分門別類進行

養(yǎng)成把握重點，循序漸進，集中力量的習慣，決定次序，從最重要的事情著手。我們必須先決定哪一個工作比較重要，必須優(yōu)先去做；那些

比較不重要，可以緩辦。不考慮優(yōu)先次序所產(chǎn)生的另一結果，常是一無所成，而且被拖延或耽擱的事情，等之后再提出時，往往已失去時效

性。

·依工作的重要性決定完成工作的優(yōu)先級。

·依工作的重要性決定投入工作的時間。

·同性質、同種類、類似性高的工作一次解決。

·不斷地思考是否有更有效率的工作方法。

·避免用過大的手段達成較小的目的以造成浪費，如殺雞焉用牛刀。

小箴言：不要浪費時間做"垃圾"工作，去做那些會增加你生產(chǎn)力的工作。----心理學與行為專家羅貝塔·羅史（RobertaRoesch）

4、事前準備需周到

在工作過程中再花時間去尋找所需的資料或工具，只會事倍功半，徒增出錯的機會。事前即將一切所需都準備好，即取即用。

隨時準備好"最新"的信息："資料"的隨時更新與增刪，可以讓我們永遠掌握到最新的訊息，并隨時將它做好整編、歸類等的工作，以供我們隨

時掌握最新的狀況，并可迅速做出正確的思考判斷。

要有"工具庫"的觀念：隨時將自己的知識、經(jīng)驗、技能等，做好轉換成工具的觀念，以便隨時可以拿出來運用，或重新組合，以便縮短時間、

提高效率，增加更多的成功機率。

尋找自己的"良師"：在公司內(nèi)外尋求一群具備不同專業(yè)技能與職位的良師，藉由良師的經(jīng)驗、智能與人脈關系，可以提供各類的協(xié)助。

小箴言：當你在做小事情的時候，你必須想"大事情"，以便讓所有的小事情都能朝正確的方向前進。----趨勢專家艾文·托佛勒（AlvinToffler）

5、不斷學習新的知識與技能

在十倍速生涯里，工作變換得快，工作速度本身也快，加上外在環(huán)境及產(chǎn)業(yè)新知識加速產(chǎn)生，若不加緊學習腳步，就可能像老牛拖著重車，

或是一個折舊嚴重的汽車卻開在高速公路上一樣，不僅充滿了無力感，更會遭受時代無情的淘汰。"苦干"是成功的充分或基本條件，但它并

不能保證成功，今天我們還要聰明工作，只有不斷學習才能提升工作效率及創(chuàng)新。

不斷學習對工作能力的增進很重要，綜觀古今中外成功人士，或是觀察卓越企業(yè)的主管，主動發(fā)問、參加課程，甚至只是默默觀察別人怎么

做，都能從中學習到新知與技術，再消化出更有效的做事方法與解決問題之道。

小箴言：今天要追求成功，和是否擁有能夠開花結果的知識、知識多少與能夠開花結果成正比。----企管顧問與作家畢德士（TomPeters）

6、創(chuàng)意使你輕松做事

有創(chuàng)造力，才不會為了一些問題苦思對策，在無例可循的情況下，急得像熱鍋上的螞蟻，坐立難安。時時評估創(chuàng)意帶來的好成果，在過程中

你會領悟到，利用創(chuàng)意來解決問題是一種快樂而有趣的事，培養(yǎng)創(chuàng)意絕對是企業(yè)人必備的技巧之一。

培養(yǎng)創(chuàng)造力的方法有以下幾種：

開放心胸，經(jīng)常注意周遭的環(huán)境，就像科學家一樣善于觀察四周的一舉一動，就可發(fā)現(xiàn)很多新方法能解決老問題。

檢視所有可能的方案，千萬別因"不可能"、"幼稚"、"沒人成功過"或是"從沒聽說過"而輕易放棄。

善用自己的第六感，保有敏銳的感覺，放松身心，運用你的靈感，突破思維的限制。

抽離各個解決問題方案的精華，予以分類整理，再重新組合，看看彼此的關系如何，能否衍生出新的觀點。

小箴言：現(xiàn)在的公司需要很多好點子才能應付各種改變，但往往斤斤計較員工是否準時上班。----管理專家馬克·艾普勒（MarkEppler）

7、適當?shù)膃化工具輔助

高科技能幫助你節(jié)省時間，不過先決條件是要選適合自己的，考量你希望它為你做什么？它對你有用嗎？購買軟件前你需先做研究，確定它

的功能符合你的需求，要讓e化工具確實幫你提升效率，請遵循以下步驟：

請教同時熟悉科技產(chǎn)品與你的工作內(nèi)容的高手，了解你正考慮采用的工具有哪些利弊，是否能節(jié)省時間、提升生產(chǎn)力，增加你的工作優(yōu)勢。

列一張采購評量表，跟賣場的銷售人員再討論一次。

花點時間練習該工具的基本技巧，這時候所花的時間，將來都會加倍帶來利益。

一般會使用的e化工具，包括計算機及各式管理軟件、備份系統(tǒng)、電子郵件、網(wǎng)際網(wǎng)絡（包含線上服務、全球信息網(wǎng)、新聞布告欄等）、個

人數(shù)字助理（PDA）、行動電話、掃描儀等，即使平常使用的電話、傳真機、錄音機等，其實都有一些功能可以提升效率。

小箴言：如果你不了解科技，就永遠不可能讓科技成為你的幫手。----新格無線通訊（CingularWireless）執(zhí)行長史帝芬·卡特（StephenCar

ter）

8、借用他人的時間

要讓工作有效率，分工合作甚至找專家?guī)兔Χ际欠椒ㄖ唬跈嗍枪?jié)省時間的終極武器，也是增加效率的法寶。投資一點時間常常和你的員

工溝通，會產(chǎn)生很大的效益，尤其要讓他們搞清楚狀況，否則他們就不可能分擔工作負荷。

以下基本原則幫助你更有效地授權：

(1).決定什么事要授權出去。授權和交托正常工作任務是不同的。授權是交付某人完成你的工作職責，但是你保有控制權，并負有責任。

(2).說明清楚你要的結果。一般來說，被授權者都會用自己的方式去完成任務，如果你希望運用特定的方法來完成，一開始就要讓對方知道。

(3).清楚界定責任。確定對方了解他所應負的責任，如果他不了解任務及目標，或是不符合你的期望，要重新仔細檢討整件事。

小箴言：高績效者會集中心力于解決問題，而不會集中心力于責怪問題的發(fā)生。----PerformanceSciencesCorp.總裁查爾斯·佳飛爾（Charl

esGarfield）

9、做好情緒管理

每份工作都有壓力，我們的壓力就在于自己的情緒管理上。情緒管理就像大禹治水一樣，最好能夠疏導，如果一股腦將不滿情緒發(fā)泄在工作

或同事身上，只會讓工作受阻，代價更大。

丹尼爾·高曼（DanielGoleman）提出提升情緒智商的五個步驟：

(1).我想成為什么樣的人？想象一下幾年后自己想成為怎樣的人？思考一下自己典型的一天是什么樣子？

(2).我到底是誰？看清自己的弱點很重要，但也要了解自己的長處。

(3).我要如何改變？擬定計劃朝目標去改變，按部就班，從自我覺醒開始練習。

(4).改變要如何持續(xù)？改變要靠實踐，要一遍又一遍地提醒自己要打破過去的思考和行為模式。

(5).找誰幫忙？要增進情緒管理的能力，一定要有人幫忙，創(chuàng)造支持我們改變的環(huán)境。

小箴言：在他人所輕蔑的事獲得成功，是了不起的事。因為，這必須克服他人和自己。----《笑傲職場》一書作者波德斯塔（ConniePodest

a）

10、適度休息消除壓力

很多人都有一種錯誤的觀念，以為多做一點事情，多花一點時間，就會有多一點代價。可是，人在筋疲力盡的狀態(tài)下，反而容易犯錯，也許

隔天醒來，又要從頭來過；這個時候，選擇休息一天，或許工作效率會更高。而且，計劃未必能完全按照期望進行，此時，在時間表上留白，

就有其必要性。

小箴言：讓每一分鐘上緊發(fā)條，然后適時放松，讓工作游刃有余，事業(yè)耀眼也能兼顧生活。----大學研究公司執(zhí)行副總裁里根（

en）

提高工作效率的方法有那些？

2009-10-2021:29閱讀140評論0

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首先要看看你的眼界看的遠不遠了，，是不是精明的老板了，首先要會用人，有些人不善有人

提高工作效率的方法，可以實施5S管理運用到工作中去。

一、影響工作效率的8種通病及其對策

每個辦公室都存在效率低下的現(xiàn)象：傳真機無法正常工作、文件雜亂無章或是丟失、辦公室里人來人往使人根本無法高效工作——這并

不奇怪。而令人驚訝的是，許多公司只是被動地適應這些毛病而不是對它們加以改進。

檢查一下你的辦公室，看看是否存在造成工作效率低下的8種通病，然后加以改進。

1、過時的技術設備

過時的計算機、打印機、軟件和其他技術設備將會降低工作效率。例如，一名用性能低下的個人電腦的圖形設計人員每次打開或保存一幅

圖像時都要等待20-30秒鐘；用低速撥號上網(wǎng)的員工也面臨同樣的問題，網(wǎng)頁可能打不開，甚至會造成電腦死機。

怎樣判斷技術設備是否過時呢？一條通用的準則就是，如果你的計算機不能運行一套關鍵軟件的最新版本，那么就需要進行升級了。你在

新設備上的投資將很快會在提高的工作效率中收回來。

2、工作空間安排不合理

花上幾天時間觀察公司的工作方式，找出由于工作空間安排不合理造成的效率低下問題。例如，由于桌面不夠大，每次要打開文件都要跑

到別的房間去；由于電腦離電話太遠，每次電話會議結束后你都要重新輸入會議記錄。

要解決這些問題，通常只需要重新安排一下工作空間，可能就是將亂堆的書本從桌面上移開或是多拉一根電話線這樣簡單。

3、效率低下的文件管理制度

文件管理的雜亂無章會造成信息查找的困難，從而造成大量人力和時間浪費。

要解決這一問題，就要保證你和你的員工有必要的將文件歸檔的條件。看看是否需要增加文件柜，使所有的員工都能夠容易地將文件最類，

以便于查找。最后，可以將不常用的文件搬到儲藏室去，使員工更容易找到常用的文件。

4、未加管制的信息流

由于電子郵件和移動電話等通訊技術的廣泛使用，使得工作環(huán)境中充斥著新聞、市場信息、垃圾郵件和私人聯(lián)絡。這些外來因素會分散員

工的注意力，降低工作效率。

減少工作中分散注意力的信息數(shù)量。退訂那些你不讀的電子郵件雜志，使用電子郵件過濾工具，將私人電子郵件與工作電子郵件分開。在

辦公室時關掉移動電話。只將電子郵件地址或是移動電話號碼告訴相關的人。

5、組織拙劣的會議

召開不必要、沒有重點的會議將會降低工作效率，打擊員工的士氣。經(jīng)常會發(fā)生這樣的情形：員工們被如集起來開會討論某個主題，結果

會期拖得過長，決定未能作出，或者是偏離了會議要解決的問題。

開會之前要看看這一問題能否通過打電話或是其他方式解決。如果確實需要開會，要限制時間，用議事日程使會議不要跑題。指定會議主

持人，其責任是在有跑題跡象時采取行動，使會議回到正軌。

6、低于標準的研究資源

依靠不可靠或是過時的雜志、網(wǎng)站、白皮書或是其他資源將會使你付出更多的勞動。

只訂閱那些員工真正會去看的出版物，鼓勵員工使用更有價值的搜索工具。也就是說不訂那些沒人看的報紙和雜志，向員工提供高質量的網(wǎng)

上信息資料。另外，尋找從打印出來的信息向可搜索數(shù)據(jù)庫的轉變。例如，如果你的公司需要依靠姓名地址錄進行工作，看看能不能找到光

盤版——這樣搜索起來就非常方便快捷。

7、干擾

許多小公司的辦公室不夠寬敞，同事的大聲說話、電話鈴聲、鍵盤敲擊聲和開關門的聲音都會降低整個辦公室的工作效率。

重視工作場所的噪聲污染問題并采取措施。將電話鈴聲調小，關掉音箱，提醒大聲喧嘩者降低嗓門。用屏風、植物等在開放的辦公地點中

營造私人空間，減少視覺干擾。

8、混亂

許多成功的主管的桌面都有一個非常突出的特點——沒有雜物，非常整齊。混亂會造成干擾，降低工作效率。

環(huán)視你的辦公室，看看哪里是造成混亂的根源。它可能是一條亂拉的電話線，也可能是一個放在過道上的盒子，或是辦公桌上一臺已經(jīng)損壞

了的設備。將用不著的東西移出視野之外，將不再使用的東西扔掉。

二、快速治理辦公室混亂局面的5種方法

書本堆得像金字塔那樣高，不用的文件夾和辦公用品到處都是，計算機電纜經(jīng)常絆倒人……

如果你的公司的辦公室是這個樣子，那么，你就得改善一下辦公室的管理了。采取以下5個步驟，營造出高效率的辦公環(huán)境。

1、將不常用的東西轉移到其他的地方

隨便看看你就會發(fā)現(xiàn)，辦公室里很少使用的東西數(shù)量驚人。過期的文件、不用的信箋、從來不開的臺燈……不一而足。在伸手可及的范圍內(nèi)

只保留最為常用的東西，將那些不是每天都要用的東西移出視線之外。

2、將過期的文件加以清理存放

沒有必須將辦公室的文件柜都塞得滿滿的。給文件柜“瘦身”——對過期文件加以清理存放。如果一個文件你在過去12個月里都沒有找來看過，

那么它就在此列。這項工作耗時不多，但可謂一舉兩得：既節(jié)約了時間又騰出了空間。

3、注意你的電腦顯示器

在電腦顯示器占據(jù)你的桌面時，要釋放更多的空間是比較困難的。一個選擇是使用顯示器架，可以將文件和其他東西放到它下面；另一選擇

是選用LCD顯示器，它只占用的空間只有CRT顯示器的三分之一。

4、充分利用辦公空間

如果辦公場所狹小，就要想辦公充分利用每一寸空間。可以將架子安到墻上，桌子下面可以用來放文件或電腦主機。如果桌上要擺傳真機、

復印機和打印機等多種辦公設備，可以考慮購買一臺多功能一體機。

5、扔掉舊的閱讀材料

你可能保存著不少不再需要的過期的出版物，那么請在清理辦公室雜物時將它們?nèi)拥簟Ｈ绻麚臅G掉重要的文章，在扔掉它們之前瀏覽一

下目錄，將真正需要的文章剪下來。不要用太多的空間來存放出版物，這樣能夠縮短你的閱讀和清理的周期。

三、利用科技改善工作流程

從自動化表格處理到即時訊息，今天的科技能夠幫助員工更快更聰明地進行工作。

以下5種方法可以使公司的運作更為流暢：

1、管理職能自動化

許多公司將原來靠人工完成的管理職能——如給員工打考勤、管理支出表格等交由電腦網(wǎng)絡來完成。這一舉措可以減少員工花在搜集、處理

和發(fā)布信息所用的時間，使員工可以將時間用在更為重要的公司事務上。另外，信息流的自動化還能減少人工操作所造成的不可避免的錯誤。

2、改進公司范圍內(nèi)的信息共享

電腦網(wǎng)絡可以用來向員工發(fā)布新聞和信息，這比傳統(tǒng)的打印通知和開會更為快捷也更為經(jīng)濟。通過這種方法，公司可以對市場變化作出快捷

的反應，員工也能快速地適應公司的政策和節(jié)支措施。公司還可以創(chuàng)建電子數(shù)據(jù)檔案，減少文件歸檔、存放的負擔。

3、共享信息資源

將日程安排、合同經(jīng)理和信息數(shù)據(jù)庫通過公司內(nèi)部網(wǎng)絡或英特網(wǎng)進行共享，可以使員工更快更高效地獲取信息。例如，利用在線日程安排，

項目經(jīng)理可以很快看到團隊中每位成員的時間表，找到合適的開會時間，然后利用在線日程安排程序將開會通知發(fā)給每位與會者。而在過去，

他就得與每位成員協(xié)商，找到合適的時間后再逐個通知。

通過將合同經(jīng)理和客戶數(shù)據(jù)庫進行共享，公司可以為客戶提供更高標準的服務。公司的任何員工都可以了解客戶基本情況、訂貨歷史記錄和

聯(lián)系方式，使他們能夠立即滿足客戶的需求。

4、快速、便宜的溝通交流

即時訊息工具使員工能夠通過英特網(wǎng)彼此進行實時溝通，不受地域限制，而不會帶來高額的費用。過去，不同部門之間要進行協(xié)作，就得騰

出專門的時間、打長途電話或是召開電話會議。

5、實時在線協(xié)作

駐外工作人員也能夠來到網(wǎng)上會議室，編輯文件或是進行演示。例如，利用微軟公司“bCentral”提供的“共享觀點團隊服務”（SharePointTe

amServices），員工可以在一個安全的網(wǎng)絡會議室里對相同的文件進行討論和修改，還能夠建立文件檔案館和召開討論會。這樣做不僅能

夠提高工作效率，還減少了由于文件的不同打印版本所造成的混亂。

四、10種良好的工作習慣

一天的工作什么時候才算完成？對于許多小公司來說，答案是“永遠沒完”。

甚至許多管理人員手頭也有一大堆要做的事情。為了在工作和私人生活之間保持一種健康的平衡，員工要學會在工作時保持高效，從而得以

在合理的時間離開辦公桌。如果做不到這點，就會精力不濟、創(chuàng)造力低下，最終危及健康。

用以下10種方法，你可以認清每天必須完成的工作并找到完成任務的策略。

1、每天都以計劃開始

在核對電子郵件或語音郵件之前，每個工作日的頭15分鐘用于寫下任務清單。寫出清單后，你就會清楚地知道，哪些工作是今天必須完成

的，哪些工作是今后幾天內(nèi)在完成的，哪些是長遠的目標。這樣你就會精確地找到需要優(yōu)先處理的問題，從而避免被那些不重要的事情分散

精力。這樣，即使你決定在某個合適的時候停止工作，工作進度也在你的掌握之中，不會受到影響。

2、分派任務

在寫出了任務清單后，認真考慮一下，哪些任務是可以分派給團隊中的別的成員的。每天早早就找出了這些任務，就會使團隊成員能夠盡早

開展工作，從而加快完成任務的速度。和你一樣，同事也希望對每天的事情早做安排，如果你是在一天的最后幾個小時才把任務分派給同事，

同事會不高興的，因為你有可能打亂了他們的計劃。

3、控制干擾

不要讓料想不到的電子郵件、電話和會議打亂你的工作計劃，從而使你不得不加班。為控制干擾，可以這樣做：每隔幾個小時而不是每隔1

0分鐘查看一次電子郵件；將電話轉為語音郵件，只回復那些確有急事的電話；要求將會議安排在你方便的時候召開。

4、早工作早離開

加班加點工作到很晚可能會引發(fā)惡性循環(huán)——工作到很晚通常會使你起得晚，然后又導致你要工作到很晚，如此循環(huán)。在一個星期內(nèi)強迫自

己早點開始工作，早一點離開。開始這樣做很困難，但你會很快發(fā)現(xiàn)，早點開始工作能夠使你每天有做計劃的時間，從而提高了你的工作效

率。

5、不要在工作時間干私事

一些員工放任自己，在工作時間為私人事務分心。在工作時完全不考慮私人事務是不現(xiàn)實的，因此要對付帳單、寫感謝卡和其他影響工作

效率的事情進行統(tǒng)籌安排。這些小事情會影響你的工作，如果你將很多時間用于與工作無關的事情，那么晚上要加班就是不可避免的。

6、下班一小時前才將電話鈴聲調響

在一天的正常工作結束后，將打進來的電話轉到你的語音郵件系統(tǒng)中。這樣做既可以保證你在正常工作時能夠專心致志處理緊急事務，又

能夠使你不用工作到很晚的時間。

7、依靠和信賴電子郵件

許多日常的交流通過電子郵件就可以完成，不一定非得打電話。使用電子郵件可以使你避免打電話聊天。當然，也有一些公司必須直接與人

交談才能有效運作。但是，絕大多數(shù)員工能夠利用電子郵件處理更多的溝通交流事務。

8、檢查你的技術設備

“磨刀不誤砍柴工”，對電腦和辦公設備進行升級可以使你更為有效地工作，使你可以按時回家。例如，一臺性能強大的電腦可以使你更快地

進行網(wǎng)頁搜索或是同時運行多個應用程序。

9、利用自動化手段

充分利用辦公自動化設備和應用程來完成工作任務，這樣會減少手工操作，使你獲得更多的時間。

10、今日事，今日畢

許多員工由于白天完成不了任務，養(yǎng)成了熬夜的習慣。熬夜會使你工作效率降低，直至危害你的健康。因此，員工要想方設法提高工作效

率，做到“今日事，今日畢”。