人事檔案管理制度

1

人事檔案管理制度

一、人事檔案保管制度

□目的

第一,保守檔案機密.現代企業競爭中,情報戰是競爭的重要內容,而檔案機密便是企

業機密

的一部分.對人事檔案進行妥善保管,能有效地保守機密.

第二,維護人事檔案材料完整,防止材料損壞,這是檔案保管的主要任務.

第三,便于檔案材料的使用.保管與利用是緊密相聯的,科學有序的保管是高效利用檔

案材料

的前提和保證.

□人事檔案保管制度的基本內容

建立健全保管制度是對人事檔案進行有效保管的關鍵.其基本內容大致包括五部分:材

料歸檔制度;檢查核對制度;轉遞制度;保衛保密制度;統計制度.

(1)材料歸檔制度.新形成的檔案材料應及時歸檔,歸檔的大體程序是:首先對材料

進行鑒別,看其是否符合歸檔的要求;其次,按照材料的屬性、內容,確定其歸檔的具體

位置;再次,在目錄上補登材料名稱及有關內容;最后,將新材料放入檔案.

(2)檢查核對制度.檢查與核對是保證人事檔案完整、安全的重要手段.

檢查的內容是多方面的,既包括對人事檔案材料本身進行檢查,如查看有無霉爛,蟲蛀

等,也包括對人事檔案保管的環境進行檢查,如查看庫房門窗是否完好,有無其他存放錯誤

等.

檢查核對一般要定期進行.但在下列情況下,也要進行檢查核對:

——突發事件之后,如被盜、遺失或水災火災之后:

——對有些檔案發生疑問之后,如不能確定某份材料是否丟失.

——發現某些損害之后,如發現材料變霉,發現了蟲蛀等.

(3)轉遞制度.轉遞制度是關于檔案轉移投遞的制度.檔案的轉遞一般是由工作調動等

原因

引起的,轉遞的大致程序如下:

①取出應轉走的檔案;

②在檔案底賬上注銷;

③填寫《轉遞人事檔案材料的通知單》;

④按發文要求包裝、密封.

在轉遞中應遵循保密原則,一般通過機要交通轉遞,不能交本人自帶.另外,收檔單位

在收到檔案,核對無誤后,應在回執上簽字蓋章,及時退回.

(4)保衛保密制度.具體要求如下:

①對于較大的企業,一般要設專人負責檔案的保管,應齊備必要的存檔設備.

②庫房備有必要的防火、防潮器材.

③庫房、檔案柜保持清潔,不準存放無關物品.

④任何人不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合.

⑤無關人員不得進入庫房.嚴禁吸煙.

2

⑥離開時關燈關窗,鎖門.

(5)統計制度.人事檔案統計的內容主要有以下幾項:

①人事檔案的數量.

②人事檔案材料收集補充情況.

③檔案整理情況.

④檔案保管情況.

⑤利用情況.

⑥庫房設備情況.

⑦人事檔案工作人員情況.

二、人事檔案利用制度

□目的

第一,建立人事檔案利用制度是為了高效、有序地利用檔案材料.檔案在利用過程中,

應遵循一定的程度和手續,這是保證檔案管理秩序的重要手段.

第二,建立人事檔案利用制度也是為了給檔案管理活動提供規章依據.工作人員必須按

照這些制度行事,這是對工作人員的基本要求.

□人事檔案利用的方式

人事檔案的利用有多種方式:

(1)設立閱覽室以供利用查閱.閱覽室一般設在人事檔案庫房內或靠近庫房的地方,

以便調卷和管理.這種方式具有許多優點,如便于查閱指導,便于監督,利于防止泄密和丟

失等.這是人事檔案利用的主要方式.

(2)借出使用.借出庫房須滿足一定的條件,比如:本機關領導需要查閱人事檔案;

公安、保衛部門因特殊需要必須借用人事檔案等.借出的時間不宜過長,到期未還者應及時

催還.

(3)出具證明材料.這也是人事檔案部門的功能之一.出具的證明材料可以是人事檔

案部門按有關文件規定寫出的有關情況的證明材料,也可以是人事檔案材料的復制件.要求

出具材料的原因一般是入黨、入團、提升、招工、出國等.

3.人事檔案利用的手續

在通過以上方式利用人事檔案時,必須符合一定的手續.這是維護人事檔案完整安全的

重要保證.

(1)查閱手續.正規的查閱手續包括以下內容:首先,由申請查閱者寫出查檔報告,在

報告

中寫明查閱的對象,目的,理由,查閱人的概況等情況;其次,查閱單位(部門)蓋章.負責

人簽字;最后,由人事檔案部門審核批準.人事檔案部門對申請報告進行審核,若理由充分

,手續齊全,則給予批準.

(2)外借手續.

首先,借檔單位(部門)寫出借檔報告,內容與查檔報告相似.

其次,借檔單位(部門)蓋章,負責人簽字.

再次,人事檔案部門對其進行審核、批準.

然后,進行借檔登記.把借檔的時間,材料名稱、份數、理由等填清楚,并由借檔人

員簽字.

最后,歸還時,及時在外借登記上注銷.

3

(3)出具證明材料的手續:單位、部門或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時

,需履行以下

手續:首先,由有關單位(部門)開具介紹信,說明要求出具證明材料的理由,并加蓋公章

;其次,人事

檔案部門按照有關規定,結合利用者的要求,提供證明材料;最后,證明材料由人事檔案部

門有關領

導審閱,加蓋公章,然后登記、發出.