會議流程

會議制度與流程

一、目的：

1.1規范公司會議的管理，提高會議效率與質量。

1。2檢查、掌握公司日常運營、管理工作執行情況，規范公司管理,促進公司各部門的

溝通與合作.

1。3提高公司各部門執行工作目標的效率，追蹤各部門工作進度。

1.4集思廣益，提出改進性及開展性的工作方案。

二、適用范圍:適用于參加公司各種（早會、周會、月會、年會、臨時等)會議的人員。

三、制度要求

3。1會議相關人員的要求

3.1。1主持人應不遲于會前5分鐘到達會場，做好會前準備。

3.1。2主持人一般應于會議開始后,將會議的議題、議程、須解決問題及達成目標、議

程推進中應注意的問題等，進行簡要的說明.

3.1.3會議進行中，主持人應根據會議進行中的實際情況，對議程進行適時、必要的控

制,并有權限定發言時間和中止與議題無關的發言,以確保議程順利推進及會議效

率。

3.1.4屬討論、決策性議題的會議,主持人應引導會議作出總結性的結論。對須集體議決

的事項應加以歸納和復述，適時提交與會人表明意見；對未議決事項亦應加以歸納

并引導會議就其后續安排統一意見。

3。1。5主持人應將會議決議事項付諸實施的程序、實施人（部門）、達成標準和時間

等會后跟進安排向與會人明確。

3。1.6公司行政部負責會議通知，會議要求的各種資料需在會議前準備好.

3.1.7與會人員必須嚴格遵守會議時間，應盡量提前兩分鐘到達開會地點，如有特殊原

因臨時不能與會者，應提前通知主持人。

3。2議題準備

會議召開前會議主持人須做好例會的準備，會議前和相關人員擬定會議議題(主

題）,通知與會人員等，不能毫無準備地召開例會，各崗位人員要圍繞議題做好充分準

備，要有明確具體方案或意見，避免會議時間過長。

3.3發言要點

3。3.1與會人員匯報工作、討論問題等,其發言要圍繞會議議程和主要議題，簡明扼要，

條理清楚，發言時間一般控制在3－5分鐘。

3.3.2不要總是圍繞一個問題不放，這次例會要解決的問題拿住一些有代表性的問題來

解決，一些特殊的問題可以會后單獨處理,要是覺得有必要可以在以后的時間把解決問

題的過程公布，對常規的一些問題的進行針對性的滲透。

3.4會議記錄

3。4.1行政部需負責做會議內容記錄，做好會議原始記錄的日常歸檔、保管工作；會后

整理《會議記錄》,《會議記錄》要標明會議召開的時間（格式為年/月/日/時/分）、

地點、議題、主持人、記錄人、與會人員、缺席人員、詳細會議內容(發言記錄）、商

議結果等,會議記錄應簡明扼要反映會議內容，并準確真實地反映與會人員的意圖,在會

后2個工作日內整理完畢，以文件形式（含電子文檔）存檔備案。

3。4.2各與會人員均應記錄會議要點,與本身工作相關內容應詳記,以便對日后工作有指

導意義。

3.4.3以專用會議記錄本做好會議的原始記錄,會議記錄應盡量采用實錄風格，確保記錄

的原始性,對會議已議決事項，應在原始記錄中括號注明“議決”字樣.

3.4.4下列情況下，應整理會議紀要：公司各類臨時行政會議;須會后對會議精神貫徹落

實進行跟進的會議；主持人要求整理會議紀要的會議。

3.4。5會議紀要的發放或傳閱范圍由副總經理以上領導確定.

3。4.6會議內容的跟蹤落實。會議跟進的依據以會議原始記錄及會議紀要為準.與會人

員及各有關部門要認真執行會議決定的事項，嚴格按照會議決定的內容開展相關工作并

及時向有關負責人匯報工作進展情況。

3。5會議紀律

3.5。1與會人員必須認真對待會議主題,積極發表自己的見解，對發表意見的真實性、

可行性負責。并且要注意條理清晰，簡明扼要。會議發言應言簡意賅，緊扣議題。遵循

會議主持人對議程控制的要求。

3。5。2與會人員要準時到會,沒有特殊情況不得缺席周會，不得遲到、早退，中途不得

隨意離場。因工作需要主持人不能參加會議,要提前指定主持人;其他有必要參加的人員

不能參加的，應當事先請假，并提前將與本次會議有關的報表、材料、計劃等以書面形

式交主持人.

3.5。3與會者必須嚴格遵守會議紀律，不得隨意走動、交頭接耳，周會期間不得接聽電

話，所有與會人員應將隨身攜帶的手機調至無聲或振動狀態；如事情緊急可向主持人請

假，到會議室外面接聽電話。

3。5。4所有與會人員統一著正裝，準備好筆和筆記本。

3。5。5例會上討論的問題屬于公司機密，參會人員必須遵守公司的保密制度保守公司

機密.會議記錄為公司的機要檔案,保管人員不得擅自外泄。其調閱應嚴格按公司文檔

管理制度和保密制度的有關規定執行。

四、會議流程

4。1早會流程（附表1）

4.2周會流程（附表2）

4.3月會流程（附表3）

4。4周、月會發言內容格式參考（附表4）

4.5年會與臨時會等根據實際情況提前制定流程。

五、處罰規定

5.1遲到:所有參加會議的人員在會議規定召開時間后5分鐘內未到的，計為遲到。

5.2早退：凡參加會議人員,如未經主持人同意在會議召開結束前5分鐘提前離開

會場的,計為早退.

5。3缺席：凡必須參加會議人員未經請假擅自不參加會議或請假未批準而不參加會議的,

計為缺席。

5。4無故缺席人員罰款20元,并給予通報批評;

5。5無故遲到人員每遲到1分鐘罰站5分鐘,以此類推；

5。6會議期間手機發出聲音者罰站10分鐘;

5。7凡因通知原因造成應參加會議人員遲到或缺席的,以上處罰由傳達人承擔;

5。8各員工請在會前準備、組織好會議發言的相關內容,若出現沒有準備的情況，給予

20元罰款.

5.9違反保密制度的人員將視嚴重程度給予相應的處分；

5.10以上條款涉及的罰款將作為員工活動經費由公司行政部統一保管。

附表1：

早會流程

時間每天早上8：15—8:30地點辦公樓外廣場、各經理室

參會人員公司全體員工

編號事項流程

1站隊

按照順序站好隊

2報數

主持人:請各部門經理報一下到崗人數.

部門經理：XX部門應到X（數)人，實到X（數）人,XX（名）請假，XX（名）

出差。

3問好

主持人:親愛的同事們,大家早上好（聲音洪亮）

全體：好！很好！非常好!（按照節奏拍掌）

4儀容儀表檢查

主持人巡視一圈,檢查包括：工號牌佩戴,妝容,工裝等等

5早操

早操：抓錢舞.

打開相應音樂，由指定人員帶領全體跟隨音樂節奏跳晨操

6公告通知

主持人宣讀昨日紀律情況和通知公告。

7創新環節

主持人：分享簡短故事、寓言(時間控制在2分鐘）.

9宣言口號

主持人：感恩希星，感恩同事,快樂工作，全力以赴！（大聲).全體：同上(聲

音洪亮、激情有力)

10場外結束

會議主持：今天就到這里，各位同仁加油!明天的主持任務由xx擔任！解散！

11部門早會

解散并回到各自部門會議地點進行.

1、向部門經理匯報昨日工作完成情況。

2、分享總結遇到的問題.

3、今日工作計劃。

4、部門經理布置工作或分享。

12結束

部門經理:各自部門制定團隊口號!

（部門經理不在的由指定人員主持）

附表2：

周會流程

時間每周一上午10：00-12:00地點多媒體會議室

參會人員總經理、副總經理、總監、各部門經理、各班組長

編號事項流程

1會前準備

主持人應在會前半小時布置會場，包括:環境、桌椅、標牌、會議記錄表等，并督促

參會人員按時參會.

參會人員應在會前把事務安排好,準備開會。

2簽到

參會人員在9點55之前完成簽到，帶上會議專用筆記本并在自己的座位上落座，

準備開會。

3會議開始

會議在10點整準時開始，主持人組織各部門經理等輪流進行工作匯報。

4物流部做總結

物流總結上周發貨、車輛、調度方面,并對本周預估發貨做計劃.

5生產部做總結

發言順序依次為發酵組、粉碎組、包裝組、裝卸組、造粒組、機修組、生產部經理。

6采購部做總結

上周的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計劃。

7質檢部做總結

質檢總結上周質量檢查情況。

8銷售一部做總結

上周的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計劃。

9銷售二部做總結

上周的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計劃。

10銷售三部做總結

上周的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本周工作計劃。

11財務部做總結

公布數據報表，包括發貨數量、回款額、欠款情況。

12人力資源做總結

公布人員招聘、人員變動、

13行政部做總結

公布制度執行情況、違反紀律情況

14副總經理總結

相關事項的總結、部門協調情況

15總經理做總結

本次會議的總結。

16結束

主持人宣布散會,總結會議記錄并組織清掃會議室。

附表3：

月會流程

時間每月1號的上午9：00—12：00

注：如遇節假日的,則改為上班的第一天;

如遇發貨任務緊張時,可視情況調整時間。

地點多媒體會議室

參會人員公司全體員工

編號事項流程

1會前準備

主持人應在會前半小時布置會場，包括：環境、桌椅、標牌、會議記錄表等,并督

促參會人員按時參會.

參會人員應在會前把事務安排好，準備開會。

2簽到

參會人員在8點55分之前完成簽到，帶上會議專用筆記本并在自己的座位上落座,

準備開會。

3會議開始

會議在9點00分準時開始，主持人組織各部門經理等輪流進行工作匯報。

4物流部做總結

物流總結本月發貨、車輛、調度方面，并對本月預估發貨做計劃。

5生產部做總結

發言順序依次為發酵組、粉碎組、包裝組、裝卸組、造粒組、機修組、生產部經理。

6采購部做總結

上月的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計劃。

7質檢部做總結

質檢總結上月質量檢查情況。

8銷售一部做總結

上月的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計劃.

9銷售二部做總結

上月的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計劃。

10銷售三部做總結

上月的計劃完成情況、遇到的問題、解決的方法和本月工作計劃。

11財務部做總結

公布數據報表,包括發貨數量、回款額、欠款情況。

12行政部做總結

公布上月制度執行情況、違反紀律情況

13人力資源做總結

公布上月人員招聘、人員變動情況，

對上月所有部門的績效考核結果做詳細報告.

14副總經理總結

上月相關事項的總結、部門協調情況

15總經理做總結

本次會議的總結。

16結束

主持人宣布散會，總結會議記錄并組織清掃會議室。

附表2

周/月例會發言格式參考

工部門：姓名：

作

總

結

上周/月工作的計劃和完成情

況:

未完成的原因：

解決的辦法和期限：

某項工作的專題說明及進度匯報

工

作

計

劃

本周/月工作的計劃和完成期

限：

可能出現的困難和障礙：

解決辦法:

其

他

需要上級批示的工作及期限：

需要其他部門協調、配合的事宜：

其他需要特別說明的事項

六、考核

6。1人力資源部負責本制度的考核,各部門協助考核工作。

七、附則

7.1本制度由人力資源部負責解釋、修訂、廢止。

7。2生效時間：自即日起開始執行。

人力資源部

2016年1月1日