證章管理制度

證章管理制度

1。目的：

加強(qiáng)公司的證章控制,避免因管理不當(dāng)造成損失，特制訂本制度。

2。范圍：

適用于公司的所有重要文件、證照和印章.

3。 職責(zé):

管理部

? 負(fù)責(zé)印章的制發(fā)和管理，負(fù)責(zé)公司及本部門印章的保管和使用，檢查各部

門證章的保管和使用情況.

各相關(guān)部門 ? 負(fù)責(zé)本部門印章和存放于本部門的公司證章的使用和保管。

4.定義:

? 公司的營業(yè)證照、組織機(jī)構(gòu)代碼證、資質(zhì)證書等證照；

重要文件

及證照

? 合同及評(píng)估報(bào)告；

? 公司合同、章程、法人身份證明及文件;

? 與公司有關(guān)的政府部門專門文件；

? 公司其它重要文件。

公司印章

? 指以公司名義刻制的具有法律效力的印章。包括公章、私章、部門章、

專用章。

? 指對(duì)外唯一代表公司形象的印章，代表企業(yè)權(quán)力、憑信和職責(zé),是企業(yè)法

人的象征。

? 公司法定代表人、總裁及總監(jiān)私人印章。 私 章

? 刻有公司部門名稱的印章。 部門章

? 財(cái)務(wù)專用章、發(fā)票專用章、合同專用章、文件編號(hào)章等。 專用章

? 將印章蓋于紙上后而形成的書面印章樣板. 印鑒

公 章

5.0內(nèi)容：

5。1重要文件及證照管理

? 公司重要檔案及證照應(yīng)統(tǒng)一存放于公司財(cái)務(wù)室，實(shí)行專人管理，保證檔

案及證照的安全與完整。

? 各部門負(fù)責(zé)辦理的公司重要文件及證照，在辦理完畢后，應(yīng)及時(shí)將原件

轉(zhuǎn)交檔案室保存，并辦好移交手續(xù)。

? 對(duì)重要檔案及證照,責(zé)任人要進(jìn)行全程控制,對(duì)公司的重要檔案及證照進(jìn)

行收集、歸檔,并填寫《檔案借出登記表》,做好借出、歸還記錄。各部

門應(yīng)配合檔案室，將留存在本部門的重要檔和證照歸檔。

? 重要文件和證照的借出須在登記表上注明用途，并經(jīng)總裁簽批。

? 各部門因公借用公司重要文件或證照，在辦完相關(guān)事務(wù)后應(yīng)及時(shí)歸還。

如部門需該文件或證照辦理其它事務(wù)，應(yīng)先退還檔案室登記后續(xù)借，避

免在部門積壓，同時(shí)讓檔案管理員了解檔案或證照去向.

? 借用重要檔或證照的人員必須愛護(hù)，不得擅自轉(zhuǎn)借,不能損壞或丟失。交

還時(shí)必須當(dāng)面點(diǎn)交清楚，檔案管理員如發(fā)現(xiàn)缺失或損壞，應(yīng)及時(shí)報(bào)告有

關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。

? 對(duì)于使用不當(dāng)或損壞遺失等造成的損失，全部由檔案管理員承擔(dān)，公司

可根據(jù)情節(jié)嚴(yán)重予以處罰直至追究其刑事責(zé)任，相關(guān)人員也要承擔(dān)一定

的連帶責(zé)任.

5.2 印章管理

5。2.1指導(dǎo)思想

指導(dǎo)思想：公司實(shí)行嚴(yán)格的印章管理制度，加蓋印章應(yīng)填寫《用章申請(qǐng)單》，

報(bào)總裁批準(zhǔn)；

5.2.2印章使用范圍

? 以公司名義發(fā)出的公文函件應(yīng)加蓋公司公章。

? 公司設(shè)立銀行賬戶、與銀行業(yè)務(wù)往來及開列支票,加蓋公司公章、財(cái)務(wù)專

用章及法人章.

? 以公司名義簽訂的合同，在每頁中縫加蓋騎縫章，有校對(duì)的地方加蓋校

對(duì)章，落款處加蓋公司公章，視其內(nèi)容加蓋法人章。嚴(yán)禁各部門用部門

章與其它單位簽署合同或類似合同性質(zhì)的協(xié)議、備忘錄、紀(jì)要等。

5。2.3印章管理規(guī)定

5。2。3。1公司印章的管理：

(一)辦理公司印章流程

NO 流 程 審批/經(jīng)辦部門 需提供資料

營業(yè)執(zhí)照副本、刻制公章申請(qǐng)01 申請(qǐng)刻制公章（辦理刻章許公安局特營科

可證） 報(bào)告

02 刻制公章

公章備案（辦理刻制印章登刻制好的公章、營業(yè)執(zhí)照副本、

記卡、印章啟用申報(bào)書) 法人代表及經(jīng)辦人身份證

公安局指定的刻公安局批準(zhǔn)的刻章許可證、營

印專營店 業(yè)執(zhí)照副本、空白印章備案表

公安局特營科 03

其他公司印章（發(fā)票專用章、發(fā)票專用章在稅營業(yè)執(zhí)照、稅務(wù)批文、組織機(jī)

04 財(cái)務(wù)專用章）,需到相應(yīng)部門務(wù)局;財(cái)務(wù)專用章構(gòu)代碼證、刻制印章登記卡、

辦理備案，稅務(wù)局預(yù)留印模 在銀行。 法人代表及經(jīng)辦人身份證

當(dāng)印章遺失或公司注銷時(shí)需

05 刻章許可證、刻制印章登記卡，

要注銷印章的，必須先登報(bào)報(bào)社

聲明作廢再申請(qǐng)注銷，并在公安局特營科

公安局進(jìn)行備案

（二）、公司印章的登記和保管責(zé)任

印章類別 保管責(zé)任人 驗(yàn)收和登記程序★

公章 指定專人 1、公司印章刻制好后，統(tǒng)一交管理部驗(yàn)收；

財(cái)務(wù)專用章 指定專人

發(fā)票專用章 指定專人

2、由管理部按領(lǐng)導(dǎo)指定與保管責(zé)任人簽訂《公司印章

使用和保管承諾書》，并在保管責(zé)任人工具表記錄

3、將印鑒和承諾書歸檔保存。

5。2。3.2公司印章使用和保管要求

（一)公章使用

A、審批規(guī)定：

印章類別 審批流程

公章

凡需使用公章,申請(qǐng)人須填《用章申請(qǐng)單》，隨待批文件交總經(jīng)理審批.

注:總經(jīng)理須蓋公章亦要填寫《用章申請(qǐng)單》.

注銷印章的申請(qǐng)報(bào)告、營業(yè)執(zhí)

照、法人代表及經(jīng)辦人身份證、

待注銷的原始印章（所注銷的

印章將由公安局特營科收回）

財(cái)務(wù)專用章 除支票、匯款外，其余文件蓋章前均必須填《用章申請(qǐng)單》，經(jīng)總裁審批后

才可蓋章。

發(fā)票專用章 由指定專人經(jīng)總裁審批后使用，不需填《用章申請(qǐng)單》。

B、所有蓋公章的文件，均須按規(guī)定審批,不得憑私人感情、講情面使用公章。

C、所有不屬實(shí)文件均不得蓋公章.

D、所有合同在蓋公章前，均必須交總裁審批，否則不得蓋公章.

E、公章保管者外出或請(qǐng)假時(shí)，應(yīng)將公章交指定的代理人，向公司發(fā)出臨時(shí)

授權(quán)通知，以便他人使用.代管人亦須簽訂《公司印章使用和保管承諾

書》。

F、特殊情況攜公章外出時(shí),必須在《公章使用登記表》上作好登記，明確

歸還時(shí)間，到期后，公章保管人必須催促借用者及時(shí)歸還。

G、不得私自動(dòng)用公章，不得在空白信紙、信封或空白介紹信上蓋章。如對(duì)

文件、資料錯(cuò)蓋了章或多蓋了章，應(yīng)按規(guī)定及時(shí)銷毀。

H、、公章應(yīng)蓋在文件正面，重要文件和所有合同應(yīng)蓋騎縫印。

（二）公司印章使用保管的一般要求：

A、印章應(yīng)置于安全的地方,不可隨意放置，使用后應(yīng)及時(shí)放回原位,確保不

被非預(yù)期使用。

B、保管人員應(yīng)對(duì)印章經(jīng)常檢查，經(jīng)常清潔,以保證印章字體和圖案清晰。

C、蓋印位置應(yīng)恰當(dāng).若有固定或指定蓋印處時(shí),應(yīng)在規(guī)定處蓋印。

D、蓋印圖案應(yīng)清晰、字跡應(yīng)端正。若文件需蓋多個(gè)印章的,各印章不能交叉

重疊，不能壓

住正文，也不能蓋出紙邊.

（三）外借規(guī)定：除特許情況(如辦理證件,社會(huì)保險(xiǎn)等)外，原則上公章不予

外借。而財(cái)務(wù)專

用章、發(fā)票專用章原則上亦不得外借。

A、如遇特殊情況需外借時(shí)，需向總裁提出書面申請(qǐng)，獲準(zhǔn)后再到印章保管人處登記領(lǐng)出。

B、外借公章人員均需簽訂《公司印章使用和保管承諾書》，印章保管人應(yīng)保留書面申請(qǐng)及

《公司印章使用和保管承諾書》，保管期限為一年。

C，公司證件如營業(yè)執(zhí)照/稅務(wù)登記證/機(jī)構(gòu)代碼證等證件的管理同印章的使用管理制度相

同。

5.2.3.3除公章外的公司印章的停用和廢止（公章則遵照有關(guān)法規(guī)規(guī)定）

? 公司印章獲準(zhǔn)停用后，印章保管人應(yīng)及時(shí)報(bào)請(qǐng)上級(jí)審定印章之處理方法。

? 接上級(jí)的規(guī)定和指示，做好公司印章的上繳、清退、存檔或銷毀工作。

? 換新章時(shí)應(yīng)發(fā)出書面通知，并將作廢印章印在“?"內(nèi)，啟用的新章則印

在“?"內(nèi).

? 除特別需要,廢止的公司印章統(tǒng)一交由檔案管理員保存三年,然后在征得

有關(guān)負(fù)責(zé)人的意見后再行處理.

? 公司印章停用后，應(yīng)由檔案管理員做好登記工作，把通知停用部門、時(shí)

間、原因、處理情況登記清楚上報(bào)上級(jí)機(jī)關(guān),并留檔以備核查.

5.2。3.4公司印章的遺失、損毀、被盜(公章則遵照有關(guān)法規(guī)處理)

? 公司印章遺失、損毀、被盜時(shí)，保管人應(yīng)及時(shí)向上級(jí)遞交說明原因的報(bào)

告書.

? 損毀情形，應(yīng)將舊章交上級(jí)確認(rèn)處理后,方可刻制新章。

? 遺失公司印章所引起的費(fèi)用、損失原則上由遺失者個(gè)人完全承擔(dān)；特殊

情況而減免時(shí)，需由總裁簽批。

? 遺失、被盜情形，則應(yīng)及時(shí)發(fā)出舊章作廢通知，并改刻新章.事后發(fā)現(xiàn)舊

章時(shí),應(yīng)及時(shí)將其交上級(jí)確認(rèn)并作廢處理。

5.2。3。5公司印章保管人的離職處理

NO 內(nèi) 容 負(fù) 責(zé)

印章保管者 01

管理部 02

離職人員在退還工具時(shí)，應(yīng)將所持公司印章退回管理部。

驗(yàn)收確認(rèn)后，保管好公司印章直至接管者領(lǐng)出為止.

＊ 接管者再次領(lǐng)出公司印章時(shí)，需按5.1.2 ★重新辦理登記手續(xù)。

6。0記錄和表格

《用章申請(qǐng)單》

《公章使用登記表》

《檔案借出登記表》

7。0參考文件和資料：

7。1《公司印章使用和保管承諾書》

8。 本文件經(jīng)簽準(zhǔn)發(fā)布之日起施行。

9．本文件解釋權(quán)歸公司管理部.