公文種類及格式

2023年12月8日發(作者：格言和名言的區別)

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公文知識

常用的公文種類有：

一、決議。經會議討論通過的重要決策事項，用“決議”。

二、決定。對重要事項或重大行動作出安排，用“決定”。

三、公告。向內外宣布重要事項或者法定事項，用“公告”。

四、通告。在一定范圍內公布應當遵守或周知的事項，用“通告”。

五、通知。發布規章和行政措施，轉發上級機關、同級機關和不相隸屬機關的公文，批轉下級機關的公文，要求下級機關辦理和需要周知或共同執行的事項，任免和聘用干部，用“通知”。

六、通報。表揚先進，批評錯誤，傳達重要精神、交流重要情況，用“通報”。

七、報告。向上級機關匯報工作、反映情況、提出建議，用“報告”。

八、請示。向上級機關請求指示、批準，用“請示”。

九、批復。答復下級機關的請示事項，用“批復”。

十、條例。用于制定規范工作、活動和行為的規章制度，用“條例”。

十一、規定。用于對特定范圍內的工作和事務制定具有約束力的行為規范，用“規定”。

十二、意見。對某一重要問題提出設想、建議和安排，用“意見”。

十三、函。不相隸屬機關之間相互商洽工作、詢問和答復問題，向有關主管部門請求批準等，用“函”。

十四、會議紀要。記載、傳達會議議定事項和主要精神，用“會議紀要”。

公文格式

1．公文格式的組成

公文格式的組成要素包括：

（1）發文機關標識（版頭、紅頭） （2）公文份數序號

（3）密級 （4）發文字號

（5）簽發人（主要用于請示） （6）標題

（7）主送機關（內發可省略） （8）正文

（9）附件 （10）發文機關署名

（11）成文日期 （12）印章

（13）附注（此件發至 XX級） （14）主題詞

（15）抄送單位 （16）印刷機關和印刷時間

印刷用紙和技術要求：用A4型紙（297X210），正文用3號仿宋體，每頁22行，每行28個字。

2．發文字號

編寫發文字號原則：包括機關代字、年份、序號。

注意：年份不能省略，兩邊用六角括號；序號不編虛位，不加第。

3．公文標題

標準式：發文機關+發文事由+文種

凡是有紅色版頭的文件，因已表明發文機關， 故發文機關名稱可省略。

特殊形式：

（1）發文機關+文種。如《中華人民共和國主席令》

（2）發文機關+轉發文件名+文種，也稱轉文式標題，用于轉發文件。

4．成文日期 .

成文日期確定原則：

（1）會議通過的決定、決議以會議通過日期為準。

（2）領導簽發的，以簽發日期為準。

（3）聯合行文，以最后簽發機關的領導簽發日期為準。

（4）法規性文件以文件批準日期為準。

（5）一般信函、電文以實際發出日期為準。

成文日期必須寫年月日，且要用漢字。

5．主題詞

《條例》和《方法》都明確規定：上報的文件應當按照上級的要求和《公文主題詞表》標注主題詞。

《上海市人民政府公文主題詞表》使用說明中規定：

（1）一份公文標引的主題詞，除類別詞外，最多不超過五個。

標引主題詞的順序為先標類別詞，再標類屬詞。在標類屬詞時，先標反映公文內容的詞，最后標反映公文形式的詞。如《上海市人民政府關于做好本市農村扶貧工作的通知》，先標類別詞“農業”，再標反映公文內容的類屬詞“扶貧”，最后標反映公文形式的類屬詞“通知”。

（2）一份公文有兩個以上主題內容時，先集中對第一個主題內容標注，再對第二個主題內容進行標注，最后標文種。

（3）根據需要，可將不同類主題詞進行組配標引。

（4）在《公文主題詞表》中找不到準確反映公文內容的類屬詞時，可用類別詞替代。

6．用印

一般的用印方法是：騎年壓月，上大下小。

國標《國家行政機關公文格式》規定：單一機關制發的公文在落款處不署發文機關名稱，只標成文時間。當印章下弧無文字時，僅以下弧壓在成文時間上，當印章下弧有文字時，采用中套方式，即印章中心線壓在成文時間上。

第一條 公文一般由眉首，正文、文尾三部分組成。

第二條 公文眉首包括發文機關、發文字號、簽發人、緊急程度、機密等級等內容，一般用橫線與正文部分隔開。

一、發文機關(公文版頭)用醒目、整齊、莊重字體套紅印刷，置于眉首上部，居中。如“發改委文件”第一行居中

二、發文字號由發文機關代字、年份和順序號組成，置于發文機關之下、橫線之上，居中。如洛師黨委辦【2012】21號，第二行居中，若有簽發人，則第二行頂格空一個字。

三、向上級報送的重要文件，要標注簽發人，置于發文字號的同行右端。聯合行文的，主辦單位簽發人標注于發文字號后居中，其他單位下一行接起。

四、緊急文件分“急件”、“特急件”兩種，標于眉首右上角第二行。

五、秘密文件應準確標明“絕密”、“機密”、“秘密”，標于眉首右上角第一行。

第三條 正文部分一般包括標題、主送機關、內容、附件、落款、附注等。

一、標題置于眉首之下，主送機關之上，居中。標題一般包括發文機關名稱、事由和公文種類，要準確簡要地概括公文的主要內容，除發布和批轉上級規章性文件外，標題一般，不加書名號，也不用其它標點符號。

二、“公告”“通告”“條例”“規定”“決議”“決定”等公文可不標明主送機關，.. .

其它公文應標明主送機關。主送機關一般置于正文內容之上、左端頂格。“決議”“決定”若標明主送機關也可置于文稿尾抄送欄。

三、正文內容的結構層次序數依次為“一、”“(一)”“1.”“(1)”。規章和規范性文件，按有關規定，用章、節、條、款、項標明層次。

四、附件名稱標于內容之后，成文日期之前。附件一般與主件合訂發送，不能合訂的應在附件首頁左上角注明文件發文字號，與主件同時發送。

五、文件落款，指正文末尾的發文機關名稱、印章和成文日期。成文日期以領導簽發日期為準。

六、公文除會議紀要外，應當加蓋公章。加蓋印章的公文一般不再另署發文機關名稱。

文尾部分，包括主題詞、抄送欄、印發機關欄、印發日期、份數等項。

第四條 主題詞。置于橫線之上左端，按主題詞表規定標引，詞目間間隔一個漢字距離。

第五條 抄送欄。在主題詞橫線之下。抄送單位可使用規范化的簡稱。

第六條 印發機關及日期欄。在抄送欄下用橫線與抄送欄隔開，左端署印發機關全稱，右端署印發日期。

第七條 文件份數。標于印發機關及日期欄橫線之下，居右。

第八條 公文文字從左至右橫寫，橫排。公文用紙為A4型，并用統一印制的紅頭公文紙印刷，左側裝訂。張貼的公文用紙大小，根據實際需要確定。公文標題用二號宋體字，內容用三號仿宋體。

（一）發文機關（亦稱“版頭”、“文頭”）

版頭是發文機關的標志，它具有法定性、權威性和效用性，通常套紅，以示莊重。常用的公文版頭形式有三種：

1、由發文機關名稱加“文件”二字組成。

例如：國務院文件

2、只用發文機關全稱或規范化的簡稱作版頭。

例如：安徽省人民政府

3、幾個同級機關（如安徽省人事廳、安徽省科學技術委員會、安徽省財政廳）聯合發文，可用主辦機關（安徽省人事廳）的名稱加“文件”二字作版頭？（例1），但發文機關署名應標聯合行文單位的名稱；也可用幾個同級機關的名稱加“文件”二字作版頭（例2），但應將主辦的機關排列在前。前者多用于上行文，后者多用于下行文。

例1：安徽省人事廳文件

例2：安徽省人事廳

安徽省 科 委 文件

安徽省財政廳

4、有時根據工作需要，同一機關還可以制發專用公文版頭。

例如：***人民政府令、***人民政府任免通知

發文機關名稱必須使用全稱或規范化的簡稱，一般用22毫米*15毫米（高*寬）黑變體字。聯合行文，應視機關多少，選擇大小適當的宋體字。在民族自治地方，發文機關名稱可以并用自治民族的文字和漢字印刷。版頭和版頭下的一條細實橫隔線（寬140毫米，高1毫米），居中套紅印在公文首頁圖文區第13行—22行和37行—46行區域內。

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為了保證公文的權威性、嚴肅性，除“公告”、“通告”不用公文版式頭外，其它各類公文均需使用公文版頭。發文機關的公文版頭一經確定，不可經常變動。

（二）密急

密級是指公文內容涉密的程度。公文內容涉密應分別標明“秘密”、“機密”、“絕密”，“絕密”、“機密”公文應當同時標明份數序號。密急在公文首頁發文機關版頭的左上角區域內標注。密急的標識為一個五角星，即“”，五角星之前標密急，五角星之后標期限，如：機密20年。

密急件的份數序號是同一文件在其總印數中逐份所給的順序編號。一份文件一個號，依次流水編列，以便查對和清退。份號使用6位阿拉伯數字在密級標識區域的上一行標注。如：某份文件份號為“000068”就說明這份文件是總印數中的第68份。

（三）緊急程度

公文處理必須做到及時、準確、安全。緊急程度是對公文傳遞和辦理速度的要求。標明緊急程度，是為了引起特別注意，以保證公文的時效，確保緊急事項的及時處理。文秘部門處理公文要力求“當日簽收、當日登記、當日呈批、當日轉辦”。特別是急件，要貫徹“急事急辦、特事特辦”的原則，抓緊辦理，行文時應根據緊急程度，分別標明“特急”、“急件”；緊急電報應分別標明“特急”、“加急”、“平急”。在特殊情況下，也可以標明“在*日*時送達”。緊急程度在公文右上角標注。公文標題內有“緊急”二字的，如“關于**緊急通知”等，也應視同急件處理。

（四）發文字號（亦稱“文號”）

發文字號是由發文機關代字、發文年度和順序號三個部分組成。年度使用公元紀年，用阿拉伯數字，兩側用方括號“[]”。例如：皖政[1997]18號，“皖政”是安徽省人民政府的代字，“[1997]”是發文的年度，“18號”是1997年發文的順序號。幾個機關聯合行文，只標注主辦機關發文字號。有發文機關加“文件”二字組成文頭的文件，發文字號一般標注在文頭之下、橫線上方居中；只用發文機關作文頭時的文件，發文字號則標注在橫線之右下角、文件標題之上。

上報的公文，應注明簽發人。聯合行文要同時注明聯合發文機關的簽發人。簽發人姓名標在文頭之下、橫線以上右側位置，或標在橫線之右下角、文件標題之上。同時，發文字號則移至左側。

機關代字應相對穩定，不可經常變動。為保證發文字號規范，防止重號、漏雨和錯號，發文字號應由發文機關的文秘部門統一管理與編寫。

（五）公文標題

公文標題是對公文主要內容的揭示。要求做到準確、簡要。規范化的公文標題一般應由發文機關名稱、公文主題（事由）和公文種類三個部分組成。除三個部分外，在發文機關名稱與公文主題之間加個介詞（如：“關于”、“對”、“在”、“為”、“給”等），在公文主題與公文種類之間加一個結構助詞“的”字。例如：“國務院辦公廳關于發布《國家行政機關公文處理辦法》的通知”，其中：“國務院辦公廳”是發文機關名稱，“關于”是介詞，“發布《國家行政機關公文處理辦法》”是公文主題，“的”是結構助詞，“通知”是公文的種類。標題除發布法規性的文件可加書名外，一般不用標點符號。

公文標題居中在公文首頁紅色橫隔線之下、正文之上各空一行排列。

當遇到下列情況時，公文標題可以省略發文機關名稱或公文主題組成部分。

1、使用正式的套紅文件版頭，公文標題可以省略發文機關名稱。例如：“關.. .

于印發《安徽省行政機關公文處理實施細則》的通知”。這份文件是使用“安徽省人民政府辦公廳”機關固定的文件版頭印發的，因此，公文標題就省略了發文機關名稱。

2、印發公布性文件時，有的公文標題可以省略公文主題部分。例如：“銅陵市人民政府令”。

經會議討論通過或批準的公文，可在標題下加題注，在圓括號內注明某年某月某日經某會議討論通過。

公文標題字數不宜太多，可視情況分一行或多行排列。公文標題多行排列時，盡量不要把人名、地名以及兩個字以上的詞或數字分開，以防產生歧義。

（六）主送機關（亦稱“抬頭”）

主送機關是指發文機關要求對公文進行辦理或給予答復的機關。主送機關應使用全稱或規范化的簡稱；主送機關不是一個時，應按其性質、級別以及有關規定或慣例依次排列；同類型機關可使用統稱，如“省政府各部門”。主送機關應明確、具體，標列在公文標題的下方、正文之上，從左至右頂格書寫，回行繼續頂格，未尾加冒號。

主送機關的確定，應注意以下幾個方面：

1、上行文是向上級機關請求指示、批準事項以及匯報工作，反映情況，提出意見或者建議，答復上級機關的詢問時使用。

2、平行文是同級機關互相商請解決有關問題或布置某項工作時使用的一種公文，主送機關可以是一個，也可以是多個。

3、下行文是上級機關要求下級機關周知、辦理或執行事項時使用的一種公文。這種公文如發行范圍大，主送機關可用統稱。

4、張貼性在需廣大群眾周知的公文，如：“公告”、“通告”等一般不標主送機關；經會議討論通過的公文，如：“決定”、“會議紀要”、“令”，主送機關名稱則移至文尾抄送欄上方標明。

5、對參閱性文件，不需要明確的主送機關，可將“主送”“抄送”合并為“分送”，印在原“抄送”位置?！胺炙汀睓谝话惴譃槿齻€層次：一是上級領導；二是文件內容涉及的有關單位；三是應抄送周知的單位。

（七）正文

正文是公文的主體部分，用來表達公文的內容、傳達發文機關的意圖。撰寫公文總的要求，內容符合黨的方針、政策和國家的法律、法規，情況準確，措施、要求扎實具體，觀點明確，條理清楚，文字通順、精煉，書寫工整，標點正確，篇幅力求簡短。

當正文占滿了公文用紙的全頁，發文機關署名和成文時間不得不轉下一頁時，必須在下一頁的首行標注“此頁無正文”并加圓括號，然后在下方的適當位置標注發文機關署名牌成文時間。

（八）附件

附件是指附在正文后面的文件、材料、圖像和聲像資料等，是某些公文的重要組成部分。附件有的起補充、闡明作用，有的起說明、注釋作用，有的起證實、執行作用。附件應在正文之后成文時間之前注明順序和名稱。除使用特殊材料制作的附件外，一般附件應放在正文未頁后面一起裝訂。被印發、批轉、轉發的公文應視為正文，不能作為附件處理。

（九）發文機關署名

公文除電報、會議紀要外，大部分文件的發文機關署名都應加蓋印章。

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印章是代表機關組織或領導人的象征，是行使法定職權的一種印信憑證。法定機關印章具有法定性、權威性和效用性。公文蓋上印章，是表示發文機關對文件正式生效和確認無誤的一種憑證。

印章與公文版頭一樣，都必須使用全稱或規范化的簡稱。用印位置在成文日期的中間偏上，要求上不壓正文，下騎年蓋月。印章必須蓋得端正、清晰。

（十）成文時間

成文時間以領導人簽發的日期為準；聯合發文，以最后簽發機關領導人簽發的日期為準；會議討論通過的公文，一般以討論通過的日期為準；電報，以發出日期為準。

成文時間一般在正文之后的右下方專行標注。會議討論通過的公文，如決議、決定、條例等，一般應用小于標題的字體將會議討論通過的時間和會議名稱在公文標題之下居中標注，并加圓括號。

成文時間一般應是公文正式生效、執行的日期，但是發布法規、規章的公文，除了標注發布時間外，還專門公布具體實施的年、月、日。成文時間使用漢字寫明年、月、日，年度使用公元紀年全稱，不得簡寫或省略。如：1997年1月8日，既不能寫成“97年1月8日”，也不得寫成“九八、元、八”。成文時間必須按規定標注，切忌標注擬稿、審稿或打印時間。

（十一）附注

附注用于說明公文中在其它區域不便說明的事項。如需要加以解釋的名詞術詞、或用于表述公文的傳達范圍等。附注的內容，一般在成文日期的左下方、主題詞的上方，另行標注，并加圓括號。如：“（此件發止各鄉、鎮人民政府）”；“（此件至**月**日對外公開）”等。

（十二）主題詞

主題詞是為實現辦公現代化的要求，便于計算機管理公文和提高查找率、查全率，根據公文基本內容按照一定的規范優選的詞或詞組。

公文應根據內容和文種標明主詞題。

（十三）抄送機關

抄送機關即需要了解公文內容以便協助辦理或周知的機關，應標注在公文主題詞下端、印發機關之上，上下用兩條等寬的平行細實線（寬140毫米，高1毫米）作為界線。抄送機關在“抄送：”后面依機關性質、職權、隸屬關系用其它邏輯關系依次標注抄送機關的全稱或規范化的簡稱，移行時與上一行平行書與。抄送機關一般按上級、平級、下級機關的次序排列，同級機關按黨、政、軍、群次序排列。不同級別或同一級別不同性質的單位之間用逗號，同一級別、同一性質的單位之間用頓號。

（十四）印發（翻印）機關、印發日期

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公文的文本根據用途的不同，可分正本、副本、存本、修訂本。根據已簽發的定稿制發的正式文件稱為正本，突出特點是蓋有發文機關的印章或領導人的親筆簽署，以實現文件的效力；凡是根據公文正本復制、謄抄的其他稿本稱為副本(抄本)，主要代替正本供傳閱、參考和備查使用；存本是指發文機關印制一份文件的正本后留在本機關的除草稿、定稿以外的印制本，作為正本的樣本留在本機關以備查考之用。存本不外發，一般也不加蓋印章或簽署；對于已經發布生效的文件，在經過一個時期以后，文件中的某些內容已不適合當前的情況需要進行修改補充，這種重新予以修改補充再行發布的文本，稱為修訂本。

通知是機關團體用來傳達事務或布置工作用的，通知的發文、收文單位之間有直接的上下級關系；通告面向公眾，用于公布一般性的、應當遵守或周知的事項，沒有特定的主送單位；公告用于宣傳重大事件；通報適用于表彰先進，批評錯誤，傳達重要精神或者情況。

公文：按特點和作用分為規范性公文、指揮（導）性公文、報請性公文、知照性公文和記錄性公文、批轉類公文。

指導性公文（1）命令 （2）指令 （3指示） （4）決定 （5）決議 （6）計劃

（7）布告

規范性公文（1）章程 （2）規定 （3）條例 （4）辦法 （5）細則

報請性公文（1）報告（2）請示

批轉類公文（1）批復 （2）批轉 （3）轉發

知照性公文（1）公告 （2）通告 （3）通報 （4）通知

記述類公文（1）會議紀要（2）總結 （3）會議記錄（4）大事記

聯系類公文（1）公函 （2）便函

從公文內容的性質和特點來劃分：指揮性公文、規范性公文、報請性公文、知照性公文、記錄性公文。從公文內容處理要求分類，一是參閱性公文，二是承辦性公文。

1指示是領導機關對下級機關布置工作，闡明工作活動要點及要求、步驟和方法時所使用的.. .

一種具有指導原則的下行公文。

2批復是用于答復下級機關請示事項的公文，是機關應用寫作活動中的一種常用公務文書。3決定是對重要事項或重大行動作出決策或安排，并要求機關各部門和下級機關或有關單位貫徹執行的指令性公文，適用于重要事項或者重大行動作出安排，獎懲有關單位和人員，變更或者撤銷下級機關不適當的決定。

4通知適用于批轉下級機關的公文，轉發上級機關和不相隸屬機關的公文，傳達要求下級機關辦理和需要有關單位周知或執行的事項，任免人員。是向特定受文對象告知或轉達有關事項或文件，讓對象知道或執行的公文。

通報是上級把有關的人和事告知下級的公文，目的是交流經驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。 不具有具有權威性特點。 擴展閱讀：通報是上級把有關的人和事告知下級的公文。它的作用是表揚好人好事，批評錯誤和歪風邪氣，通報應引以為戒的惡性事故，傳達重要情況以及需要各單位知道的事項。其目的是交流經驗，吸取教訓，教育干部、職工群眾，推動工作的進一步開展。

通報特點有：

1．告知性。 通報的內容，常常是把現實生活當中一些正反面的典型或某些帶傾向性的重要問題告訴人們，讓人們知曉、了解。

2．教育性。 通報的目的，不僅僅是讓人們知曉內容，它主要的任務是讓人們知曉內容之后，從中接受先進思想的教育，或警戒錯誤，引起注意，接受教訓。

3．政策性。政策性并不是通報獨具的特點，其他公文也同樣具有這一特點。可是，作為通報，尤其是對表揚性通報和批評性通報來說，在這方面顯得特別強一些。

通報特點也可闡述為典型性、教育性和說理性。

建議，通常是指針對一個人或一件事的客觀存在，提出自己的見解或意見，具使其具備一定的改革和改良的條件，使其向著更加良好的、積極的方面去完善和發展。

承辦是承辦單位按領導人的批辦意見進行具體的辦理，承辦是收文辦理中的核心部分，程序中的關鍵性環節，它關系到文件內容的落實和問題的解決。

承辦的方式可采取：電話答復、復印批件、制發文件、召開會議及進行面談等。

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