,案卷封面,案卷封底及案卷目錄打印的說明

2023年12月12日發(fā)(作者：真常)

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關(guān)于城建檔案盒面、檔案盒脊背、案卷封面、

案卷封底及案卷目錄打印的說明

為了科學(xué)地保管好城建檔案，統(tǒng)一城建檔案整理的規(guī)范化、標準化，我館對城建檔案的檔案盒面、檔案盒脊背、案卷封面、案卷封底、卷內(nèi)目錄要進行標準化打印，現(xiàn)對打印的要求如下(字體的設(shè)置、內(nèi)容兩者之間的間距是一個基本值，這個基本值可以有一定的誤差，不可能是絕對，但不能誤差太大)。

一、 檔案盒面

打印盒面的紙張（無酸紙）要同檔案盒的顏色相一致，盒面內(nèi)容的右邊距要均勻，紙張粘貼在檔案盒“城建檔案”字樣的下面，不得覆蓋檔案盒的“城建檔案”字樣；其紙張的邊緣剛好貼在檔案盒紅線框內(nèi)，不得覆蓋紅線。

1、一個檔案盒內(nèi)最多只能排放四個案卷；

2、“案卷題名”字樣，用宋體二號字，粗黑；

3、案卷題名的內(nèi)容：宋體，二號字，粗黑，字體縮放50%，字距不得太疏，一個案卷的名稱要在一行范圍內(nèi)完成（如果案卷名稱文字過多，則適當調(diào)整字體縮放的大小），要有下劃線，如有多個案卷，其下劃線要對齊，從整體看上去要美觀；

4、“責任者、編制日期、移交單位、密級、保管期限、本項目共有檔案、存放地址”等字樣，用宋體，小四號字，粗黑；

5、“責任者、編制日期、移交單位、本項目共有檔案、本盒共幾卷、 1 卷次為第幾卷”：宋體，四號字，粗黑，字體要縮放80%，要填寫的內(nèi)容下一定要有下劃線，“責任者、編制日期、移交單位”的下劃線一定要對齊；

6、“編制日期”要用阿拉伯數(shù)字填寫，在年月日要用“.”，如果有時間范圍，則要用“～”隔開，如“2001.09～2003.05 。

7、“密級、保管期限”的內(nèi)容由我館填寫；

8、盒面樣式（見附錄A）。

二、 檔案盒脊背

1、打印脊背的紙張要用A4紙（無酸紙），紙張的顏色要跟檔案盒的顏色差不多，脊背的高度要同檔案盒的高度一樣，脊背的內(nèi)容有檔號、案卷題名、存放地點；

2、脊背的內(nèi)容最多有四個案卷題名，每一豎行打印一個案卷題名，案卷題名的排列一定要按我館規(guī)定的案卷順序排列，其排列要從脊背的左側(cè)排起；檔案盒只有一卷內(nèi)容時，案卷題名要排在脊背的正中，有多個案卷時，其排列方法依法類推；

3、檔號：宋體，四號字，粗黑；

4、案卷題名：宋體，四號字，粗黑；

5、案卷題名的內(nèi)容：宋體，四號字，粗黑，字間距不能太疏，如內(nèi)容太長，字體可適當縮放（例如字體縮小90%）；

6、存放地點：宋體，四號字，粗黑；

7、其中“檔號、存放地點”的內(nèi)容由我館填寫。

8、脊背樣式（見附錄B）。

三、 案卷封面(16開、8開)

2 1、案卷封面樣式由我館提供，其樣式要與我館印刷的樣式封面一樣；

2、不需要填寫的內(nèi)容（由我館填寫），“檔號，檔案館代號”；

① 檔號：宋體，三號字，粗黑，字體縮放90%；

② 檔案館代號：宋體，三號字，粗黑，字體縮放90%；

3、需要填寫的內(nèi)容：

①、案卷題名：宋體，一號字，粗黑，字體縮放50%，縮放字間距不能太疏，案卷題名如果在一行范圍內(nèi)不能完全打印，可分二行打印；

②、其它內(nèi)容：宋體，四號字，粗黑，字體縮放90%；

③、“編制日期”要用阿拉伯數(shù)字填寫，在年月日要用“.”，如果有時間范圍，則要用“～”隔開，如“1997.03～2003.11”。

四、 案卷封底(16開紙、A4紙)

1、案卷封面樣式由我館提供，其樣式要與我館印刷的樣式封面一樣；

2、要填寫的檔案材料、文字材料、圖樣材料的頁數(shù)以及照片的張數(shù)：用宋體，小四號字，粗黑；

3、立卷人、審核人、技術(shù)審核人、檔案接收人、日期：用宋體，小四號字，粗黑；

4、日期要用阿拉伯數(shù)字填寫；

5、立卷單位對案卷完整準確情況的說明、接收單位的審核說明要填寫的內(nèi)容：宋體，四號字。

五、 卷內(nèi)目錄(16開紙)

1、紙張上面最邊緣離表格的首行的距離為35毫米，在此范圍內(nèi)要填

寫“卷內(nèi)目錄”，把“卷內(nèi)目錄”排在正中，“卷內(nèi)目錄”設(shè)置為：黑體， 3 二號字；

2、表格首行的內(nèi)容：宋體，四號；

3、表格首行的高度為20毫米；

4、表格的左邊距為26毫米,右邊距為10毫米。

5、表格一定有15行空白行表格，可以在表格內(nèi)填寫內(nèi)容，每一行表

格的高度為13毫米左右，填寫的內(nèi)容設(shè)置為：宋體，五號字（除序號的填寫的內(nèi)容為宋體，四號字外）。

6、卷內(nèi)目錄（16開紙）樣式：（見附表C）。

六、 卷內(nèi)目錄(A4紙)

1、紙張上面最邊緣離表格的首行的距離為35毫米，在此范圍內(nèi)要填寫“卷內(nèi)目錄”，把“卷內(nèi)目錄”排在正中，“卷內(nèi)目錄”設(shè)置為：黑體，二號字；

2、表格首行的內(nèi)容：宋體，四號；

3、表格首行的高度為20毫米；

4、表格的左邊距為26毫米,右邊距為10毫米。

5、表格一定有15行空白行表格，可以在表格內(nèi)填寫內(nèi)容，每一行表

格的高度為14毫米左右，填寫的內(nèi)容設(shè)置為：宋體，小四號字（除序號的填寫的內(nèi)容為宋體，四號字外）。

6、卷內(nèi)目錄（A4紙）樣式：（見附表D）

4 附錄A 檔案盒面式樣

檔案盒邊框

11

23

檔案盒的“城建檔案”字樣

案卷題名

32

11

10

37

28

11

28

11

28

7

責 任 者

編制日期

7

移交單位

28

密 級

23 45

保管期限

28

本項目共有檔案 卷

10

本盒共 卷

10

卷次為第 卷

10

28

存放地址

96

7

7

11

備注：尺寸單位統(tǒng)一為：mm(毫米)，其標明的兩者距離大約誤差1mm左右，并且要保持整體美觀性。

5 附錄B 檔案盒脊背式樣

檔 號

14

25

案卷題名

D

15

270

185

存放地點

尺寸單位統(tǒng)一為：mm （D=20、30、40mm）

6

16

15 附錄C 卷內(nèi)目錄(16開紙)樣式

35

序

號

25

10

卷 內(nèi) 目 錄

日 頁

次

15

備

文件題名

期 注

15

60

文件

責任者

編號

20

20

20

20

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

行×15

15270

195

尺寸單位統(tǒng)一為：mm

7 附錄D 卷內(nèi)目錄（A4紙）式樣

35

序

號

25

10

卷 內(nèi) 目 錄

日 頁

次

15

備

文件題名

期 注

15

70

20

文件

責任者

編號

20

20

20

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

15297

行×15

210

尺寸單位統(tǒng)一為：mm

8

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