財務支出管理辦法

2023年12月29日發(作者：金融專業排名)

財務支出管理辦法（暫行)

第一條 為規范分公司財務管理工作,防范財務風險，合理配置

財務資源，根據國家有關會計及財務管理制度和規定，制訂本財務支

出管理辦法。

第二條 財務支出包括資本性支出及費用支出。

資本性支出包括固定資產購置、低值易耗品購置、無形資產購置。

費用支出包括常規項目費用支出、非常規項目費用支出。

第三條 公司實行全面預算管理，各部門應在預算額度內統籌安

排本部門的經費開支,不得超支，各部門應指定專門的預算管理人員

全面負責協調本部門預算的編制及執行.

第四條 公司所有財務支出(除人力支出、房租物業費、水電費、

職場辦公電話費、車船使用稅、手續費外）必須經過簽報程序。簽報

程序分為簽批程序和報銷程序,簽批程序是指項目發生前在KOA系統

中的申請(審批流程結點按“第五條 審批權限"執行）；報銷程序

是指事后至財務部的報賬程序（報銷審批流程與KOA簽報審批流程一

致）。

第五條 審批權限

(一）簽批程序（審批流程結點）

1 、費用預算類簽批程序

部門預算管理員→部門負責人→會簽部門（如果有)→財務部預

算管理員→財務部負責人→分管副總→公司總經理

2、資產類簽批程序

部門預算管理員→部門負責人→辦公室資產管理員→辦公室負責人→財務部預算管理員→財務部負責人→分管副總→總經理

3、對于工資、傭金、社保、房租、稅金、根據保費計提的手續

費等標準確定的支出，由總經理直接簽批。

（二）授權管理

1、公司實行費用審批的授權委托制度，具有簽批權限的簽批人

出差或休假,為保證各項工作的正常運轉,簽批人可將其簽批權限予

以授權。

2、授權人對應的被授權人見下表：

授權人 被授權人

公司總經理 公司總經理室分管總

公司總經理室分管總 分管部門經理（主持工作）

公司部門經理 非主持工作的部門副職、室主任

向下授權不能超過兩個層級，即當被授權人在接受上級授權期

間，其本人因出差、休假等也需要對下授權時，不能將上級授權事項

再次向下授權.例如:公司總經理A授權給分管營銷總經理B，

在授權期間，B 因出差需要授權給營銷管理部經理C，則B 不能將A

授權事項授權給C，B 需要提請A 取消對他的授權.

3、授權可以采取書面方式,也可以是郵件方式。授權內容包括：

授權的有效時間、授權簽批的事項及金額.在申請費用報銷時，授權

文件必須隨報銷單據同時提交財務部門。接受授權的人如果是具有簽

批權限的人，除在自己應簽批的地方簽字外，在授權人的簽字處簽字

應加“(代）”.

第六條 報銷規范管理

(一) 公司個人借款、費用報銷除特殊情況外一律不得支付現金。

外部費用、資本性支出報賬，原則上采用支票或匯款等轉賬方式支付,1000 元以下的可支付現金。

（二） 費用發票的規范：

1、費用支出取得的原始憑證必須是正式“發票"，不允許以“收據”代發票;

2、費用支出必須取得真實的原始憑證，即費用支出必須與發生

的經濟業務相符，嚴禁偽造、變造原始憑證，套取現金；

3、費用原始發票必須有稅務監制章和簽發單位的發票專用章;

4、發票應填寫簽發日期及客戶名稱；

5、大小寫金額必須一致；

6、發票內的任何一項內容不得涂改；

7、原始發票上所列商品名稱,嚴禁出現“辦公用品"、“修理

費”、“食品"等沒有具體商品名稱的字樣;如果在一張發票上無法

開具物品的單價、數量的，必須在原始發票后面附清單（或超市收銀

小票)，清單并加蓋與發票相同的財務（發票）專用章;

8、嚴禁出現“禮品"字樣的發票；

9、購買實物資產的發票必須有實物保管人簽字的《入庫單》，

已領用的還應填寫《出庫單》；

10、報銷可控費用項目應附內部工作簽報，如會議培訓費、推動

費、宣傳費、招待費、差旅費、資產及大型維修等。報銷會議培訓費

時，還需附賓館結算明細清單；報銷激勵費時，還需附激勵方案效果

評估及兌現結果統計表，并經相關人員簽字確認;

11、自制原始憑證要統一規范，手續完備。如內勤工資發放表、

提成發放表等,要求格式統一，經辦人、復核、部門負責人、財務負

責人、機構負責人均需簽字。

（三) 費用發票單據的整理

1、原始憑證必須分類粘貼在“粘貼單”上，如差旅費、餐費、

公雜費等；

2、原始憑證應從右向左成階梯狀，整齊排列,不能超越“粘貼

單”四周。粘貼時，注意不要覆蓋發票上所有內容；

3、在粘貼單右上角注明原始憑證張數（大寫）和金額(小寫),

有合同、協議的，必須將合同、協議一并交財務部.

4、費用憑證封面的附件張數應為“粘貼單”張數（大寫）；

5、禁止用簽字筆及鋼筆以外的筆填寫和簽字;

6、費用報銷單上需加蓋“銀行付訖”、“現金付訖”章、“領

款人”應簽收，報銷單后附的發票加蓋“已報銷”章.

(四） 費用報銷的時效

費用報銷必須及時，常規費用（常規交通費、招待費)票據應在

一個月內報銷，其他費用應在項目結束后二周內完成所有的報銷事

宜，所有項目原則上不得跨年度列支.

第七條 個人借款管理

本辦法中“個人借款"是指公司員工為保證工作正常進行以個人

名義預借的款項，不包括因常規支付事項而設立的備用金及因長期合

作所須繳納的押金。但備用金在常規支付事項取消后、押金在合作關

系結束后，均應納入本辦法管理范圍。

（一） 個人借款基本原則

1、公司原則上不允許發生個人借款.公司統一協助辦理銀行信

用卡，并協助爭取較大金額的信用額度。如確因特殊情況需要借款的，

須按文件嚴格進行審批與管控。

2、建立借款責任連帶制度，借款人所屬部門負責人應對其所審

批的部門內員工借款行為負連帶責任。

3、對公結算借款原則上須通過轉賬進行,不得借支現金。

（二) 個人借款的條件與范圍

1、差旅費（限于金額在2 萬元以上，項目組性質差旅費及未能

及時辦理信用卡的員工出差）；

2、公司組織的大型會議費、培訓費、競賽費支出；

3、金額在2 萬元以上的公關費用；

4、其他特殊原因。

（三） 借款期限

個人借款時應在借款單上注明借款歸還時間,最長時限不得超過

一個月.如確因特殊情況無法在規定期限內歸還的,須辦理續借手續.

每月發薪日前有逾期未歸還的借款且無續借手續的，將按借款金額從

借款人薪酬中直接扣回。借款人工資不足以扣款的，應從借款連帶責

任人薪酬中扣除。

具體操作流程為:每月20 日前財務部向有借款的部門負責人、

預算員、借款人發郵件進行催收，每月30 日前財務部將個人逾期借

款扣款表提交人事部，人事部據此從相關責任人應發薪酬中扣除，直

接沖銷借款，當月全部薪酬不足抵扣的，下月繼續抵扣，直至還清為

止.

（四) 公司內部的會議、培訓、競賽的費用支出，在申請借款的

時候，應提交與此相關的會議通知、培訓方案、競賽方案以及預算明

細。在預算明細中，應有人員數量、住宿標準、餐費標準、雜費限額。

參加外部機構組織的會議，應提交邀請函或會議通知及費用明細。

第八條 財務支出項目管理

(一）差旅費

差旅費的報銷應依據分公司下發的《差旅費管理辦法》執行。

差旅費報銷，應一次性結清,不允許分次報銷。

（二)招待費

招待費是指用于部門及團隊的溝通、激勵,部門員工加班餐費、

公司外部交流以及招待來賓等的費用。各部門應本著勤儉節約的原則

開支必要的業務招待費。招待費動支應事先簽報申請，詳細列明接待

單位、主要接待人員、陪同人員、用餐人數。

(三）培訓費

1、培訓費動支必須在年度培訓計劃項目內安排,預算外項目必

須經過預算追加審批流程.

2、培訓費動支應事先簽報申請，詳細列明培訓內容、培訓地點、

參加人員、費用詳細預算（住宿標準、餐費標準、雜費限額）、費用

分攤原則等事項。費用報銷時，應提供培訓通知、人員簽到表作為報

銷附件，涉及費用分攤的還應附《費用分攤表》，分攤表需各分攤部

門負責人審核簽字。

3、公司內勤培訓，應首選視頻方式進行,確實需要集中現場培

訓的，原則上應安排在公司職場內舉行。

4、公司專業技術人員參加專業資格考試的考試費報銷參見人事

部的相關規定執行.

5、建議培訓部確定一至兩個培訓場地作為協議單位,有效的控

制培訓成本。一次培訓一次性報銷，不允許分次報銷。

(四）會議費

1、會議費是指因舉辦會議而發生的包括賓館住宿費、餐費、場

地使用費、租車費用及雜費等在內的費用。

2、會議費管理應按照公司《會議費管理暫行辦法》執行。

3、公司內部的一般性會議，原則上應利用公司職場進行,可以

發生會議用小食品購買費用，但不允許發生會議場地租賃、住宿等費

用。

4、公司策略性會議,預算編制與執行統一由公司人事行政部管

理.對于確實需要租用會議場地，并發生住宿、餐飲、交通、公雜等

費用的會議,應先以內部工作簽報形式報總經理審批。

5、一次會議應一次性結算，不允許分次報銷.費用報銷時，應

提供會議通知、人員簽到表作為報銷附件；涉及費用分攤的還應附《費

用分攤表》，分攤表需各分攤部門負責人審核簽字。

(五) 交通費

交通費是指各部門因公外出及員工加班發生的日常市內交通費。

部門日常市內交通費采取全年額度控制,以部門為單位集中報銷。異

地出租車發票嚴禁在交通費科目列支。

（六) 通訊費

1、由公司實報實銷的通訊費用，按照公司相關標準執行。

2、公司個別崗位因為工作性質需要長年固定報銷手機費用的，

應由部門提出申請,經公司領導審核通過后予以執行。

(七） 租賃費

1、租賃費包括公司辦公職場的租賃、復印機的租賃、車輛的租

賃等費用.職場租賃費用包括租金、物業費、取暖費等費用。

2、第一次報銷此項費用時，應提供租賃合同作為附件，財務部

根據合同金額及合同方支付款項。以后若干期不需要提供合同，但需

要將含有付款金額和付款時間的一頁作為附件，同時在費用報銷單上

注明“合同總價款、已付款及本期價款”.

3、房主應提供房屋租賃性質的發票,若物業管理費不含在房租

里，則報銷時應提供物業費報銷專用發票.

4、公司原則上不另外負擔租賃的相關稅金.有關部門與房主談

判時，應盡量將租金、稅金、物業費合并到租金中.

（八） 電子設備運轉費

1、電子設備運轉費是指為保證網絡及計算機正常運轉發生的費

用，如：設備維護費、機房維護費、軟件使用費、網絡通信費用、網

絡維護費等其他電子設備運轉費.

2、屬于合同類支出的電子設備運轉費，申請報銷時應后附合同

復印件。

3、屬于年度使用費或年度維護協議的,應在費用報銷單上寫明

此次付款的所屬期間。

（九） 車輛使用費

1、車輛使用費指公司機動車所需的燃料、輔助油料 、維修費、

路橋費、泊車費、養路費、車檢費等，對于油料、路橋、泊車費原則

上一個月報銷一次，同時提供相應的派車單。

2、人事行政部負責車輛的日常管理工作。

3、車輛使用費的管理應遵照公司車輛管理辦法執行。

（十） 資料費（含報紙、刊物、專業書籍等）

1、公司一般性資料雜志，由公司人事行政部統一管理,在征求

部門意見后統一征訂或購買。費用預算由人事行政部統一編制和掌控

執行.

2、各部門專業書籍、資料在公司人事行政部登記后可自行購買、

保管，在年度預算中由專業部門自行編制預算。

3、公司建立集中閱覽室后，所有書籍、資料應收歸人事行政部

統一管理，采用借閱的辦法。

（十一) 印刷費、維修維護費、財產保險費、水電費、辦公用

品及辦公設備耗材費、郵寄費、公雜費等

1、本印刷費僅指公司內部書刊、信封、信紙、名片，賀年品、

辦公表單的印制及相關設計、包裝、運輸等費用。不包括業務使用的

有價單證及非有價單證。

2、維修維護費是指用于職場維修維護的費用。人事行政部是維

修維護的執行部門。

3、財產保險費是指公司資產參加保險的費用，包括機器設備、

車輛、電腦等資產的保險.

4、人事行政部是公司水電費的管理部門，負責確定用水用電指

標、核定水電收費價格、辦理水電費的繳納及報賬等。

5、辦公用品費是指辦公文具、辦公用品等費用，辦公設備耗材

費是指辦公設備耗材，如紙張、硒鼓、墨盒等費用。日常辦公用品費

由人事行政部實行月度人均定額管理，辦公設備耗材由人事行政部統

一預算和管控.

6、郵寄費包含公文郵寄費、職場之間的資料運送費、合作企業資料往來。行政辦公的郵寄費由人事行政部統一管理。

7、公雜費是指辦公費用以外的零星費用,如公用的清洗用品費

用、衛生用品費用等。公雜費的結算應逐項列明明細項目。

8、上述費用的結算應遵照公司合同管理辦法和采購管理辦法執

行。由人事行政部統一管理，并進行費用分攤。

（十二)職工薪酬、福利

1、人事部負責公司員工的薪酬福利支出管理，以及相應個人所

得稅的計算、明細申報.

2、職工福利費的支出應遵循人事部確認的福利政策.年度福利

政策需報備財務部。

3、職工福利費的支出由公司人事部門統一管理。

第九條 裝修費的支付按照公司相關管理規定執行。

第十條 設備采購，設備采購應按照公司采購管理辦法執行.

第十一條 家具采購,家具采購應該按照公司采購管理辦法執

行。

第十二條 固定資產、低值易耗品由人事行政部根據總公司資產

管理規定建立臺帳進行實物管理，財務部對其進行價值管理。

第十三條 本辦法自2015 年1 月1 日起執行.

授權書

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