我國數字檔案館研究與建設現狀分析及展望

2024年3月3日發(作者：升壓斬波電路)

我國數字檔案館研究與建設現狀分析及展望

摘要】本文簡要分析數字檔案館（室）建設現狀，在數字檔案館（室）的定位下對照建設的目標及內容分析數字檔案館（室）建設發展中存在的問題，探討其未來發展方向與期望。

【關鍵詞】數字檔案館；數字檔案室；信息服務；

隨著信息技術與互聯網的發展，檔案管理迎來了新的機遇與挑戰，社會對檔案館產生了新的職能要求，從最開始的兩位一體的職能要求：一是永久保管檔案的基地；二是科學研究和各方面工作利用檔案史料的中心。發展為五位一體的職能要求：一是檔案安全保管基地；二是愛國主義教育基地；三是檔案利用中心；四是政府信息查閱中心；五是電子文件中心。為對于現代檔案管理工作最科學有效解決方案就是建設數字檔案館（室）。

一、數字檔案館與數字檔案室的區別

數字檔案館和數字檔案室在工作中有著不同的側重點，具體分析如下：從管理對象來看，數字檔案館多為數字副本，部分電子文件，而數字檔案室以電子文件為主，兼顧數字副本；從對象內容來比較，數字檔案館多為目錄信息，部分全文信息，而數字檔案室主要為全文信息；從工作重點分析，數字檔案館重在管理，包括接收、管理、利用電子文件，而數字檔案室重在規范，包括整理、管理、利用和移交電子文件；從檔案保管期限比較，數字檔案館著眼于檔案長期保存，而數字檔案室著眼于檔案現實利用，面臨長期保存。

二、全國示范數字檔案館（室）建設整體情況

國家檔案局在2000年深圳召開了全國第一次數字檔案館建設研討會，就此拉開了全國數字檔案館建設的序幕，緊接著2014年出臺《數字檔案館系統測試辦法》規范引導全國數字檔案館建設工作，并在2015年正式開展數字檔案館系統測試工作。數字檔案館系統測試依據是《數字檔案館系統測試指標表》。數字檔案室建設以2016年國家檔案局辦公室印發的《數字檔案室建設評價辦法》為依據。此后，數字檔案館建設作為檔案工作的一項全新事業、全新工程在全國各地獲得快速發展，數字檔案館建設開花結果，投入運行并取得績效。

按照各地檔案館網站、新聞報道和相關文獻查詢，從2015年6月5日至2019年12月31日通過測試認定的各省、市“全國示范數字檔案館”一共31個分別為：青島市檔案館、太倉市檔案館、紹興市檔案館、珠海市檔案館、十堰市檔案館、青島市南區檔案館、上海市徐匯區檔案館、南京市建鄴區檔案館、漳州市檔案館、常州市檔案館、杭州市城建檔案館、濟源市檔案館、蚌埠市檔案館、嘉善縣檔案館、濰坊市檔案館、楚雄州檔案館、湖州市檔案館、重慶市國土資源和房屋檔案館、濟南市檔案館、蕪湖市檔案館、張家港市檔案館、寧波市數字檔案館、中山市檔案館（數字檔案館）、杭州市檔案館、日照市數字檔案館、浙江省檔案館、成都市檔案館、成都市雙流區檔案館、西安市檔案館、上海市青浦區檔案館、山東省檔案館。

2016年-2018年通過測試認定的各省、市“全國示范數字檔案室”一共7個分別為：中山市檔案館（數字檔案室）、海關總署數字檔案室、南京市審計局數字檔案室、南京建鄴區檔案館（數字檔案室）、廣東省自然資源廳數字檔案室、福建省公安廳數字檔案室、浙江省公安廳數字檔案室。

2015-2019年期間平均每年約新增6個全國示范數字檔案館，建設范圍不斷擴大，建成數量逐年攀升。2016-2018年期間共認定了全國示范數字檔案室7個，

雖然2017年出現了斷層情況，但是2018年認定全國示范數字檔案室數量是2016年的2.5倍，可以推斷數字檔案室的建設工作持續在進行中從未中斷過。可以推斷一是各地投入數字檔案館建設的經費支持逐年上升；二是數字檔案館建設中應用的各類技術水平逐年上升；三是數字檔案館整體運行效果逐年提高。

全國示范數字檔案館（室）分別分布在14個省份中，也就是說全國34個省級行政區域中，還有20個省份未達到了全國示范數字檔案館（室）標準，達標率只有41%。其中華東地區26個，華北地區1個，華中地區2個，華南地區4個，西南地區4個，西北地區1個，東北地區0個。由此可見全國示范數字檔案館（室）建設發展極為不均衡，華東地區的數字檔案館（室）已小具規模，數量上遙遙領先其他區域，是全國示范數字檔案館（室）建設的前沿陣地，其余地區在數字檔案館（室）建設方面仍然處于起步階段。

三、數字檔案館（室）建設中存在的問題分析

（一）數字檔案館（室）建設宏觀管理不到位，國家層面上相關指導性文件和標準規范出臺相對滯后，個別地方黨委政府對數字檔案館建設的支持力度不夠。檔案部門對數字檔案館建設的認識不清項目管理經驗少，實施方案與資金分配不合理，功能定位不清楚，系統建設低水平。

（二）檔案信息化水平不均衡，信息化頂層規劃與設計不夠全面。發展較快的已經基本建成數字檔案館，開始數字檔案館向智慧檔案館的轉型；發展較慢的，基本的信息化設施還不完善；各地電子文件管理和數字檔案館（室）建設水平參差不齊，部分地區傳統檔案數字化比例較低，個別市縣數字化率不到10%，以致空有數字化系統而無數字檔案內容；

（三）檔案信息化建設人才缺乏。在隊伍建設中專業性人才的引進、使用、培養不夠。基層信息化工作被動和盲從，甚至有的單位軟件系統開發、應用、數字化加工全部甩手交給外包公司，數字化質量無人把關、無人監督檢查，存在嚴重隱患。

（四）安全防范不夠到位。一些單位監管不到位，涉密和非涉密檔案信息混合管理，未進行有效劃控，存在降密使用和泄密風險；帶密級信息、敏感信息未經嚴格審查，公開上網提供利用；對合作公司的背景審查、設備檢測、人員政審不到位，存在數字檔案被合作單位拷貝留存、傳送的情況和風險；優盤、硬盤使用混亂，公私不分，內外不分，登記不明。

四、數字檔案館（室）未來發展方向及期望

（一）以問題為導向，提升數字檔案館（室）的建設水平。

加強數字檔案館（室）基礎設施建設，進一步提高檔案管理軟件的技術和應用水平。各級各級檔案館（室）的現存檔案大多還是傳統載體的，應積極推進檔案數字化把檔案載體變為數字形態，就是要把紙質檔案、音像檔案等傳統載體的檔案數字化。按照"增量電子化"的要求，全面開展原生電子文件的歸檔、接收工作。隨著辦公自動化的日益普及，絕大多數檔案形成單位的好多文件現在都有電子文件，新形成的檔案都有電子檔案。從源頭抓起，及時地把新形成的電子文件歸檔保存，并進一步及時地接收進檔案館備份保存。

（二）以利用為導向，提高數字檔案館（室）的服務水平。提升檔案公共服務能力，實現檔案信息資源的社會共享，解決傳統檔案的利用方式不能滿足新時期廣大人民群眾對檔案利用需求的矛盾，是建設數字檔案館（室）的主要目的之一。各級檔案館（室）對已數字化的檔案，尚未放入數據庫或局域網提供利用的要盡快放入數據庫或局域網提供內部利用；尚未開展開放鑒定的要盡快開展開放

鑒定，并把可開放的放入政務網或互聯網供社會共享。

（三）強化數字檔案館（室）安全體系建設。建立健全計算機及網絡安全、信息系統安全、檔案信息發布等安全管理制度。做好檔案的安全備份。要加強電子檔案存儲載體研究，確定可以適用于不同檔案館（室）、不同數據規模、不同技術條件的檔案備份存儲解決方案。進一步提高檔案信息系統與檔案網站安全保護水平。推進關鍵信息基礎設施自主可控，加強涉密檔案的安全管理。

通過數字檔案館（室）測試并非數字檔案館建設的最終目的，而是希望通過系統測試，找出數字檔案館（室）建設中存在的缺陷和不足，按照科學的理念、規范的標準來完善數字檔案館（室）系統，推動檔案信息化不斷邁向新臺階。

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