最全辦公室職能

2024年3月15日發(作者：七夕水)

最全辦公室職能

最新最全辦公室

辦公室是一個組織直接為領導和中心工作服務、承上啟下、

協調左右的綜合辦事機構。辦公室參與政務、協調事務、做好

服務，是單位運轉的樞紐，是對內、對外的窗口。在不同類型

的組織中，在都設有辦公室這一機構。性質不同、規模不等的

組織，辦公室的工作內容略有不同，下設機構也有一些差異。

但一般來說，辦公室大都具有辦文、辦會、辦事、溝通協調等

幾個方面職能。

辦公室是從屬于組織決策層并為其提供必要的輔助服務的

部門，它圍繞單位的中心工作，向領導提出決策建議并督促決

策的落實，是決策層的延伸。

一、辦公室工作的主要內容

隨著組織所處的時期和擔負中心任務的不同，辦公室的工

作內容也有變化，但其常規工作可以概括為以下幾個方面。

1、辦文工作

辦文工作主要是圍繞文書、文件、文字材料開展的工作。

具體分三項事務：

（1）文字工作，主要指文書、信函、稿件等的撰寫，包

括領導需要的各種文字材料的準備和起草。

（2）文書處理和檔案工作，主要指文件辦理方面的工作，

如文書的打印、制造、收發、運轉、傳遞，機要文件的傳遞、

立卷、歸檔、保存等工作。

（3）電子文件的撰寫、傳輸、管理、歸檔等方面的工作，

如電子郵件的發送、電子文件數據庫的建立、管理與檢索等。

2、辦會工作

辦會工作指對各類會議的籌備、組織、服務、管理等工作，

包括會前的籌劃和準備、會中的組織和服務、會后的善后和落

實。

3、辦事工作

辦事工作大致分為信息工作、技術工作、日常行政事務工

作、臨時交辦工作四大項。

（1）信息工作，廣義上說，黨政機關的政策研究、公司

企業的市場預測分析和調查、領導決策前的調查研究與情況綜

合、情報動態的每日分析整理、組織內簡報的編發等，都是信

息工作，收集資料摘要、編寫大事記、組織史志編寫、編制各

種范圍的聯絡手冊、收集保管名片等，也是信息工作。

（2）技術工作，主要指機要工作、現代辦公設備辦法的

使用維護工作。機要工作指構造內秘要文件的保管、傳遞、以

及單位內失密事務、守衛工作的安排、檢查、落實。計算機安

全工作主要指計算機信息安全工作，如防黑客襲擊、防計算機

病毒、信息安全教育等現代辦公設備辦法的使用和維護主要指

多媒體會議設備、數碼攝錄像設備、現代辦公環境的主控室設

備的操作和日常維護等。

（3）日常和行政事務工作，主要指值班、接待、印章管

理、環境管理、車輛管理、財務管理、后勤管理、對外聯絡、

安排領導活動等。

安排領導活動是一項復雜、細致而又很具體的工作，指為

領導的個體和群體安排的各種活動，包括各種會議、外出參觀

考察、調查研究、檢查指導工作、外事工作等。辦公室在安排

領導活動時，要在滿足工作需要的前提下盡量從簡，減少領導

不必要的社會性應酬活動，保證領導有足夠的時間，集中精力

抓好大事，搞好調查研究。

督查是辦公室一項重要工作，督查是指辦公室圍繞單位的

中心工作、重要決策和領導的重要批示，對負責承辦的部門和

責任人員進行督促和檢查，協助做好需要的溝通工作，以包管

承辦事項按時落實。

在黨政機關還特地設立辦公室，負責辦理群眾來信，接待

群眾來訪及相關事項，同時也負責對報刊上的攻訐、建議的處

理工作。其他構造一般不設立室，相似工作由值班秘書接待辦

理。在不設公關部的公司企業，辦公室還承擔公關事務。

（4）臨時交辦工作，在日常工作中，領導經常有事臨時

事項交由辦公室去具體承辦落實。

辦公室工作綜合性很強，既涉及政治方面，也涉及經濟、

文化方面，還可能涉及法律、法規等，需進行各方面的協調。

在具體業務中，如承辦文電，不論是上報還是下發，往往涉及

幾個部門會簽或辦理，需要辦公室一一溝通、協商并組織落實。

由此可以看出，辦公室工作人員必須有寬泛的知識背景、較強

的辦事能力、較高的工作效率和良好的工作作風。

二、辦公室工作的特點

辦公室所擔負工作的性質決定了它具有輔助性、事務性、

綜合性、中樞性、機要性等特點。

1、輔助性

辦公室是為領導及整個構造提供輔助支持、效勞的部門，

輔助首先必須服從于領導，在工作中體現領導的意志，不可超

越自己的管理權限，違背構造方針自行其是。辦公室工作的輔

助性主要體現在兩方面：第一，全力支持構造的各項工作。這

是指辦公室輔助領導對構造的各項工作進行溝通、協和諧督促

檢查，需要時要調動所掌握的信息人力及物力，協助有關人員

及部門完成工作。第二，就是以協助者的角色完成各項工作。

辦公室是協助領導層工作的機構，除領導授權外，一般它對各

職能機構和各項工作的管理沒有直接的批示和監督權力，只承

擔協和諧效勞等輔助性管理工作，以協助者的角色促進領導決

策的落實，不克不及擅作決定，自作主張。

2、事務性

辦公室工作的事務性表現在辦公室工作的方方面面。值班、

接待、公文運轉、后勤服務等，很多都是非常具體、瑣碎的事

務。有人認為辦公室整天為別人忙，工作價值不高，但事實并

非如此。首先，這些工作是維系組織正常運轉的重要組成部分，

需要有專門的部門或人員去完成，而組織分工恰恰是將這樣的

職能和使命賦予了辦公室。其次，這些工作平常似乎不引人注

意，但卻是基礎性的工作，其價值會通過領導及其他管理人員

的工作折射出來。

3、綜合性

辦公室工作以單位中心工作和主要領導為效勞重點，為領

導的工作提供全方位的支持，因此，領導的工作目標就是辦公

室的工作目標，領導的工作重點就是辦公室的工作重點。領導

的工作是綜合性、全局性的工作，所以辦公室的工作一定是綜

合性、全局性的工作。辦公室具有綜合協調職能。涉及單位全

局的工作，往往由辦公室牽頭，協調構造內各部門完成任務。

辦公室的業務大概涉及構造內各個部門、列位工作人員，起構

造、綜合協調、督促檢查等作用。

4、中樞性

辦公室不同于其他職能部門，它附屬于管理層，作為領導

的助手，是領導的延伸，為整個組織活動輸送信息，溝通協調，

組織聯絡，處理組織活動所產生的內部事務；如果沒有這些工

作，組織將無法正常運轉。它是聯系上下、溝通左右的橋梁，

是組織同外界各方面聯絡的窗口，因此它是組織中名副其實的

中樞機構。

5、機要性

辦公室在工作過程中，由于離領導層較近，得知的組織消

息更多更早，如有關政策的修改和人員的任免等，這些信息具

有一定的機要性，并且不適宜在更大的范圍內和更早的時間為

一般人員所知曉，這就需要辦公室人員在履行職能的過程中具

有一定的保密意識。

三、辦公室的作用

辦公室的作用是指辦公室通過其職能發揮在組織運轉中所

起的作用，包括以下四個方面。

1、參謀與助手作用

辦公室的參謀與助手作用主要表現在輔助領導決策上。辦

公室必須準確理解上級精神，了解和掌握本單位的實際情況，

對各方面信息進行處理，為領導決策提供真實可靠的依據。辦

公室的參謀與助手職能還表現在決策的貫徹執行上。決策已定，

辦公室必須加強督促和檢查，注意搜集各種反饋信息，供領導

檢驗決策、調整、修正決策。

2、樞紐與心臟作用

如果把一個組織比作鐵路部門，那么辦公室就好比列車的

編組站；如果把組織比作一個人，那么辦公室就是連接大小動、

靜脈血管的心臟。一個組織就是一個系統，它既存在和服從予

更大的系統，又有自己相對獨立又相互聯系的子系統，這樣就

構成了一個整體。而具體體現這個整體中領導與被領導關系的，

實現系統中諸因素相互聯系的，就是辦公室。它承上啟下、溝

通左右、聯絡八方，對于一個組織來說，須臾不可少。

3、協調與溝通作用

一個組織內步調一致、協同前進，才能勝利完成工作任務。

要做到這一點，必須不斷加強組織內、外部聯系，互通信息，

相互理解，求得支持，統一步伐。辦公室要協調單位和主級領

導部門以及沒有隸屬關系部門的關系，協調辦公室與其他部門

的關系，協調本單位與下級領導機關的關系，協調辦公室內部

的關系。它還要協調領導與領導的關系，領導與群眾的關系，

組織內部其他部門之間的關系。通過協調，理順關節，溝通上

下左右，消除隔閡，統一認識，求得和諧。

4、形象與管家作用

辦公室是構造對外形象展示的窗口，構造的精神風貌、政

策水平、工作風格、辦事效率都可以通過這個窗口反映出來。

辦公室還是個管家，它肩負多種任務，吃、喝、用、住、行、

資產管理等無所不包；一些突擊性、臨時性的工作均由辦公室

這個管家受理，其他專業部門職責范圍之外的事項往往也通過

辦公室來協調、落實。

辦公室的窗口和管家職能還有更深一層的含義，那就是辦

公室的把關作用：辦公室要把好文字關，提高公文質量，削低

“文山”；辦公室要把好財物關，厲行節約，反對浪費，用較少

的投入換來較多的產出；辦公室要把好會議關，加強會議的審

查，不該開的會堅決不開，能合并的會合并開，能開電話會的

就不見面開，以提高工作效率；辦公室還把好信息關，要對各

方面信息進行精選、提煉、加工，為領導決策提供全面、真實、

高質量的信息。

四、辦公室人員的職業素質

“參與政務、協調事務、做好服務”的角色定位，決定了辦

公室工作的重要性，也決定了辦公室工作人員必須具備的職業

道德素養。我國早在封建社會就已經出現了輔佐各級官員辦公

的幕友、師爺的他們可以被看作是秘書的前身，其素質備受人

們重視。曾有人將對幕友、師爺的素質要求歸納為“十不”：一

筆好字不錯；二等才情不露；三斤酒量不吐；四季衣服不當；

五子圍棋不悔；六出昆劇不推；七字歪詩不遲；人張馬吊不查；

九品頭銜不選；十分和氣不俗。從這里不難看出做個稱職的幕

友、師爺，既要有寫一筆好字、才思敏捷、記憶力強這樣的技

能，也要兼具琴棋書畫多方面的藝術修養，還要做謙謙君子，

有不慕功名、甘居人后的人品。其中不少內容在今天依然適用。

今天對辦公室人員的職業素質要求主要體現在職業道德、

職業意識、職業能為三方面。

1、辦公室人員的職業道德

所謂職業道德，是指擔當分歧社會責任和效勞的人員應當

遵循的道德準則。它通過人們的信念、慣和社會輿論而起作用，

成為人們評判長短、辨別好壞的標準和尺度，從而促令人們不

斷增強職業道德觀念，不斷提高效勞水平。辦公室工作人員的

職業道德素養，主要有以下八個方面：

（1）良好的品格

品格是指人對現實的穩固態度及其慣化的行為方式，主要

表現為：

①對現實的態度，是一個人的基本道德品質，是個人品格

中的核心內容。如愛集體、愛勞動；敬業愛崗、或者自私、孤

僻、好逸惡勞、妄自尊大等。

②情緒特征，主要指情緒方面的強弱、持續時間的長短等。

③意志特征，如行為目標是否明白堅定，行為的自控水平，

遇事鎮定果斷與否等。

④理智特征，是在設想事物的過程中表現為理想主義還是

現實主義、在感知事物的過程中是自動觀察還是被動感知。一

個人的風致對工作和生活影響很大。辦公室人員應當具備良好

的風致嚴厲要求自己，克制不良慣，自動順應工作環境來展開

工作。

（2）忠于職守

忠于職守是指辦公室工作人員忠于辦公室這個特定的崗位、

職責。大而言之是忠于黨、國家和人民利益；小而言之，是指

忠于本單位的利益，這兩者從根本上說是同一的。辦公室工作

人員忠于職守表現在能及時發現工作中的問題，敢于諍諫，表

現在對工作認真負責，及時請示、匯報手檢查、總結，嚴厲執

行領導的指示，反映信息及時、準確。忠于職守還意味著恪守

本分，甘當助手、配角，甘當無名英雄，不越權或濫用職權。

（3）公道正派

辦公室工作人員只有公道正直才干做到胸襟寬闊，在工作

中充滿朝氣和活力。

辦公室工作人員經常接觸領導，與領導熟悉、關系密切。

這類情況下尤其要留意自重自強，不克不及將為領導效勞理解

為主仆關系而獻媚領導、XXX奉承、溜須拍馬。對待來賓，

不管是上級領導，還是基層群眾，不論其資格高低職務大小，

都要一視同仁、平等相待。切忌因人而異，親疏有別。更不克

不及看來頭辦事情，隨風轉。

（4）嚴守秘要

辦公室工作人員在領導身邊的機會多，接觸的內部文件多，

參加重要會議多，接觸秘要多,重慶特色禮品。要嚴厲執行國

家有關失密規定，嚴守黨和國家的秘要，不在任何場合向任何

人和泄露，以免給黨和國家造成損失。要做到不該說的秘要絕

對不說；不該曉得的秘要不要打聽；私人通信、電話不得涉及

黨和國家的秘要；不得在不利于失密的場合談論秘要；私人筆

記本不克不及記黨和國家秘要；接人互聯網的電腦不克不及存

儲秘要；未經領導批準，不得隨身照顧秘要文件。

（5）講求效率

辦公室工作人員一定要注重工作效率，在日常工作中，當

場可以辦理的事，就不要說“研究研究”；當日可以處理完的，

就不要推到明天；急事要馬上落實?！袄讌栵L行”應該是辦公室

工作人員的工作原則和應有作風。

（6）恪守信用

辦公室工作嚴謹繽密、責任重大。辦公室工作人員在工作

交往中應恪守信用。包括約定會晤、安排會議、組織聯絡、收

發函件、傳遞文件都要準時；接受任務如不能按期完成，必須

及時匯報，不能拖延或擅自改變。恪守信用還包括決不輕易允

諾別人所托而自己又力所不能及的事情，一旦允諾就應該盡一

切力量去辦到。

(7)善于合作

辦公室工作人員工作頭緒多、涉及面廣，往往環環相扣，

非單槍匹馬所注完成。辦公室工作人員要善于同他人密切配合，

步調一致，才干順遂完成任務。善于協作既要求對同事尊重和

理解，也要求公允地與同事分享勝利的成果，分擔失敗的責任。

（8）文明禮貌

辦公室工作人員待人接物一定要文明禮貌，舉止大方、談

吐文雅、常帶微笑。具體可概括為職業道德十規則，即禮貌而

不居高臨下,XXX；誠實而不弄虛作假；參謀而不越權行事；

謙虛而不傲上凌下；謹慎而不唯唯諾諾；公正而不見風使舵；

敬業而不妄自負大；敬服而不阿訣奉承；慎言而不談論長短；

本分而不示人。

2、辦公室人員的職業意識

職業意識是指在職業選擇與定向過程中，對未來或已經從

事的職業的認識、評價及自己相應的情感態度等心理成分的綜

合，它是職業道德、職業操守和職業行為等職業要素的總和。

作為在領導身邊工作的辦公室人員，應具備的職業意識主要是

幕后意識、信息意識、多能意識、時間意識、合作意識和保密

意識。

（1）幕后意識

幕后意識是指辦公室人員應認識到辦公室工作的輔助性、

服務性，其工作成績一般不會獨立完整地顯示出來，而是附著

于單位整體工作成績或領導的有效決策及以后的貫徹之中。在

鮮花和榮譽面前，要擺正自己的位置，甘當幕后英雄，不奪領

導風采，維護領導形象。

（2）失密認識

辦公室人員在領導身邊工作，了解本單位人事、財務或政

策等方面的信息要比其他人多一些、早一些，如果辦公室人員

失密認識不強，在一些敏感信息還沒有公布于眾之前提前泄露

出去，會使領導處于被動地位，不利于工作的展開。辦公室人

員要嚴厲遵守有關失密規定，做好文件失密、會議失密、通信

失密、辦公自動化設備失密。

（3）時間認識

辦公室工作瑣碎繁雜，辦公室人員不僅要做好辦公室日常

事務性王作，還要接待來訪賓客，為領導交辦的臨時性工作奔

波。辦公室人員要有很強的時間觀念，對工作有統籌計劃和安

排，今日事今日畢，不能養成拖拉的慣，提高工作效率。

（4）合作意識

辦公室是一個組織或部門的樞紐和心臟,重慶會議筆記本，

它擔負著上傳下達、內外聯系、溝通協調的任務，和方方面面

發生著這樣那樣工作上的聯系。辦公室人員必須具備良好的協

作必態和合作精神，能幫助別人的事就不推諉，需要別人幫助

或配合時應誠懇禮貌，只有這樣，才能贏得別人的尊重、體諒

與配合。

（5）信息意識

隨著互聯網的日益發展和滲透，辦公室人員收集、篩選和

利用信息的能力從一個側面來說，可以反映他們工作效率的高

低，證明他們工作能力的強弱。要履行好“參政議政、輔助決

策”的職能，就要熟悉各種信息獲取方法，了解和掌握工作各

方面的相關信息。

（6）多能意識

現代社會對辦公室工作人員的要求是多方面和全方位的：

不僅要具備基本的辦文、辦會和辦事能力，還要能夠充當領導

的參謀或“外腦”，輔助領導決策，并有較強的溝通協調能力和

組織策劃能力等。

3、公室人員的職業能力

辦公室人員應具備的職業能力主要可從知識結構、辦公能

力兩個方面來概括。

（1）知識結構

辦公室工作綜合性強，接觸面廣，辦公室工作人員必須具

有廣搏的知識與合理的知識結構，才能視野開闊，工作游刃有

余。

①基礎知識。主要包括科學文化知識、基本政治理論、政

策法規基礎、計算機和網絡基礎知識四大部分。有了科學文化

基礎知識，才能談得上研究和掌握其他的知識；只有掌握了正

確的世界觀和方法論，才能在工作中表現出堅定正確的政治方

向和較高的理論水平；了解黨的現行路線、方針運政策，國家

憲法和法律，各種行政法規和部門的規章制度，才能準確理解、

執行上級意圖，依法辦事；熟悉、熟練運用計算機網絡知識，

才能夠適應現代辦公自動化的要求，提高工作效率。

②專業知識。專業知識是辦公室人員知識結構的核心內容，

主要有工作背景知識、辦公室工作專業知識和相關知識三部分。

工作背景知識。辦公室工作人員在哪一行業工作，就應學

會哪一行業的專業知識。如在政府機關工作的就必須有行政管

理知識；在醫藥部門工作的要有醫藥衛生知識；在農業部門工

作的，就要有農業科學知識；在學校和文化團體工作，則要具

有教育學、文化學等方面的知識等。

辦公室工作專業知識。包括秘書學、文書學、應用寫作、

檔案管理、辦公設備使用與維護、行政管理學、領導學、信息

學、學、調研學、速記學等。

相關知識。相關知識是指與專業知識密切相關而又有區別

的知識，研究這些知識對于提高辦公室人員的工作效率和水平，

具有重要的意義。主要有：方法論知識、如系統論、信息論、

控制論等；心理學知識、包括普通心理學、領導心理學、管理

心理學、社會心理學、秘書心理學等；社交知識、包括人際關

系學、公共關系學、禮儀學等；財務會計知識，包括會計學、

財務報表等；其他科學知識，主要是行為學、預測學、咨詢學、

倫理學、編輯學、傳播學、文學藝術等。

（2）辦公能力要求

作為辦公室的主要人員，主要應具備以下一些能力：

①良好的寫作能力。寫作能力是辦公室工作人員的根本功。

辦公室需求經常撰寫各種文稿，很多單位招聘秘書的要求之一

就是會寫文稿及進行文件處理二秘書在起草文件時應突出重點，

觀點鮮明，邏輯、條理清晰；公文處理要快速及時，避免出現

起草文件事無巨細，輕重不分，詞不達意的情況。這就要求每

個工作人員不僅應具備一般的寫作能力和寫作技巧，而且應熟

知各種使用文體的寫作。

②口頭表達能力?？陬^表達能力就是如何使用口頭語言表

達思維的能力。辦公室工作人員固然很少去演說，但卻要經常

說話：上傳下達要說話，匯報情況要說話，接待來訪要說話，

打電話要說話。說話機會如此之多，就須講究說話藝術，一要

清楚明白，二要留意分寸，三要生動活潑，四要反應敏捷。

③辦事能力。能辦事是辦公室人員的優勢所在，這主要表

現在善于協調各種關系上：一是與領導關系的協調。辦公室人

員要熟悉和了解領導的性情、慣、工作方法，自覺地站在領導

的立場去思考和處理問題。辦公室人員辦事，不克不及超越領

導的授權范圍，更不克不及違背領導的意圖。二是領導與群眾

關系的協調。辦公室人員是溝通領導與群眾聯系的橋梁，協調

領導與群眾的關系是辦公室職責所在。三是職能部門之間的協

調。辦公室人員應及時地向各個部門傳達領導意見，協調好各

職能部門工作。此外，在某些場合辦公室要代表單位進行內外

關系協調，這要求辦公室人員要有公關認識，善于樹立良好的

構造形象。

④熟練使用現代信息技術的能力。隨著以計算機和網絡技

術為代表的現代辦公設備大量進入辦公室，辦公室工作人員的

思維方式、行為方式（主要是工作、研究方式）和自身素質首

當其沖地遭到現代信息技術和網絡技術的沖擊和挑釁，這突出

表現在信息技術所帶來的閱讀方式、寫作方式、通訊方式和信

息查找等方面的重大變革上和辦公現代化設備的充分使用上。

所有這一切變化，都要求我們辦公室人員必須具備熟練使用現

代信息技術的能力。

⑤敏銳的分析判斷能力。辦公室人員作為領導的參謀和助

手，還需要有敏銳的思維和善于發現問題的能力，靈敏的信息

嗅覺和較強的洞察、判斷能力。主要善于綜合分析，善于在錯

綜復雜的情況下抓住問題的關鍵，并為領導找出解決矛盾、問

題的途徑。

⑥社交能力。辦公室工作人員在日常工作中要接觸許多人，

應付許多交往活動，待人接物是辦公室工作的重要組成部分。

因此，辦公室工作人員需要了解人際交往的特點，克服人際交

往的心理障礙，掌握人際交往的原則和方法,饋贈禮品。這樣，

才能處理好同各個方面的關系，建立起和諧融洽的工作環境。

另外，辦公室工作人員還應該具備良好的心理素質，較強

的研究能力、調研能力等。

五、辦公室人員應該具備的工作風格

辦公室人員的風格，關系到辦公室工作乃至本單位的工作

質量、辦事效率、精神面貌和總體形象，辦公室人員只有不斷

增強自身的風格修養，才干在參與政務、管理事務飛搞好效勞

的過程中，更好地體現團結、勤奮、清廉、高效、務實、立異

的精神，把辦公室各項工作做好。辦公室人員風格修養是多方

面的，包括思想風格修養、工作風格修養、生活風格修養等。

可以用以下十個字概括：勤、深、實、謙、細、快、廉、嚴、

穩、和。

勤：勤奮努力，勤勤懇懇。在日常工作中做到手勤、腿勤、

眼勤、嘴勤、腦子勤。

深：深入實際，深入群眾，領會上情，吃透下情。

實：求真務實，實是求是。不搞形式主義，不唯書，不唯

上，只唯實。有喜報喜，有憂報憂，不說大話、空話、謊言、

套話。

XXX：謙虛謹慎，謙恭忍讓。只有虛懷若谷，謙以待人，

才干博聞廣收，搞好協調；只有謙虛謹慎，才干頭腦清醒，持

之有度。對領導要謙恭尊重，不卑不亢，盡心效勞，積極自動

地當好參謀助手，不克不及不講分寸，喧兵奪主，越俎代庖，

攬權越位。與同級或基層單位的打交道，要待人以禮，待

人以誠，平等商量，以理服人，多向他人請教，切不要以自己

在領導身邊工作而妄自負大，更不克不及以領導自居，盛氣凌

人，頤指氣使。

細：詳盡周到，一絲不茍。辦公室工作無小事，哪個環節

有疏漏都會貽誤工作，造成損失。

快：節奏要快，雷厲風行。比如對突發事件的處理。

XXX：清廉奉公，廉政為民。嚴厲遵守單位廉政建設各

項規定。

XXX：嚴守紀律，嚴厲要求。圭臬標準執行單位各項規

定，對工作和個人風格都要嚴厲要求。