在Word中正確設置2012黨政機關公文格式

2024年3月17日發(作者：穿包子)

在Word中正確設置2012黨政機關公文格式

本文的Word操作以Office2003為例，格式規定的引用和

解釋以GB/T 9704—2012《黨政機關公文格式》及中國質檢出版

社和中國標準出版社配套的《國家標準應用指南》為準。

目前，不少單位在Word中設置公文格式的通行作法是：頁

邊距上3.7厘米、下3.5厘米，左2.8厘米、右2.6厘米，公文主

體“行距”采用“固定值”28磅、正文三號字仿宋_GB2312，雖

然大體上實現了每面22行，每行28個字的要求，但較2012版

國家標準還有不少差距。

一、版面的設置

1．2012版國家標準的格式規定

A4型紙、尺寸297 mm×210 mm（高×寬），版心尺寸為225

mm×156 mm（高×寬），版心上邊緣距離紙張上邊緣（稱為天頭

或上白邊）為37 mm，下白邊為35 mm，版心左邊緣距離紙張

左邊緣（稱為訂口或左白邊）為28 mm，右白邊為26 mm

無特殊說明，公文格式各要素一般用3號仿宋體字。一般每

面22行，每行28個字，并撐滿版心。2012版國家標準中，一

行指一個漢字的高度加3號漢字高度的7/8的距離。3號字的字

高約為5.54 mm，3號字的一行就約等于10.39 mm。

注：1磅≈0.35277783 mm ，1 mm≈2.8346磅，10.39 mm

≈29.4515磅。

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2．Word中設置版面的注意事項

要在Word中正確設置2012版國家標準的公文版面，必須

注意兩個問題：

一是公文格式中撐滿版心的含義是公文第一行頂格編排在版

心左上角，公文最后一行必須沉底到版心下邊緣，因此確切地講，

每面公文應該是由22行3號仿宋字加21個行間距組成。

二是Word中的行距，當使用“固定值”時，文字位于行距

垂直方向的下端，距離下邊緣有很窄一段的空白；行距垂直方向

上端的空白高度較大，設為3號字、28磅時，下端空白約1 mm、

上端空白約3 mm。

因此，在Word中設置公文格式時如果不考慮這兩個問題，

而簡單地設為：上3.7厘米、下3.5厘米，行距固定值28磅，就

會使實際版心下移，且版心高度小于標準值225 mm，在這樣的

版心里放置22行正文，每一行的高度就會小于標準值10.39 mm，

并且最后一行文字不能沉底貼緊版心下邊緣。

3．Word中公文格式版面的設置

打開Office Word2003，點擊“文件-頁面設置”，在“頁邊

距”頁簽里，將頁邊距調整為：上3.3厘米、下3.3厘米，左2.8

厘米、右2.6厘米。

點擊“格式-字體”，在“字體”頁簽里，將“中文字體”設

為仿宋_GB2312、“西文字體”設為“(使用中文字體)”，將“字號”

設為三號；點選“字符間距”頁簽，將“間距”選為“緊縮”磅

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值設為0.2磅。

點擊“格式-段落”，在“縮進和間距”頁簽，將“行距”選

用“固定值”并設為29.5磅（或者設為29.45磅）。

4.設置效果驗證

輸入文字，驗證是否每面22行、每行28個字。設置完成后，

第1行輸入“壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二

三四五六七八”，不要回車，第2行輸入“貳二三四五六七八九十

一二三四五六七八九十一二三四五六七八”，以此類推，第10行

輸入“拾二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五

六七八”。復制這10行，粘貼幾次，使之超過1頁。注意復制時，

不要將段落標記符復制上。注：如果看不見段落標記符，點擊“工

具-選項”，在“視圖”頁簽里，將“段落標記”勾選上。

畫一個高×寬＝225 mm×156 mm的文本框，來驗證版心位

置是否符合標準。點擊“插入-文本框-橫排”，在出現的“在此創

建圖形”虛框里點一下鼠標，會出現一個小文本框，鼠標指向文

本框的邊框，出現實心十字箭頭后，按住鼠標左鍵拖動鼠標，將

文本框拖出“在此創建圖形”虛框，然后在原位置再點出“在此

創建圖形”虛框，按Delete鍵將其刪除即可。

鼠標指向文本框邊框，出現實心十字箭頭時，右擊鼠標，選

擇“設置文本框格式”，彈出窗口里點選“大小”頁簽，將文本框

的高度和寬度設置為22.5厘米和15.6厘米；再點選“版式”頁

簽，“環繞方式”選“襯于文字下方”，最后點擊“確定”退出文

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本框的設置。

選中文本框，用鼠標拖動，或用箭頭鍵移動文本框，使文本

框的上邊框貼緊第1行文字的上邊緣；使左右邊框與左右邊距線

對齊。注：用Ctrl鍵+箭頭鍵對文本框的位置可以進行微調。

現在打印出來看看效果：每頁22行、每行28字，并且文字

上下、左右撐滿了文本框，用尺子量一下，文本框的邊框距離紙

張的邊緣也符合2012版國家標準。

二、頁碼的設置

1．2012版國家標準的格式規定

用4號半角宋體阿拉伯數字，編排在版心下邊緣之下，頁碼

左右兩邊各空1個半角空格，放一條“

—”

字線；“

—”

字線上距

版心下邊緣7 mm。單頁碼居右空一字，雙頁碼居左空一字。

2．頁碼設置的注意事項

頁碼數字左右兩邊各空1個半角空格，放一條“

—”

字線，

這個“

—”

字線是一個漢字的字寬，而不是半角“-”字符。

3．Word中公文格式頁碼的設置方法

繼續使用版面設置時創建的文檔，打開該文檔后，點擊“文

件-頁面設置”，點選“版式”頁簽，“頁眉和頁腳”部分中，將“奇

偶頁不同”勾選上，將頁眉設為1.5厘米、頁腳設為2.8厘米，其

它保持默認選項，點擊“確定”退出設置。

點擊“插入-頁碼”，保持默認選項，即，位置：頁面底端(頁

腳)、對齊方式：外側，勾選首頁顯示頁碼，點擊“確定”插入頁

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碼。

點擊“視圖-頁眉頁腳”，使頁眉頁腳處于編輯狀態，點擊第1

頁右下角的頁碼，出現可編輯的圖文框，涂黑選中頁碼，將其字

體設為宋體、字號設為四號，頁碼兩側各放一條“

—”

字線，頁碼

與“

—”

字線之間分別用1個半角空格隔開。

接著點擊“格式-段落”，“縮進”部分中，將“右”縮進改為

2字符。注意：這里的縮進2字符就是1個漢字。

同樣的操作方法，將第2頁左下角的頁碼設置成2012版國

家公文格式。這樣，奇數頁和偶數頁的頁碼都設置成功。

三、將設置好的公文格式存為Word模板

將設置好的公文格式保存為Word模板，替換Word自帶的

模板，這樣每次新建的Word文檔，都是公文格式。

1. 創建公文格式的Word模板

打開前面設置好的文檔，將所有文字和文本框全部刪除，點

擊“文件-另存為”，將“保存類型”選為“文檔模板(*.dot)”，輸

入一個文件名，如Normalnew，點擊保存。

2. 替換Word自帶的模板

關閉當前所有已打開的Word文檔，找到并打開

C:Documents and Settings Administrator Application

Data Microsoft Templates 文件夾，將Word自帶模板文件

，重命名為，將新創建的

Normalnew .dot重命名為。完成替換，啟用新的公

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文格式模板

⑴Administrator 是登錄 Windows 的用戶名，如有不同，

請選擇與你用戶名相同的文件夾

⑵Application Data 文件夾默認是隱藏的，予以顯示的方

法：依次點擊“工具-文件夾選項”，打開“文件夾選項”窗口，

點擊“查看”頁簽，拖動“高級設置”的滾動條，找到并點擊“顯

示所有文件和文件夾”，點擊“確定”按鈕后，即可看到

Application Data 文件夾。

四、版頭的設置

1．2012版國家標準的格式規定

⑴份號、密級和期限、緊急程度：一般用3號黑體字，頂格

編排在版心左上角第一行，三部分依序自上而下分行排列。

⑵發文機關標志：由發文機關全稱或者規范化簡稱加“文件”

二字組成，也可以只使用發文機關全稱或者規范化簡稱。

發文機關標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推

薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯合行文時，如需同時標注聯署發文機關名稱，一般應當將

主辦機關名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發文機關名

稱右側，以聯署發文機關名稱為準上下居中排布。

2012版國家標準不再規定發文機關標志的字號，以不大于上

級機關為原則自行酌定；1999版標準中規定“國務院文件”五個

字是22 mm×18 mm，所以以此為高限。

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⑶發文字號、簽發人：發文字號編排在發文機關標志下空二

行位置，居中排布。上行文的發文字號居左空一字編排，與最后

一個簽發人姓名處在同一行。簽發人由“簽發人”三字加全角冒號

和簽發人姓名組成，居右空一字，編排在發文機關標志下空二行

位置?！昂灠l人”三字用3號仿宋體字，簽發人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發人，簽發人姓名按照發文機關的排列順序從左

到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與

上一行第一個簽發人姓名對齊。

⑷版頭中的分隔線：發文字號之下4 mm處居中印一條與版

心等寬的紅色分隔線。分隔線的高度推薦使用0.35 mm～0.5

mm，具體高度可根據發文機關標志字體字號酌定。

2．Word中公文格式版頭的設置方法

通過公文格式的Word模板，新建一個Word文檔，敲擊回

車鍵15次，增加15個空行。

⑴第1～3行用于份號、密級和期限、緊急程度三個要素，設

為三號黑體字，行距設為固定值29.5磅。注：即使無需標注這三

個要素，也不能刪除空行。

⑵第4行用于發文機關標志。字號64磅、字體方正小標宋

_GBK、字體顏色紅色，行距設為固定值94磅。根據發文機關標

志字數的多少，點擊“格式-字體”，在“字符間距”頁簽里，通

過“縮放”百分比調整字寬、通過“間距”磅值調整字間距，使

之醒目、美觀、莊重。

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⑶第5、6行用于調整發文機關標志與發文字號、簽發人之間

的間距，行距設為固定值20磅。

⑷第7行用于發文字號、簽發人兩個要素，行距設為固定值

仍為29.5磅?？梢园锤袷揭幎A置“青黃財字〔0000〕00號”、

“簽發人：局領導”字樣。

⑸第7行與第8行之間，畫一條分隔線。點擊“視圖-工具欄”，

勾選“繪圖”，調出繪圖工具欄。點擊繪圖工具欄上的直線按鈕，

此時鼠標變為十字形狀，按Delete鍵刪除“在此創建圖形”的虛

框，按下鼠標左鍵，橫向拖動鼠標，畫一條分隔線。

鼠標指向分隔線出現實心十字箭頭形狀時，右擊鼠標，選“設

置自選圖形格式”，在“顏色與線條”頁簽里，將線條顏色設為紅

色、粗細設為1.25磅（或1.35磅），在“大小”頁簽里，將寬度

設為15.6厘米。

拖動分隔線（操作同文本框），使之橫向與左右頁邊距對齊，

縱向位于發文字號、簽發人兩個要素之下4 mm。該步操作需要

打印出來，通過實際測量不斷調試。

⑹第8、9行用于紅色分隔線與標題的間隔，行距仍設為固定

值29.5磅。

⑺第10行用于公文主體的標題，二號方正小標宋_GBK、行

距設為固定值29.5磅?？梢暂斎搿鞍l文標題”字樣，以提醒該行

用作標題行。

⑻第11行用于標題與主送機關的間隔，行距設為固定值16

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磅。第12行可以輸入“主送機關：”字樣，以提醒該行用作主送

機關行；第13行可以點擊“格式-段落”提前將“特殊格式”設

為“首行縮進”2字符，以提醒該行開始用于正文。

3.版頭設置效果驗證。

驗證方法還是通過畫文本框的方式來驗證，文本框的畫法請

參照版面設置效果驗證部分。文本框可以復制，移動文本框并調

整大小使之上下套住相關要素，共需要5個文本框：①模擬的版

心、②套住發文機關標志的文本框、③套住發文字號和簽發人的

文本框、④套住標題的文本框、⑤套住主送機關的文本框。

文本框畫好后，打印出來，用尺子測量一下，看看效果吧！

五、版記的設置

1．2012版國家標準的格式規定

版記中的分隔線與版心等寬（156 mm），首條分隔線和末條

分隔線用粗線（高度0. 35 mm），中間的分隔線用細線（高度0. 25

mm）。首條分隔線位于版記中第一個要素之上，末條分隔線與公

文最后一面的版心下邊緣重合。各要素用4號仿宋體字，左空一

字，右空一字。

由于2012版國家標準規定公文雙面印刷，要求版記置于最

后一面，所以版記一定在偶數頁上。即使公文很短，首頁可以放

下版記內容，版記也必須移至第2頁上。

2．Word中公文格式版記的設置方法

公文各項要素完成后，按回車鍵添加空行，使段落標記符至

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偶數頁的最后一行。將最后兩行設為仿宋四號、首行縮進1字符、

行距為單倍行距，倒數第3行，設為行距固定值22磅。

倒數第2行輸入“抄送：”字樣備用，倒數第1行輸入“

青島

市黃島區財政

局辦公室2000年0月00日印發”字樣備用，印發

單位和日期之間用空格，使“發”字距右邊距空1字。

畫三條直線（可以將版頭的紅色分隔線復制過來），作為版記

的三條分隔線，全部設為黑色，寬度仍為15.6厘米，上下兩條線

粗細設為1磅，中間一條設為0.7磅。

分別拖動三條分隔線，使之與左右邊距對齊，并使版記的兩

行文字分別縱向居于三條分隔線所形成兩行的中間位置。可以將

兩行文字選中涂黑目測調整，打印出來，用尺子測量一下，只要

最下一條分隔線與頁碼的“

—”

字線距離為7 mm即可。

將帶版頭、版記的文件設置完成后保存，作為紅頭文件的模

板備用。

（以下兩頁是設計好的版頭、版記示例）

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000001[無此要素時空行不能刪除]

機 密[無此要素時空行不能刪除]

加 急[無此要素時空行不能刪除]

青島市黃島區財政局文件

青黃財字〔0000〕00號 簽發人：局領導

[該行固定值16磅]

主送機關：

區財政局發文標題

發文標題

壹二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六

貳二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

叁二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

肆二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

伍二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

陸二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

柒二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

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捌二三四五六七八九十一二三四五六七八九十一二三四五六七八

[該行固定值22磅]

抄送：

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