辦公室工作之會(huì)務(wù)規(guī)范(含接待工作流程和涉密檔案管理)

2024年3月25日發(fā)(作者：五年級(jí)上冊(cè)語(yǔ)文教學(xué)計(jì)劃)

辦公室工作之會(huì)務(wù)規(guī)范(含接待工作流程和

涉密檔案管理）

一、接受會(huì)議指令

辦公室工作人員在接到會(huì)議指令時(shí)，應(yīng)準(zhǔn)確記錄會(huì)議召

開(kāi)的各項(xiàng)要求，根據(jù)接到會(huì)議的指令和領(lǐng)導(dǎo)的有關(guān)要求，記

錄內(nèi)容主要包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、議程、出席領(lǐng)導(dǎo)、

參加人員、會(huì)議文件資料準(zhǔn)備、會(huì)場(chǎng)布置、安全衛(wèi)生、新聞

報(bào)道、典型發(fā)言、頒獎(jiǎng)以及其它,做到全面掌握情況，做好相

關(guān)準(zhǔn)備工作。

二、會(huì)前籌備

（一）會(huì)議通知

1、重要會(huì)議應(yīng)發(fā)書(shū)面通知；電話通知的，應(yīng)擬定簡(jiǎn)明

扼要的通知稿。

2、通知內(nèi)容包括：會(huì)議名稱、時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員、

會(huì)議內(nèi)容和會(huì)期注意事項(xiàng)等。

3、通知范圍：參會(huì)領(lǐng)導(dǎo)、其他參會(huì)人員、相關(guān)部門。

4、通知下發(fā)后，應(yīng)掌握應(yīng)到會(huì)人員擬出席、請(qǐng)假情況

并及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)。

（二）會(huì)議文件準(zhǔn)備

由相關(guān)單位負(fù)責(zé)會(huì)議文件的準(zhǔn)備，對(duì)需向會(huì)議提交的文

件資料，應(yīng)明確專人負(fù)責(zé)收集和分發(fā)。會(huì)議文件主要有：

1、會(huì)議主體文件，包括主持辭、決議、領(lǐng)導(dǎo)講話等。

2、會(huì)議程序文件，包括議程文件、日程安排等。

3、會(huì)議管理文件，包括會(huì)議須知、作息時(shí)間等。

（三）會(huì)場(chǎng)布置

布置會(huì)場(chǎng)應(yīng)體現(xiàn)會(huì)議的性質(zhì)和需要，烘托會(huì)場(chǎng)氣氛。

1、會(huì)場(chǎng)裝飾

（1）根據(jù)會(huì)議需要在主席臺(tái)懸掛會(huì)標(biāo)、擺放花卉。

（2）根據(jù)會(huì)議需要懸掛標(biāo)語(yǔ)等。

2、會(huì)場(chǎng)座次排列

（1）主席臺(tái)人員座次的排列。會(huì)議主席臺(tái)座次排列順

序，一般按職務(wù)高低排列，以主席臺(tái)座位為準(zhǔn)，無(wú)論人數(shù)單、

雙，均以最高領(lǐng)導(dǎo)為中心，然后依先左后右次序排列。如領(lǐng)

導(dǎo)對(duì)座次安排有特殊交待，按領(lǐng)導(dǎo)意見(jiàn)辦。

（2）標(biāo)識(shí)座次的方法，采用在主席臺(tái)或會(huì)議桌上擺放

座簽、在與會(huì)人員入場(chǎng)券上注明座次等方法。

（3）重大會(huì)議，印制座位圖表，經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審定后發(fā)

給有關(guān)人員。

3、其他要求

（1）會(huì)場(chǎng)要考慮制冷、取暖、通風(fēng)和消毒等事項(xiàng)。

（2）會(huì)場(chǎng)桌椅擺放應(yīng)整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪

有臺(tái)布的桌面應(yīng)干凈整齊、顏色統(tǒng)一。

（3）座位牌要統(tǒng)一、規(guī)范、醒目，擺放要整齊。

（4）會(huì)場(chǎng)內(nèi)音響、話筒、燈具等應(yīng)提前2小時(shí)調(diào)試，

會(huì)前10分鐘重試，確保正常使用。同時(shí)準(zhǔn)備備用品，隨時(shí)

應(yīng)對(duì)突發(fā)情況。

4、特殊要求

（1）對(duì)表彰類會(huì)議，根據(jù)需要安排禮儀人員、音樂(lè)等。

要求上述人員著裝整齊，守紀(jì)律、聽(tīng)指揮。

（2）對(duì)出席重要會(huì)議的領(lǐng)導(dǎo)和其他參會(huì)人員有著裝要

求的，應(yīng)提前通知。

（3）涉密會(huì)議，應(yīng)按有關(guān)保密規(guī)定和通知要求辦理。

（4）重要會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)提醒與會(huì)人員關(guān)閉移動(dòng)通訊工具。

（四）住宿、就餐安排

1、住宿。提前統(tǒng)計(jì)好住宿人數(shù)、性別、民族、預(yù)訂客

房、檔次和房間數(shù)量，擬定房間分配方案等。

2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數(shù)民族人員及不

同飲食習(xí)慣，提前2天確定就餐地點(diǎn)、食譜，安排衛(wèi)生防疫，

制作餐證等。

（五）新聞報(bào)道工作

根據(jù)會(huì)議需要，校宣傳部、辦公室做好新聞報(bào)道工作，

會(huì)議新聞稿件應(yīng)經(jīng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。

三、會(huì)前檢查

會(huì)議召開(kāi)前，對(duì)上述會(huì)議準(zhǔn)備工作進(jìn)行檢查，確保各項(xiàng)

工作落實(shí)到位。對(duì)未完成的任務(wù)，明確專人限時(shí)完成，確保

會(huì)議按時(shí)順利召開(kāi)。

四、會(huì)議報(bào)到

會(huì)務(wù)工作人員應(yīng)至少提前30分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)并做好以下

工作：

1、會(huì)議簽到。要求與會(huì)人員本人簽到，報(bào)到完畢后，

應(yīng)及時(shí)匯總情況，向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告；會(huì)務(wù)工作人員在會(huì)前5

分鐘，對(duì)沒(méi)有到會(huì)人員進(jìn)行催促。

2、發(fā)放文件、資料。

3、會(huì)議開(kāi)始前，引導(dǎo)與會(huì)人員入座，制止無(wú)關(guān)人員進(jìn)

入會(huì)場(chǎng)。

五、會(huì)中服務(wù)

1、會(huì)場(chǎng)服務(wù)人員應(yīng)穩(wěn)重大方、禮貌用語(yǔ)，適時(shí)搞好會(huì)

場(chǎng)服務(wù)。

2、會(huì)議開(kāi)始后，會(huì)務(wù)人員應(yīng)巡視會(huì)場(chǎng)，維持會(huì)場(chǎng)秩序，

妥善處理突發(fā)情況，確保會(huì)議順利進(jìn)行。

3、做好會(huì)議記錄，記錄應(yīng)真實(shí)、準(zhǔn)確、完整。

六、會(huì)后工作

1、會(huì)議結(jié)束后，應(yīng)疏導(dǎo)與會(huì)人員離開(kāi)并檢查會(huì)場(chǎng)，查

看有無(wú)遺留物品、資料，清退會(huì)議室等。

2、收回會(huì)議文件。對(duì)需要收回的會(huì)議文件，在會(huì)議結(jié)

束時(shí)及時(shí)如數(shù)收回。

3、會(huì)議文件的歸檔。將形成的所有文件包括通知、記

錄、簽到表等文件整理歸檔。

辦公室工作之接待工作流程

接待工作是辦公室的一項(xiàng)常規(guī)性工作，接待工作水平高

低能夠集中反映學(xué)校的整體形象，能夠展示出接待人員的素

質(zhì)和能力，同時(shí)對(duì)于推動(dòng)工作開(kāi)展也具有十分重要的作用。

學(xué)校辦公室接待工作的總體要求是：服務(wù)周到，耐心細(xì)致，

規(guī)范有序。

工作流程：

1、任務(wù)確認(rèn)：在接到相關(guān)接待任務(wù)的通知后，應(yīng)仔細(xì)

了解接待的規(guī)模、規(guī)格、時(shí)間、具體要求等細(xì)節(jié)問(wèn)題，并對(duì)

一些基本要素進(jìn)行確認(rèn)。

2、提前準(zhǔn)備：應(yīng)在規(guī)定時(shí)間內(nèi)做好各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，如

會(huì)場(chǎng)安排、橫幅制作、桌牌制作、接待日程、食宿安排、車

輛安排、任務(wù)與人員安排等。

3、接待執(zhí)行：工作人員應(yīng)做到儀表端正、和藹大方、

語(yǔ)言表達(dá)準(zhǔn)確親切、服務(wù)細(xì)致周到；遇有臨時(shí)性改變或發(fā)生

意外情況時(shí)，應(yīng)及時(shí)向領(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示。

在具體接待工作中，要安排好迎接、座談、食宿、參觀、

送行等工作，并注意搞好協(xié)調(diào)配合，使各個(gè)環(huán)節(jié)銜接妥當(dāng)。

一個(gè)地方或部門能不能給客人留下良好的印象，除了這

個(gè)地方的典型工作、建設(shè)之外，接待人員的素質(zhì)也是一個(gè)重

要因素。這就要求接待人員要十分注意接待禮儀，在接待時(shí)

要衣著整潔得體，言談熱情文雅，舉止莊重大方，注意把握

分寸，掌握尺度，做到樸實(shí)、真誠(chéng)、熱情，使客人有“賓至

如歸”的感覺(jué)。同時(shí)，工作人員要注意平時(shí)的學(xué)習(xí)積累，了

解掌握各方面的知識(shí)，特別是對(duì)本地本部門的情況要了如指

掌，以便更好地做好接待工作。

辦公室工作之涉密文檔管理

（一）涉密文件管理

1.涉密文件的管理必須遵照保密法律法規(guī)；

2.設(shè)立學(xué)校機(jī)要室，提供涉密文件閱辦、存放場(chǎng)所；

3.涉密文件由辦公室專人管理，專冊(cè)登記、專柜存放。

（二）涉密文件傳閱

1.認(rèn)真執(zhí)行有關(guān)保密規(guī)定，嚴(yán)格按規(guī)定范圍進(jìn)行傳閱，

不準(zhǔn)將文件內(nèi)容隨意泄露給他人，嚴(yán)防失、泄、竊密事件的

發(fā)生；

2.文件傳閱由辦公室負(fù)責(zé)。領(lǐng)導(dǎo)閱批的文件，根據(jù)批辦

意見(jiàn)和文件規(guī)定及時(shí)傳閱，本著先急后緩、先主后次的原則，

保證辦文質(zhì)量和效率；

3.傳閱文件要嚴(yán)格手續(xù)，做到送出有登記、收回時(shí)清點(diǎn)，

杜絕文件橫傳；

4.對(duì)領(lǐng)導(dǎo)有批示意見(jiàn)的文件，辦文人員要及時(shí)催辦落實(shí)，

并將辦理結(jié)果及時(shí)向批文領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，做到事事有回音、件件

有著落；

5.閱文人員應(yīng)當(dāng)在辦公室閱讀文件，不得將文件隨意帶

出或亂丟亂放，嚴(yán)禁從文件傳閱夾中擅自抽走文件或?qū)⑽募?/p>

帶回家中；

6.對(duì)涉密文件，必須做到閱后及時(shí)上櫥上鎖，確保萬(wàn)無(wú)

一失；

7.傳閱文件要做到勤傳、勤收、勤催辦，不拖、不壓、

不誤事，傳閱辦理完畢后，分類保管。

（三）涉密文件借閱

1.嚴(yán)格文件借閱手續(xù)，建立借閱文件登記簿。借閱文件

要履行簽字手續(xù)，嚴(yán)防丟失；

2.借閱涉密文件，需經(jīng)辦公室負(fù)責(zé)人審批，必須當(dāng)天返

還，再用再借；絕密文件只能在文件室閱讀，不準(zhǔn)攜帶外出；

3.借閱人員必須愛(ài)護(hù)文件，不準(zhǔn)在文件上隨意涂改、勾

劃、損壞，凡造成文件損壞、丟失者，按情節(jié)輕重予以處理。

（四）涉密文件復(fù)印

1.涉密文件一般不得復(fù)制，確因工作需要復(fù)制的，須經(jīng)

辦公室報(bào)上級(jí)保密部門審批，復(fù)印件視同原件管理；

2.涉密文件的復(fù)制應(yīng)在本單位內(nèi)部或上級(jí)保密部門批準(zhǔn)

同意的國(guó)家秘密文件定點(diǎn)印制單位進(jìn)行，并注意保密。

（五）涉密檔案管理

1.嚴(yán)格執(zhí)行《中華人民共和國(guó)檔案法》和《機(jī)關(guān)檔案業(yè)

務(wù)建設(shè)規(guī)范》要求，加強(qiáng)涉密檔案管理；

2.嚴(yán)格執(zhí)行國(guó)家有關(guān)檔案鑒定的規(guī)定，對(duì)保管期限已滿

的涉密檔案，應(yīng)當(dāng)及時(shí)進(jìn)行鑒定；

3.每五年進(jìn)行一次集中鑒定、銷毀工作；

4.銷毀涉密檔案必須經(jīng)本單位領(lǐng)導(dǎo)初審，填寫《檔案銷

毀清冊(cè)》，報(bào)辦公室批準(zhǔn)后，派專人監(jiān)銷，并提交專題報(bào)告，

由檔案室存檔，嚴(yán)禁擅自銷毀檔案。