南通市檔案館

2024年4月1日發(fā)(作者：波蘭舞曲)

南通市數(shù)字檔案館的調查與分析

網站布局、內容建設、檔案信息資源特色、檔案提供利用的方式、

內容及搜索方式。

優(yōu)勢之一：采集自動化

統(tǒng)一接口歸檔平臺：通過統(tǒng)一接口歸檔平臺，接收來自各個業(yè)務系統(tǒng)的

數(shù)據(jù)，通用、安全保障業(yè)務系統(tǒng)數(shù)據(jù)，自動歸檔到數(shù)字檔案館中。

自動化歸檔接口：利用ERP數(shù)據(jù)自動歸檔接口、OA數(shù)據(jù)自動歸檔接口、

MES數(shù)據(jù)自動歸檔接口、PDM數(shù)據(jù)自動歸檔接口、移動載體聯(lián)機歸檔接口、多

媒體聯(lián)機歸檔接口自動、定時增量抽取企業(yè)ERP、OA、MES、PDM等業(yè)務系統(tǒng)

的數(shù)據(jù)到中間服務器，在中間服務器審核、檢驗、原文批量封裝等，無誤后，

目錄數(shù)據(jù)及原文自動化歸檔到檔案服務器中。

自動化輔助工具包：利用OCR識別、CAD中DWG圖紙批量解讀、原文掃

描上傳等輔助工具包進行目錄信息摘取、原文的批量對應上傳，省時省力，

達到事半功倍的效果。

優(yōu)勢之二：存儲安全化

長久獨立保存：YGAD 6.0的數(shù)據(jù)字典以跨平臺的XML格式描述和管理系

統(tǒng)中檔案資源庫，并與檔案資源庫存儲、備份在一起，同生死同命運。實現(xiàn)

檔案資源庫即使脫離系統(tǒng)軟件和目錄數(shù)據(jù)庫，通過數(shù)據(jù)字典，依然可以查閱

和管理。檔案保存獨立長久！

網絡與客戶端監(jiān)控：YGAD 6.0的客戶端管理可實現(xiàn)對系統(tǒng)中連接計算機

的全方位監(jiān)控。包括：監(jiān)視各部門客戶端連接檔案服務器情況，即該客戶端

當前的狀態(tài)（是否連接服務器、正在訪問那些模塊等）；控制各部門客戶端

與服務器的連接情況，可實現(xiàn)斷開或啟用客戶端與服務器的連接，以及刪除

和創(chuàng)建客戶端等操作；查看用戶或客戶端的權限及日志情況。監(jiān)管無時不在！

精細的權限控制：YGAD 6.0的權限管理可精細到文件級和數(shù)據(jù)字段級的

賦權，通過角色、組和用戶的管理，實現(xiàn)按照全宗、部門、檔案類別、功能

模塊、業(yè)務流程、操作類型、檔案資源等多方面完成權限的分配。

全方位的日志跟蹤：YGAD 6.0的日志痕跡管理可詳細記載系統(tǒng)用戶在系

統(tǒng)中的操作痕跡，如該用戶什么時間，用哪臺計算機，登錄了系統(tǒng)的哪個模

塊，進行了哪些操作。操作的類型包括查看、下載、上傳、打印、添加、刪

除、修改等，并可詳細記錄操作類型（查看、下載、上傳、打印、添加、刪

除、修改）的內容信息，如將那條信息做了修改，修改前是什么，修改后變

為什么。一切操作盡在掌握！

備份恢復：YGAD 6.0的備份恢復可實現(xiàn)系統(tǒng)目錄數(shù)據(jù)庫及電子原文的硬

盤增量備份和恢復，以及光盤異地增量備份和恢復；支持數(shù)據(jù)備份為數(shù)據(jù)庫

文件及EXCEL文件；支持手動備份和服務器自動備份。資源保護有備無患！

格式批量封裝、數(shù)字水印：YGAD6.0格式批量封裝，在電子原文進入檔

案資源庫以前按照國際標準對電子原文進行PDF封裝，并添加數(shù)字水印，對

電子原文進行雙層防護。

優(yōu)勢之三：管理科學化

資源庫管理：YGAD6.0將檔案資源與檔案目錄數(shù)據(jù)獨立存儲，保障電子

原文即使脫離原檔案數(shù)據(jù)庫，仍可以通過元數(shù)據(jù)進行訪問。并且對檔案資源

可基于本企業(yè)的業(yè)務流程進行配置管理，做到“你有我新”的管理方式。

元數(shù)據(jù)管理：YGAD 6.0 提供元數(shù)據(jù)的全面有序管理，實現(xiàn)檔案不同形態(tài)

（紙質形態(tài)、電子形態(tài)、備份光盤中的電子形態(tài)和原始移交的電子形態(tài)等）

基本屬性集、背景屬性集、關聯(lián)屬性集等元數(shù)據(jù)的統(tǒng)一管理。

版本管理：YGAD 6.0提供完整的原文管理解決方案，一條目錄可對應幾

個電子原文，一個電子原文可具備幾個版本，不同版本間可進行追溯查詢。

光盤利用：YGAD 6.0的光盤利用主要實現(xiàn)檔案管理系統(tǒng)中各類檔案資源

的光盤打包刻錄功能，系統(tǒng)可自動計算光盤容量及設備是否正常，并可打印

光盤標簽，光盤打包刻錄完成后，用戶可異地查詢光盤內存儲的信息資源，

系統(tǒng)控制查詢、下載、打印等操作的權限。光盤利用模塊為企業(yè)業(yè)務人員在

異地使用檔案資源提供了途徑，擴大了檔案資源的使用范圍和服務方式。

借閱管理：YGAD6.0通過一站式登錄到檔案網絡中，視圖化對當前庫房

的借閱情況進行分色的展示（A色文件沒有被借閱、B色文件已經借出并且沒

有可借閱的、C色文件借出，但還有可借閱的），還可以對當前借出、已歸

檔、借閱歷史、使用率等進行管理，并追溯到審批單；對超期未歸檔的紙質

檔案進行催還提醒，打印催還單，實時掌握檔案借閱動態(tài)。

報表管理：YGAD 6.0提供報表管理功能，實現(xiàn)企業(yè)檔案部門日常工作使

用的各類報表的打印功能，YGAD 6.0系統(tǒng)中已集成各類通用報表近百種，并

內嵌報表編輯工具，用以支持用戶自定義報表。

統(tǒng)計管理：YGAD6.0提供通用性強、準確率高，操作簡單的統(tǒng)計匯報，

輸出打印的功能，用戶可以靈活的配置統(tǒng)計方案，同時提供詳細的統(tǒng)計，包

括當前有庫存總數(shù)、總頁數(shù)、總卷數(shù)、原文數(shù)目，無原文數(shù)據(jù)、檔案的借閱

率等。

優(yōu)勢之四：利用便捷化

基于業(yè)務流程的分層檢索：YGAD6.0基于企業(yè)業(yè)務的管理流程，對項目

資源、設備資產、財務憑證、報表臺賬、產品結構樹等業(yè)務數(shù)據(jù)進行階段性

檢索。

視圖化的圖形分層檢索：YGAD6.0提供視圖化的資源展現(xiàn)，將資源按工

程項目、階段、種類等不同的方式，圖形化地展現(xiàn)在檔案網絡，保障資源在

第一時間為客戶所用。

靈活方便的多功能檢索機制：YGAD6.0提供了多功能、全方位的檢索，

包括全文檢索、跨檔案類檢索、模糊檢索、高級檢索、常規(guī)檢索等，資源查

找快捷方面。

優(yōu)勢之五：服務人性化

主動性專題推送：實現(xiàn)檔案信息資源專題化的主動推送服務。區(qū)別于傳

統(tǒng)的檔案館被動借閱的模式，通過檔案館對檔案信息資源的主動打包推送的

方式，在保障了檔案資源的利用安全前提下，更及時有效的發(fā)揮了檔案信息

資源的價值。網絡化的借閱、審批：實現(xiàn)企業(yè)非公開檔案的信息資源的借閱

利用。YGAD6.0客戶端的權限控制系統(tǒng)，精密、嚴謹?shù)目刂茩n案資源的瀏覽、

查看權限。權限內的檔案資源可以查看；對于權限范圍以外的非公開檔案資

源，需按照嚴格的審批流程進行網上借閱，外加方便的上線提示功能（需審

核的文件、已經通過或駁回的文件），審批通過后，保存借閱審批單，開放