不動產登記中心檔案管理制度

2024年4月1日發(作者：廚房仔)

不動產登記中心檔案管理制度

為保證中心檔案資料的完整，依據《不動產登記暫行條例》、《不動產登記

暫行條例實施細則》和《不動產登記操作規范》（試行），特制定本制度。

一、登記資料的管理

（一）登記資料的范圍

不動產登記資料包括：

1

、不動產登記簿等不動產登記結果；

2

、不動產登記原始資料，包括不動產登記申請書、申請人身份證明、不

動產權屬來源材料、登記原因文件、不動產權籍調查表等申請材料;不動

產登記機構查驗、詢問、實地查看或調查、公告等形成的審核材料；其他

有關機關出具的復函、意見以及不動產登記過程中產生的其他依法應當保

存的材料等。

不動產登記資料由不動產登記中心、統一管理。

（二）登記資料管理

不動產登記資料由不動產登記機構管理。不動產登記機構應按照以下要求

確保不動產登記信息的絕對安全：

1

、不動產登記簿等不動產登記結果及權籍圖應當永久保存；不動產權籍

圖包括宗地圖和房屋平面圖等；

2

、不動產登記原始資料應當按照規定整理后歸檔保存和管理；

3

、不動產登記資料應當逐步電子化，不動產登記電子登記資料應當

通過統一的不動產登記信息管理基礎平臺進行管理、開發和利用；

4

、任何單位和個人不得隨意損毀登記資料、不得泄露登記信息；

5

、不動產登記機構應當建立符合防火、防盜、防漬、防有害生物等安全

保護要求的專門場所，存放不動產登記簿和權籍圖等；

6

、除法律、行政法規另有規定或者因緊急情況為避免不動產登記簿

毀損、滅失外，任何單位或個人不得將不動產登記簿攜出不動產登記機構。

二、紙質資料管理

（一）保管

不動產登記機構應妥善保管登記資料，防止登記資料污損、遺失，確保登

記資料齊全、完整。

（二）移交

登記事項登簿后，不動產登記人員應整理登記資料，填寫統一制式的移交

清單，將不動產登記原始資料和具有保存價值的其他材料收集、整理，并

及時、完整地移交至資料管理部門。

（三）接收

資料管理部門應比對移交清單對移交材料進行檢查驗收，對符合要求的，

資料管理部門應予接收。

（四）立卷

資料立卷宜采用

1

件

1

卷的原則，即每辦理

1

件登記所形成的材料立

1

個

卷。資料的立卷應包括：卷內材料的排列與編號、卷內目錄和備考表的編

制、卷皮和資料盒或資料袋的編寫工作，并應符合下列規定:

1

、卷內材料應按下列順序排列:

（1）

目錄；

（2）

結論性審核材料；

（3）

過程性審核材料；

（4）

當事人提供的登記申請材料；

（5）

圖紙；

（6）

其他；

（7）

備考表。

2

、卷內材料應每

1

頁材料編寫

1

個頁號。單面書寫的材料應在右上角編

寫頁號；雙面書寫的材料，應在正面右上角、背面左上角編寫頁號。圖表、

照片可編在與此相應位置的空白處或其背面；卷內目錄、備考表可不編頁

號。編寫頁號應使用阿拉伯數字，起始號碼從

“1”

開始。

3

、卷內目錄編制應符合下列規定：

（1）

順序號應按卷內材料的排列順序，每份材料應編

1

個順序號，不得重

復、遺漏；

（2）

材料題名應為材料自身的標題，不得隨意更改和省略。如材料沒有標

題，應根據材料內容擬寫一個標題；

（3）

頁次應填寫該材料所在的起始頁，最后頁應填起止頁號；

（4）

備注應填寫需注明的內容。

4

、備考表的編制應符合下列規定:

（1）

立卷人應為負責歸檔材料立卷裝訂的人員

；

(2)

檢查人應為負責檢查歸檔材料立卷裝訂質量的人員；

(3)

日期應為歸檔材料立卷裝訂完畢的日期。

5

、卷皮與資料盒或資料袋項目的填寫可采用計算機打印或手工填寫。手

工填寫時應使用黑色墨水或墨汁填寫，字體工整，不得涂改。

(五) 編號

資料編號可采用歸檔流水號統一制定編號規則。

(六) 裝訂

資料裝訂應符合下列規定：

1

、材料上的金屬物應全部剔除干凈，操作時不得損壞材料，不得對材料

進行剪裁；

2

、破損的或幅面過小的材料應采用

A4

白襯紙托裱，

1

頁白襯紙應托裱

1

張材料，不得托裱

2

張及以上材料；字跡擴散的應復制并與原件一起存檔，

原件在前，復制件在后；

3

、幅面大于

A4

的材料，應按

A4

大小折疊整齊，并預留出裝訂邊際；

4

、卷內目錄題名與卷內材料題名、卷皮姓名或名稱與卷內材料姓名或名

稱應保持一致。姓名或名稱不得用同音字或隨意簡化字代替；

5

、卷內材料應向左下角對齊，裝訂孔中心線距材料左邊際應為

12.5mm ；

6

、應在材料左側采用線繩裝訂；

7

、材料折疊后過厚的，應在裝訂線位置加入墊片保持其平整；

8

、卷內材料與卷皮裝訂在一起的，應整齊美觀，不得壓字、掉頁，不得

妨礙翻閱。

（七）入庫

紙質資料整理裝訂完畢，宜消毒除塵后入庫。

（八）上架

紙質資料入庫后，宜及時上架，以備查驗和利用。

（九）保管

不動產登記資料保管，應符合下列規定：

1

、資料庫房應安裝溫濕度記錄儀、配備空調及去濕、增濕設備，并應定

期進行檢修、保養；庫房的溫度應控制在

14°C

?

24C,

相對濕度應控制在

45%

?

60%;

2

、資料庫房應配備消防器材，并應按要求定期進行檢查和更換；應安全

使用電器設備，并應定期檢查電器線路；庫房內嚴禁明火裝置和使用電爐

及存放易燃易爆物品；庫房內應安裝防火及防盜自動報警裝置，并應定期

檢查；

3

、資料庫房人工照明光源宜選用白熾燈，照度不宜超過

1Lx；

當采用熒

光燈時，應對紫外線進行過濾；不宜采用自然光源，當有外窗時應采取遮

陽措施，資料在任何情況下均應避免陽光直射；

4

、資料密集架應與地面保持

80mm

以上距離

，

其排列應便于通風降濕；

5

、應檢查蟲霉、鼠害。當發現蟲霉、鼠害時，應及時投放藥劑，滅菌殺

蟲；

6

、應配備吸塵器，加裝密封門。有條件的可設置空氣過濾裝置。

三、電子資料管理

（一）一般規定

電子資料的范圍應包括電子資料目錄、電子登記簿和紙質資料的數字化加

工處理成果。

1

、電子資料應以

1

次登記為

1

件，按件建立電子資料目錄；

2

、電子登記簿應按宗地為單位建立并應與電子資料目錄形成關聯；

3

、不動產登記紙質資料宜進行數字化處理。

（二）紙質資料數字化處理

數字化處理基本流程應包括案卷整理、資料掃描、圖像處理、圖像存儲、

數據掛接、數據關聯、數據驗收、數據備份與異地保存。

數字化掃描處理應符合下列規定：

1

、掃描應根據資料幅面的大小選擇相應規格的掃描設備，大幅面資料可

采用大幅面掃描儀，也可采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理;

2

、對頁面為黑白二色且字跡清晰、不帶插圖的資料，可采用黑白二值模

式進行掃描；對頁面為黑白二色，但字跡清晰度差或帶有插圖的資料，以

及頁面為多色文字的資料，可采用灰度模式掃描；對頁面中有紅頭、印章

或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的資料，可采用彩色模式進行掃描；

3

、當采用黑白二值、灰度、彩色等模式對資料進行掃描時，其分辨率宜

選擇大于或等于

1dpi；

在文字偏小、密集、清晰度較差等特殊情況下，

可適當提高分辨率；

4

、對粘貼折頁，可采用大幅面掃描儀掃描，或先分部掃描后拼接；對部

分字體很小、字跡密集的情況，可適當提高掃描分辨率，選擇灰度掃描或

彩色掃描，采用局部深化技術解決；對字跡與表格顏色深度不同的，采用

局部淡化技術解決;對頁面中有黑白或彩色照片的材料，可采用

JPEG

、

TIF

等格式儲存，應確保照片清晰度。

數字化圖像處理應符合下列規定：

1

、對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理；對方向不正確的圖像應進行旋轉

還原；

2

、對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，應進行去污處理。處理過

程中應遵循在不影響可懂度的前提下展現資料原貌的原則；

3

、對大幅面資料進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并

為一個完整的圖像；

4

、彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理，去除多余的白邊。

數字化圖像存儲應符合下列規定：

1

、采用黑白二值模式掃描的圖像材料，宜采用

TIF

格式存儲；采用灰度

模式和彩色模式掃描的材料，宜采用

JPEG

格式存儲。存儲時的壓縮率的

選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀為前提。提供網絡查詢的掃描圖像，

也可存儲為

CEB

、

PDF

或其他格式；

2

、圖像材料的命名應確保其唯一性，并應與電子資料目錄形成對應。

數字化成果匯總應當符合下列規定：

資料數字化轉換過程中形成的電子資料目錄與數字化圖像，應通過網絡及

時加載到數據服務器端匯總、驗收，并應實現目錄數據對相關聯的數字圖

像的自動搜索，數字圖像的排列順序與紙質資料相符。

（三）電子資料數據驗收

電子資料數據驗收應符合下列規定：

1

、對錄入的目錄數據和不動產登記簿數據應進行抽查，抽查率不得低于

10%，

錯誤率不得高于

3%；

2

、對紙質材料掃描后形成的圖像材料應進行清晰度、污漬、黑邊、偏斜

等圖像質量問題的控制；

3

、對圖像和目錄數據掛接應進行抽查，抽查率不得低于

10%

，錯誤率不得

高于

3%

。

（四）電子資料備份和異地保存

電子資料備份和異地保存應符合下列規定：

1

、電子資料目錄、電子登記簿以及紙質資料的數字化加工處理成果均應

進行備份；

2

、可選擇在線增量備份、定時完全備份以及異地容災備份的備份方式；

3

、應至少每天

1

次做好增量數據和材料備份；

4

、應至少每周

1

次定時做好完全備份，并應根據自身條件，應至少每年

1

次離線存放。存放地點應符合防火、防盜、防高溫、防塵、防光、防潮、

防有害氣體和防有害生物的要求，還應采用專用的防磁柜存放；

5

、應建立異地容災體系，應對可能的災害事故。異地容災的數據存放地

點與源數據存放地點距離不得小于

20km，

在地震災害頻發地區

,

間隔距離

不宜小于

8km ；

6

、備份數據應定期進行檢驗。備份數據檢驗的主要內容宜包括備份數據

正常打開、數據信息完整、材料數量準確等；

7

、數據與災備機房的設計應符合現行國家標準《電子信息系統機房設計

規范》

GB50174

的規定。