采購管理論文

2024年4月1日發(作者：政和佛子山)

從采購作業談降低成本

隨著社會的飛速發展，中國乃至世界的經濟體已經遍布了地球的每一個角落。為了更

好的促進經濟的發展，我們就不得不提到物流這個詞匯，因為它是可以幫助我們實現這一

目標的動詞之一?，F如今各國的物價水平也是如同芝麻開花，每天創新高。商家為了獲得

更高的利潤，自然而然就想到了降低成本的方法。這里我只簡單介紹物流領域對于降低成

本的看法。

談到物流，許多人最初想到的就是司機開著大貨車在馬路上呼呼跑。其實，這只是物

流領域里最簡單，最基礎的工作之一。它還包括了倉儲與庫存，采購方式，供應鏈的管理

以及配送中心的規劃等等。孰不知對于物流成本的降低，處在生產過程第一步位置的采購

任務就成為了重中之重。

關于采購的定義，簡單說就是指企業在一定的條件下從供應市場獲取產品或服務作為

企業資源， 以保證企業生產及經營活動正常開展的一項企業經營活動。它的職能主要有：

1、 保證生產或銷售的順利進行。

產品、原材料、技術、設施設備、辦公用品、信息和服務等是企業經營活動的基礎，

而這些物資是通過企業采購實現的。

2、 發揮信息源作用。

由于采購部門直接面對市場，獲取市場信息比較容易，并能較為敏銳地視察到市場信

息的變化趨勢，從而可以為企業及時提供各種各樣市場信息，作為供企業進行管理決策的

依據。

3、 建立穩定的供應關系。

采購部門通過和供應商建立穩定的供應關系，一方面保證采購的時間、質量，另一方

面通過讓供應商參與企業的生產或銷售活動，為企業的發展提供一定的參考意見。

4、提高企業利潤。

采購與企業其他經營活動對利潤的影響有一定差別，采購對企業利潤的影響具有更直

接的作用。

采購是一個商業性質的有機體為維持正常運轉而尋求從體外攝入的過程，它的工作涉

及面廣，并且主要是和外界打交道，因此，如果企業不制定嚴格的采購制度和程式，不僅

采購工作無章可依，還會給采購人員提供暗箱操作的溫床。完善采購制度要注意以下幾個

方面：

1、充分進行采購市場的調查和資訊收集。一個企業的采購管理要達到一定水平，應充

分注意對采購市場的調查和資訊的收集、整理，只有這樣，才能充分了解市場的狀況和價

格的走勢，使自己處於有利地位。如有條件，企業可設專人從事這方面的工作，定期形成

調研報告。

2、建立嚴格的采購預算與估計成本制度。

制定預算的行為就是對組織內部各種工作進行稀缺資源的配置。預算不僅僅是計劃活

動的一個方面，同時也不僅僅是組織政策的一種延伸，它還是一種控制機制，起著一種比

較標準的作用。

3、建立供應商檔案和準入制度。

供應商檔案除有編號、詳細聯系方式和地址外，還應有付款條款、交貨條款、交貨期

限、品質評級、銀行賬號等，每一個供應商檔案應經嚴格的審核才能歸檔。同時在供應商

準入制度方面，重點材料的供應商必須經質檢、物料、財務等部門聯合考核后才能進入。

4、建立價格檔案和價格評價體系。

企業采購部門要對所有采購材料建立價格檔案，對每一批采購物品的報價，應首先與

歸檔的材料價格進行比較，分析價格差異的原因。如無特殊原因，原則上采購的價格不能

超過檔案中的價格水平，否則要作出詳細的說明。

5、建立材料的標準采購價格，對采購人員根據工作業績進行獎懲。

財務部對所重點監控的材料應根據市場的變化和產品標準成本定期定出標準采購價

格，促使采購人員積極尋找貨源，貨比三家，不斷地降低采購價格。

6、采購環境的利用 。

充分利用采購環境的一個重要內容就是熟悉市場情況、了解市場行情、掌握有關項目

所需要的貨物及服務的多方面市場信息。學會把握價格變動的時機，因為有些物品的價格

會經常隨著季節、市場供求情況而變動，因此，采購人員應注意價格變動的規律，把握好

采購時機。如果采購部門能把握好時機和采購數量，會給企業帶來很大的經濟效益。

7、供應商的管理。

選擇信譽佳的供應商并與其簽訂長期合同。與誠實、講信譽的供應商合作不僅能保證

供貨的質量、及時的交貨期，還可得到其付款及價格的關照。雙方本著“利益共享、風險

共擔”的原則，建立一種雙贏的合作關系，使采購方在長期的合作中獲得貨源上的保證和

成本上的優勢，也使供應商擁有長期穩定的大客戶，以保證其產出規模的穩定性。這種戰

略伙伴關系的確立，能給采購方帶來長期而有效的成本控制利益。

8、全流程成本概念，控制總成本。

在探討項目采購管理中降低成本的問題時，應該確立采購全流程成本的概念，我們所

應該關注的是整個項目采購流程中的成本降低，是對總成本的控制，而不是單一的針對采

購貨物或服務的價格。獲得了低價的采購物品固然是成本的降低，但獲得優質的服務、及

時快速的供貨、可靠的貨源保證等也無疑是獲得了成本上的利益。同時，降低采購成本不

僅指降低采購項目本身的成本，還要考慮相關方面的利益，成本就像在U形管中的水銀，

壓縮這邊的成本，那邊的成本就增加。單獨降低某項成本而不顧及其它方面的反應，這種

成本降低是不會體現在項目采購管理的利潤之中的。所以，需要建立這種全流程成本的概

念，來達到對整個項目采購管理總成本的控制和降低。我們不應該僅僅只看到最直接的成

本降低，還應該從項目采購的全過程來衡量成本上的收效，從項目采購的全過程來探求降

低總成本的有效措施。只有這樣，我們才能在采購過程中發掘無處不在的降低成本的機會。

綜上所述的這些解決采購成本過高問題是我在綜合了多位相關人士的意見后總結而成

的。

其實，就算是按部就班的依照“過來人”的想法去處理公司的問題，難免我們找就會

遇到以下意想不到的障礙。這還的說因為采購工作中普遍都會有一些問題存在：1．采購過

程中缺乏有效的信息溝通。在以往的采購工作中，采購部門作為一個單獨的職能部門，相

對獨立地開展工作，與企業內其他部門很少進行直接的接觸，采購人員很少與銷售人員、

技術人員、生產人員和財務人員進行溝通，通常采購部門關心的是物料的制造和供應，采

購人員只是在物料計劃員和供應商之間起了一個中介入的作用，在兩者之間傳遞信息。一

旦某個環節對信息的理解出現失誤或者信息的有效流通受到阻礙，就會造成物料的重復采

購和資金的積壓。 2．采購工作缺少監督制衡機制。物資采購是直接以貨幣為媒介的商品

交換，掌握著大量的資金使用權，必須有有效的監督措施。但目前很多企業的物資采購往

往掌握在一個部門或者幾個人甚至一個人的手里，由一人制定采購計劃，又一人去采購物

資，缺乏有力的監督和制約機制。長此下去，在采購工作中還會出現不正之風，影響企業

正常的物資采購工作。 3．企業對供應商的管理有待加強。目前很多企業的采購工作

都存在著一個誤區，認為采購工作就是和供應商搞好關系，然后在這種關系基礎上，與企

業需求之間尋求磨合和平衡。其實對企業而言，這種情況是很危險的。在采購行為中，與

供應商建立良好的個人關系固然重要，長此以往，就會產生企業對某些特定供應商的依賴，

不利于企業尋找新的更好的供應商，不利于企業進行技術創新，也會在企業內部滋生腐敗

行為，損害企業的利益等等。

談及未來的發展方向，對于中國這個物流事業剛剛起步的國家，要在本國國情的基礎

上向國外借鑒一些先進的理論。當然，這些理論的借鑒已經不單單只局限于采購這個單一

的方面，而是擴展到了整個物流領域。比如：應用推廣信息技術。從國外發展的情況來看，

供應鏈與物流一體化的發展基本經歷了從基礎性的業務執行、數據采集/內部可視化、數據

連接性、供應鏈可視化以及復雜的供應鏈管理決策支持等諸多階段。供應鏈與物流一體化

的系統復雜程度越高，給企業帶來的效益也就越大；加快標準體系建設。物流信息系統需

要像紐帶一樣把供應鏈上的各個伙伴、各個環節聯結成一個整體；推進物流公共信息平臺

的建設。物流集成化發展的橫向集成最終落實在物流公共信息平臺上。通過對各個區域內

物流相關信息的采集，為生產、銷售及物流企業等信息系統提供基礎物流信息，滿足企業

信息系統對物流公用信息的需求，支撐企業信息系統各種功能的實現。同時，物流公共信

息平臺作為政府、行業和企業間相互銜接的公共服務平臺，作為我國現代服務業發展的重

要組成部分，能夠大幅度地提高政府、行業和企業的協作水平，提高企業的數據連接性和

供應鏈可視化，普遍降低現代物流社會總成本，提高我國經濟的國際競爭力；加強供應鏈

與物流一體化建設。現代物流的縱向集成需要加強供應鏈與物流一體化體系的建設。雖然

近年來政府、行業和企業加大了對現代物流信息系統的投入，但從實施的總體效果來看，

一個普遍存在的問題是物流信息系統的總體成本過高，究其原因，是因為缺乏先進適用并

且經濟合理的基礎性關鍵技術。因此，要集中力量對現代物流關鍵技術進行研究開發，降

低關鍵技術普遍使用的整體成本，以及對現代物流核心技術進行研究和開發，形成具備自

主知識產權的產品，加強信息安全和國家安全的建設等。