著手建立南京城市建設檔案信息交流中心

2024年4月1日發(作者：營銷策劃崗位職責)

著手建立南京城市建設檔案　

信息交流中心　

口趙津寧　

２０１　０年８月，隨著上海寶山鋼鐵股份南京梅山分公　

司３５０萬噸擴建項目工程檔案未移交給南京市城建檔案　

館的部分工程檔案目錄和上海寶山鋼鐵化工股份南京梅　

山分公司焦油類、苯類產品升級改造工程項目及１＃、　

２＃焦爐移地大修配套煤氣凈化工程項目未移交給南京市　

城建檔案館的部分工程檔案目錄向南京市城建檔案館的　

順利移交，南京市城建檔案館第一批未納入市館工程項　

目檔案收集范圍的大型工礦企業項目檔案檢索目錄從此　

誕生，該項目檔案檢索目錄包含了以下一些檢索內容：　

眾提供更廣泛的城建檔案信息查詢和交流渠道的綜合管　

理平臺邁出了堅實的一步，并將引導我們的城建檔案事　

業走上健康的發展之路。　

筆者曾在《檔案的價值在于利用》一文中提到：　

“要有可利用的檔案”這一概念。　“可利用的檔案”是　

我們向社會提供檔案利用的源泉。這就要求城建檔案工　

作者應根據社會各界、各層次、各種側面的多種城建檔　

案利用需求，開發出有針對性的城建檔案查詢資源。人　

們迫切地需要積極主動的、有的放矢的檔案信息服務，　

因此，對目前的歸檔范圍去粗取精、去偽存真，收集和　

儲藏大量有價值的、可利用的檔案，有針對性地拓寬有　

價值檔案的歸檔范圍；或者，利用檔案館的豐富館藏，　

組織力量編撰有高附加值的科研成果，這些都是我們需　

要達到的服務目標。然而筆者在另一篇文章《發揮城建　

檔案管理處的作用》中曾經提到：經過三十年的收集積　

累，我們已經擁有了大量的城建檔案，導致全國地級市　

以上的主要城市中的城建檔案館館庫普遍面臨脹庫的難　

１】序號【１９４】；２）案卷號【４Ｄ５Ｑ００１９４】；３）檔　

號【４Ｄ５—００１一Ｉ】；４）文件編號【４１３ＥＪ１６００６】；　

５）案卷題名【寶鋼股份化工分公司梅山化工廠焦爐移　

地大修配套煤氣凈化工程除焦油器平臺建筑竣工圖】；　

６）編制單位【上海寶冶建設有限公司】；７）頁數　

【２】；８）索取號【４Ｄ５Ｊ０１　１—１】。從這些檢索條目　

中我們可以清楚地看出，一般城建檔案館查詢系統中所　

必備的查詢條件——“檔號”、　“案卷號”、　“案卷題　

名”等這里都具備了，此外，還新增了“索取號”這一　

特殊條件，為檔案管理工作注入了新的內容。它標志著　

題，開拓新的城建檔案資源與恒定的庫房管理面積之間　

產生了矛盾，那么如何化解這一難題？筆者也在文中提　

南京市城市建設檔案館從單一性的收集、管理和提供利　

用城建檔案向在行業內發揮城建檔案管理處的行政職　

能、開發創新管理手段、提高綜合管理效能、向社會大　

出了自己的觀點，那就是充分發揮城建檔案管理處的行　

政職能，優化本行政區域內城建檔案資源配置，科學　

地、合理地收集大型工礦企業的大型項目檔案。　

２０１１年第１Ｏ期?藏蓬憝茲１１　

我們都知道大型工礦企業的大型項目檔案往往案卷　

數量非常多，工程前期的立項準備資料、各個施工建設　

單位產生的大量施工技術文件材料以及各個監理單位產　

生的大量監理技術文件材料，還有大量的竣工圖紙。在　

這些檔案資料中，體系混亂、魚龍混雜、真偽難辯，作　

為項目的工程建設方，這些資料對于他們可能都是有用　

的，有的是有長期保存價值的，有的是有短期保存價值　

的。那么，作為市城建檔案館不可能全盤接收，有長期　

保存價值的，我們必須接收進館，而那些短期的、Ｉ￣Ｂ，ｌ　

性的項目檔案，比如臨時性的建筑物與構筑物，工業項　

目中的小型建筑、小型配套設施與過程性項目，成片開　

發的大型居住小區、工業園區中的小型配套建筑等。因　

為：其一，它們是ＩＩ￣Ｂ，ｌ性的建筑物與構筑物，自身的存　

在時間一般比較短暫，少則幾個月、多不過數年，過后　

往往拆除，其檔案可利用的時限很短，若作為館藏檔案　

既不便于隨時使用又占用城建檔案館寶貴的存儲空間，　

再加上其檔案的接收、整理、入庫上架等一系列的繁瑣　

手續，從社會和經濟的角度看都是不明智的。其二，工　

業項目中的小型建筑、小型配套設施與過程性項目往往　

因為其工業項目投資巨大、規模巨大、設施龐雜且專業　

性強，復雜性相對很高，非專業人員一般難以理解并參　

與管理，所以與其囫圇吞棗地全盤接收，給后續城建檔　

案館的整理與管理工作帶來麻煩，不如在項目檔案接收　

之前我們就有目的、有重點、有條理地制定出接收名錄　

與檔案編制標準，抓大放小、去粗取精、有保有棄、注　

重長遠地把它們排除在接收范圍之外，這樣對我們的城　

建檔案管理水平和效率也是一種提高。其三，成片開發　

的大型居住小區、工業園區中的小型配套建筑因為其在　

建設項目投資中占比普遍很小、功能單一且大多使用通　

用圖集，在講時效、信息化高度發達的今天，城建檔案　

館中存儲大量此類相似檔案似乎不夠理性，會給社會資　

源造成很大的浪費。因此我們就可責成有條件的建設單　

位自行存檔并報城建檔案行政主管部門備案，這樣也就　

１２　　ｌ?２０１　１年第１０期　

把這些具有資質的大型工礦企業的城建檔案館看作為市　

城建檔案館的分館，其未向市城建檔案館移交的項目工　

程檢索目錄就可作為市城建檔案館正式接收的一類特殊　

城建檔案而被接收進館，這樣也就用最小的檔案存儲空　

間實現了最大的城建檔案信息資源的收集，從而使市城　

建檔案館變身為一個集行政主管、接收利用、信息查詢　

與交流的綜合信息管理平臺，完成自身從量變到質變的　

發展飛躍。　

這一思路正是筆者在《發揮城建檔案管理處的作　

用》一文中曾經提到的：跳出城建檔案館這一狹小天　

地，開拓思路，放眼整個行業區域，與政府聯姻、與兄　

弟事業單位聯姻、與企業聯姻，采取合理有效的運行機　

制，使自身的檔案儲藏面積變得更大、檔案數量變得更　

多、種類更加豐富、檢索方式更加多樣化、檔案管理手　

段更趨多元。因此，城市建設檔案信息交流中心從另一　

個側面也為用戶提供了一條查閱未納入市館工程項目檔　

案收集范圍的檔案的線索和途徑。　

城市建設檔案信息交流中心的建立，可充分發揮城　

建檔案作為信息載體的本質屬性，為社會經濟生活資源　

的優化配置提供良好的平臺和交流渠道，發揮城市建設　

服務社會、服務經濟、服務人民的物質文化生活等重要　

作用，也為實現與提升自身價值打下一個堅實的基礎。　

城市建設檔案信息交流中心中的信息資源可以是城　

建檔案實體信息，也可以是各分支館庫中的城建檔案檢　

索目錄，亦可以是具有自主知識產權的各門類編研成果　

及他人編研成果目錄。我們可以利用這一交流平臺實現　

本行政區域內的城建檔案信息資源的共享，為城市建設　

的科學規劃、高效管理提供服務，進一步為城市建設各　

主管部門的科學決策提供有力的理論依據，從而能夠更　

進一步提升城市建設各主管部門科學管理的水平和彼此　

之間協調統一的能力。　

作者單位：江蘇省南京市城建檔案館