詢價(jià)函一般是由買(mǎi)方向賣(mài)方提出，主要內(nèi)容是有關(guān)貨物的價(jià)格，也有包括其他一項(xiàng)或幾項(xiàng)交易條件的。比如，要求對(duì)方提供商品目錄或樣本等。值得注意的是，中國(guó)商家的詢價(jià)函與國(guó)外商家慣用的詢價(jià)函，在寫(xiě)法上稍有不同，下面分別介紹一下。
我國(guó)通用的詢價(jià)函一般由開(kāi)頭、正文和結(jié)尾三部分組成
◇開(kāi)頭
詢價(jià)函與普通信函的開(kāi)頭一樣，需寫(xiě)明稱(chēng)謂，所謂稱(chēng)謂是指詢價(jià)函的行文對(duì)象，即受函者，如“廣州富昌公司"、“武漢白云商場(chǎng)”、“王一平董事長(zhǎng)”、“張大風(fēng)總經(jīng)理”等。稱(chēng)謂于首行頂格書(shū)寫(xiě)，后面
加冒號(hào)
◇正文
由四部分組成：表明自己對(duì)對(duì)方產(chǎn)品的興趣；表達(dá)訂貨意向；向?qū)Ψ皆儍r(jià)：提出一些其他要求，比如要對(duì)方開(kāi)列所需貨物的品質(zhì)、規(guī)格、數(shù)量及交貨期等。
◇結(jié)尾
與普通信函相同，為落款和H期。落款標(biāo)明發(fā)函者姓名、職務(wù)。日期寫(xiě)在落款下面，年、月、日俱全。
國(guó)外商家通用的詢價(jià)函，也由開(kāi)頭、正文和結(jié)尾三部分組成。
◇開(kāi)頭
與普通信函相同，寫(xiě)明稱(chēng)謂，稱(chēng)謂后面加冒號(hào)。
◇正文
分三步完成：表明對(duì)對(duì)方產(chǎn)品的興趣；以征詢信息的方式向賣(mài)方打聽(tīng)自己想知道的東西，而不僅僅是詢問(wèn)價(jià)格；提出你所需信息日期的下限。
◇結(jié)尾
與普通信函一樣，為落款和日期。落款標(biāo)明發(fā)函者姓名、職務(wù)，日期要年、月、日俱全。
比較而言，國(guó)外商家通用的詢價(jià)函往往優(yōu)于國(guó)內(nèi)商家通用的詢價(jià)函。因?yàn)閲?guó)內(nèi)商家通用的詢價(jià)函處理問(wèn)題太直接，一發(fā)函，即向?qū)Ψ皆儍r(jià)、表達(dá)訂貨欲望。一旦因故而不能購(gòu)買(mǎi)對(duì)方的產(chǎn)品，這就會(huì)形成往后交易中的障礙。而國(guó)外商家通用的詢價(jià)函則不是輕易地許下訂貨諾言，而是注重借助詢價(jià)函征求信息，信息越多，對(duì)商品與服務(wù)了解得越全面，到真正訂貨的時(shí)候才會(huì)越少麻煩。
×××出版公司：
我們?yōu)槌霭嫔烫峁┚庉嬇c排版服務(wù)。我們大部分的工作是在MNO型文字處理機(jī)上或者M(jìn)NO個(gè)人計(jì)算機(jī)上用WP型專(zhuān)門(mén)文字處理軟件完成。
通常我們用通行的排字代碼編制最終版本，然后把書(shū)送到排字機(jī)上最終照排。
請(qǐng)將你們的頁(yè)碼組織軟件的有關(guān)材料寄來(lái)。我需要了解它對(duì)MNO設(shè)備是否適合，什么樣的代價(jià)，最重要的是它能給我們創(chuàng)造什么。我特別感興趣的是連字符連接程序／整版程序如何與各種排版系統(tǒng)配合使用。我意識(shí)到不同賣(mài)主的同一型號(hào)的活字不盡相同，你們的系統(tǒng)如何處理我公司因使用幾家賣(mài)主的不一致的產(chǎn)品而產(chǎn)生的問(wèn)題?
如果你們已經(jīng)解決了這些問(wèn)題，歡迎來(lái)作個(gè)示范。下個(gè)月我們要上幾個(gè)大項(xiàng)目。在這些項(xiàng)目開(kāi)工前(本月底)，我期望得到這些信息。
忠誠(chéng)的××××
20 ××年×月×日
這是一封典型的國(guó)外商家使用的詢價(jià)函。首先，撰寫(xiě)者向?qū)Ψ浇淮吮痉降姆⻊?wù)范圍。接著，撰寫(xiě)者以極簡(jiǎn)潔的語(yǔ)言向?qū)Ψ教岢隽嗣鞔_要求。最后，撰寫(xiě)者還為對(duì)方提供信息的日期作了限定，并說(shuō)明了這樣做的原因。如此，撰寫(xiě)者既表明了自己的要求，又不會(huì)得罪對(duì)方.
在這封詢價(jià)函中，撰寫(xiě)者并沒(méi)有單純地詢問(wèn)商品價(jià)格，而是根據(jù)需要向?qū)Ψ酱蚵?tīng)很多自己想知道的信息，這樣對(duì)對(duì)方了解得越多，就越有可能在以后的交往中掌握主動(dòng)權(quán)。
另外，撰寫(xiě)者在信函中一再?gòu)?qiáng)調(diào)寫(xiě)這封信僅是征求信息，而沒(méi)有輕易許下訂貨諾言，這樣，不管結(jié)果如何，都不會(huì)對(duì)雙方以后的正常交易形成障礙．