excel表格

Excel表格使用技巧大全（整理）

目錄

一、基本方法7

1.快速選中全部工作表7

2.快速啟動EXCEL7

3.快速刪除選定區域數據7

4.給單元格重新命名7

5.在EXCEL中選擇整個單元格范圍8

6.快速移動/復制單元格8

7.快速修改單元格式次序8

8.徹底清除單元格內容8

9.選擇單元格9

10.為工作表命名9

11.一次性打開多個工作簿9

12.快速切換工作簿10

13.選定超級鏈接文本（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）10

14.快速查找10

15.修改默認文件保存路徑10

16.指定打開的文件夾11

17.在多個EXCEL工作簿間快速切換11

18.快速獲取幫助11

19.創建幫助文件的快捷方式11

20.雙擊單元格某邊移動選定單元格11

21.雙擊單元格某邊選取單元格區域12

22.快速選定不連續單元格12

23.根據條件選擇單元格12

24.復制或移動單元格12

25.完全刪除EXCEL中的單元格12

26.刪快速除空行13

27.回車鍵的粘貼功能13

28.快速關閉多個文件13

29.選定多個工作表13

30.對多個工作表快速編輯13

31.移動和復制工作表14

32.工作表的刪除14

33.快速選擇單元格14

34.快速選定EXCEL區域（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）14

35.備份工件簿15

36.自動打開工作簿15

37.快速瀏覽長工作簿15

38.快速刪除工作表中的空行15

39.繪制斜線表頭15

40.繪制斜線單元格16

41.每次選定同一單元格16

42.快速查找工作簿17

43.禁止復制隱藏行或列中的數據17

44.制作個性單元格17

二、數據輸入和編輯技巧17

1.在一個單元格內輸入多個值17

2.增加工作簿的頁數18

3.奇特的F4鍵18

4.將格式化文本導入EXCEL18

5.快速換行18

6.巧變文本為數字19

7.在單元格中輸入0值19

8.將數字設為文本格式19

9.快速進行單元格之間的切換（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）20

10.在同一單元格內連續輸入多個測試值20

11.輸入數字、文字、日期或時間20

12.快速輸入歐元符號20

13.將單元格區域從公式轉換成數值21

14.快速輸入有序文本21

15.輸入有規律數字21

16.巧妙輸入常用數據21

17.快速輸入特殊符號22

18.快速輸入相同文本22

19.快速給數字加上單位22

20.巧妙輸入位數較多的數字23

21.將WPS/WORD表格轉換為EXCEL工作表23

22.取消單元格鏈接23

23.快速輸入拼音24

24.插入“√”24

25.按小數點對齊24

26.對不同類型的單元格定義不同的輸入法24

27.在EXCEL中快速插入WORD表格25

28.設置單元格字體25

29.在一個單元格中顯示多行文字25

30.將網頁上的數陰道收縮運動 據引入到EXCEL表格25

31.取消超級鏈接25

32.編輯單元格內容26

33.設置單元格邊框26

34.設置單元格文本對齊方式26

35.輸入公式26

36.輸入人名時使用“分散對齊”（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）

26

37.隱藏單元格中的所有值（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）27

38.恢復隱藏列27

39.快速隱藏/顯示選中單元格所在行和列（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作

品）27

40.徹底隱藏單元格27

41.用下拉列表快速輸入數據28

42.快速輸入自定義短語28

43.設置單元格背景色28

44.快速在多個單元格中輸入相同公式29

45.同時在多個單元格中輸入相同內容29

46.快速輸入日期和時間29

47.將復制的單元格安全地插入到現有單元格之間29

48.在EXCEL中不丟掉列標題的顯示29

49.查看與日期等效的序列數的值30

50.快速復制單元格內容30

51.使用自定義序列排序（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）30

52.快速格式化EXCEL單元格30

53.固定顯示某列30

54.在EXCEL中快速編輯單元格31

55.使用自動填充快速復制公式和格式31

56.為單元格添加批注31

57.數據自動輸入32

58.在EXCEL中快速計算一個人的年齡32

59.快速修改單元格次序32

60.將網頁上的數據引入到EXCEL表格中32

三、圖形和圖表編輯技巧33

1.在網上發布EXCEL生成的圖形33

2.創建圖表連接符33

3.將EXCEL單元格轉換成圖片形式插入到WORD中34

4.將WORD內容以圖片形式插入到EXCEL表格中34

5.將WORD中的內容作為圖片鏈接插入EXCEL表格中34

6.在獨立的窗口中處理內嵌式圖表34

7.在圖表中顯示隱藏數據35

8.在圖表中增加文本框35

9.建立文本與圖表文本框的鏈接35

10.給圖表增加新數據系列35

11.快速修改圖表元素的格式36

12.創建復合圖表36

13.對度量不同的數據系列使用不同坐標軸36

14.將自己滿意的圖表設置為自定義圖表類型36

15.復制自定義圖表類型37

16.旋轉三維圖表37

17.拖動圖表數據點改變工作表中的數值37

18.把圖片合并進你的圖表38

19.用圖形美化工作表38

20.讓文本框與工作表網格線合二為一39

21.快速創建默認圖表39

22.快速創建內嵌式圖表39

23.改變默認圖表類型39

24.快速轉換內嵌式圖表與新工作表圖表40

25.利用圖表工具欄快速設置圖表40

26.快速選取圖表元素40

27.通過一次按鍵創建一個EXCEL圖表41

28.繪制平直直線41

四、函數和公式編輯技巧41

1.巧用IF函數清除EXCEL工作表中的041

2.批量求和42

3.對相鄰單元格的數據求和42

4.對不相鄰單元格的數據求和42

5.利用公式來設置加權平均43

6.自動求和43

7.用記事本編輯公式43

8.防止編輯欄顯示公式43

9.解決SUM函數參數中的數量限制44

10.在絕對與相對單元引用之間切換44

11.快速查看所有工作表公式44

12.實現條件顯示44

五、數據分析和管理技巧45

1.管理加載宏45

2.在工作表之間使用超級連接45

3.快速鏈接網上的數據45

4.跨表操作數據46

5.查看E

XCEL

中相距較遠的兩列數據46

6.如何消除縮位后的計算誤差（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）46

7.利用選擇性粘貼命令完成一些特殊的計算47

查詢47

9.在EXCEL中進行快速計算47

10.自動篩選前10個48

11.同時進行多個單元格的運算（微軟OFFICE技巧大賽獲獎作品）48

12.讓EXCEL出現錯誤數據提示48

13.用“超級連接”快速跳轉到其它文件49

六、設置技巧49

1.定制菜單命令49

2.設置菜單分隔線49

3.備份自定義工具欄50

4.共享自定義工具欄50

5.使用單文檔界面快速切換工作簿50

6.自定義工具欄按鈕50

一、基本方法

1.快速選中全部工作表

右鍵單擊工作窗口下面的工作表標簽，在彈出的菜單中選擇“選定全部工

作表”命令即可（）。

2.快速啟動Excel

如果想在啟動系統自動運行Excel，可以這樣操作:1.雙擊“我的電腦”圖

標，進入Windows目錄，依次打開“StartMenu啟動”文件夾;2.

打開Excel所在的文件夾，用鼠標將Excel圖標拖到“啟動”文件夾，這時Excel

的快捷方式就被復制到“啟動”文件夾中，下次啟動Windows就可快速啟動

Excel了。如果Windows系統已啟動，你可用以下方法快速啟動Excel:方法

一:單擊“開始→文檔”命令里的任一Excel工作簿即可。方法二:用鼠標從

“我的電腦”中將Excel應用程序拖到桌面上，然后從快捷菜單中選擇“在當

前位置創建快捷方式”，以后啟動時只需雙擊快捷方式即可。

3.快速刪除選定區域數據

如果用鼠標右鍵向上或向左(反向)拖動選定單元格區域的填充柄時，沒有

將其拖出選定區域即釋放了鼠標右鍵，則將刪除選定區域中的部分或全部數據

(即拖動過程中變成灰色模糊的單元格區域，在釋放了鼠標右鍵后其內容將被刪

除)。

4.給單元格重新命名

Excel給每個單元格都有一個默認的名字，其命名規則是列標加橫標，例如

D3表示第四列、第三行的單元格。如果要將某單元格重新命名，可以采用下面

兩種方法:1.只要用鼠標單擊某單元格，在表的左上角就會看到它當前的名字，

再用鼠標選中名字，就可以輸入一個新的名字了。2.選中要命名的單元格，單

擊“插入→名稱→定義”命令，顯示“定義名稱”對話框，在“在當前工作簿

中的名稱”框里輸入名字，單擊“確定”按鈕即可（）。注意:在給單元格命

名時需注意名稱的第一個字符必須是字母或漢字，它最多可包含255個字符，

可以包含大、小寫字符，但是名稱中不能有空格且不能與單元格引用相同。

5.在Excel中選擇整個單元格范圍

在Excel中，如果想要快速選擇正在處理的整個單元格范圍，按下

“Ctrl+Shift+*”。注意:該命令將選擇整個列和列標題，而不是該列表周圍

的空白單元格——你將得到所需的單元格。這一技巧不同于全選命令，全選命

令將選擇工作表中的全部單元格，包括那些你不打算使用的單元格。

6.快速移動/復制單元格

先選定單元格，然后移動鼠標指針到單元格邊框上，按下鼠標左鍵并拖動

到新位置，然后釋放按鍵即可移動。若要復制單元格，則在釋放鼠標之前按下

Ctrl即可。

7.快速修改單元格式次序

在拖放選定的一個或多個單元格至新位置的同時，按住Shift鍵可以快速

修改單元格內容的次序。方法為:選定單元格，按下Shift鍵，移動鼠標指針至

單元格邊緣，直至出現拖放指針箭頭，然后進行拖放操作。上下拖拉時鼠標在

單元格間邊界處會變成一個水平“工”狀標志，左右拖拉時會變成垂直“工”

狀標志，釋放鼠標按鈕完成操作后，單元格間的次序即發生了變化。

8.徹底清除單元格內容

先選定單元格，然后按Delete鍵，這時僅刪除了單元格內容，它的格式和

批注還保留著。要徹底清除單元格，可用以下方法:選定想要清除的單元格或單

元格范圍，單擊“編輯→清除”命令，這時顯示“清除”菜單（），選擇“全

部”命令即可，當然你也可以選擇刪除“格式”、“內容”或“批注”中的任

一個。

9.選擇單元格

選擇一個單元格，將鼠標指向它單擊鼠標左鍵即可;選擇一個單元格區域，

可選中左上角的單元格，然后按住鼠標左鍵向右拖曳，直到需要的位置松開鼠

標左鍵即可;若要選擇兩個或多個不相鄰的單元格區域，在選擇一個單元格區

域后，可按住Ctrl鍵，然后再選另一個區域即可;若要選擇整行或整列，只需

單擊行號或列標，這時該行或該列第一個單元格將成為活動的單元格;若單擊

左上角行號與列標交叉處的按鈕，即可選定整個工作表。

10.為工作表命名

為了便于記憶和查找，可以將Excel的sheet1、sheet2、sheet3工作命名

為容易記憶的名字，有兩種方法:1.選擇要改名的工作表，單擊“格式→工作表

→重命名”命令，這時工作表的標簽上名字將被反白顯示，然后在標簽上輸入

新的表名即可。2.雙擊當前工作表下部的名稱，如“Sheet1”，再輸入新的名

稱。

11.一次性打開多個工作簿

利用下面的方法可以快速打開多個工作簿:方法一打開工作簿(*.xls)所

在的文件夾，按住Shift鍵或Ctrl鍵，并用鼠標選擇彼此相鄰或不相鄰的多個

工作簿，將它們全部選中，然后按右鍵單擊，選擇“打開”命令，系統則啟動

Excel2002，并將上述選中的工作簿全部打開。方法二將需要一次打開的多

個工作簿文件復制到C:WindowsApplicationDataMicrosoftExcelXLSTART

文件夾中，以后啟動Excel2002時，上述工作簿也同時被全部打開。方法三啟

動Excel2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，點擊“常規”

標簽，在“啟動時打開此項中的所有文件”后面的方框中輸入一個文件夾的完

整路徑(如d:Excel)，單擊“確定”退出。然后將需要同時打開的工作簿復制

到上述文件夾中，以后當啟動Excel2002時，上述文件夾中的所有文件(包括

非Excel格式的文檔)被全部打開。方法四在Excel2002中，單擊“文件→

打開”命令，按住Shift鍵或Ctrl鍵，在彈出的對話框文件列表中選擇彼此相

鄰或不相鄰的多個工作簿，然后按“打開”按鈕，就可以一次打開多個工作簿。

方法五用上述方法，將需要同時打開的多個工作簿全部打開，再單擊“文件→

保存工作區”命令，打開“保存工作區”對話框，取名保存。以后只要用Excel

2002打開該工作區文件，則包含在該工作區中的所有工作簿即被同總之 時打開。

12.快速切換工作簿

對于少量的工作簿切換，單擊工作簿所在窗口即可。要對多個窗口下的多

個工作簿進行切換，可以使用“窗口”菜單。“窗口”菜單的底部列出了已打

開工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，可以從“窗口”菜單選擇它的名

字。“窗口”菜單最多能列出9個工作簿，若多于9個，“窗口”菜單則包含

一個名為“其他窗口”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有

已打開的工作簿名字的對話框，只需單擊其中需要的名字即可。

13.選定超級鏈接文本（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

如果需要在Excel中選定超級鏈接文本而不跳轉到目標處，可在指向該單

元格時，單擊并按住可選定單元格。

14.快速查找

在執行查找操作之前，可以將查找區域確定在某個單元格區域、整個工作

表（可選定此工作表內的任意一個單元格）或者工作簿里的多個工作表范圍內。

在輸入查找內容時，可以使用問號（？）和星號（*）作為通配符，以方便查找

操作。問號（？）代表一個字符，星號（*）代表一個或多個字符。需要注意的

問題是，既然問號（？）和星號（*）作為通配符使用，那么如何查找問號（？）

和星號（*）呢？只要在這兩個字符前加上波浪號(～)就可以了。

15.修改默認文件保存路徑

啟動Excel2002，單擊“工具→選項”命令，打開“選項”對話框，在“常

規”標簽中，將“默認文件位置”方框中的內容修改為你需要定位的文件夾完

整路徑()。以后新建Excel工作簿，進行“保存”操作時，系統打開“另存為”

對話框后直接定位到你指定的文件夾中。

16.指定打開的文件夾

我們可以指定打開文件的文件夾，方法如下:單擊“開始→運行”，輸入

regedit命令，打開“注冊表編輯器”，展開

HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftOffice10.0CommonOpen

FindPlacesUrDefinedPlaces，在下面新建主鍵，名稱為“mydoc”，然后

在該主鍵中新建兩個“字符串值”，名稱分別是“Name”和“Path”，值分別

為“我的文件”(可以隨意命名)和“d:mypath”(定位文件夾的完整路徑)，關

閉“注冊表編輯器”，重啟電腦。以后在Excel2002中進行“打開”操作時，

打開對話框左側新添了“我的文件”這一項目，點擊該項目，即可進入

“d:mypath”文件夾。

17.在多個Excel工作簿間快速切換

按下“Ctrl+Tab”可在打開的工作簿間切換。

18.快速獲取幫助

對于工具欄或屏幕區，按組合鍵“Shi不管怎樣英文 ft＋F1”，鼠標變成帶問號的箭頭，

用鼠標單擊工具欄按鈕或屏幕區，它就彈出一個幫助窗口會顯示該元素的詳細

幫助信息。

19.創建幫助文件的快捷方式

Excel幫助文件是編譯的HTML幫助文件，存放在安裝目錄

Office102052目錄中，單擊并拖拉此文件到Windows快速啟動工具欄上。此

后，不管Excel是否在運行，而且也不用調用Office助手，單擊Windows快速

啟動工具欄上的這個圖標將引出Excel幫助。

20.雙擊單元格某邊移動選定單元格

在工作表內移動選定單元格有一種快捷方法:將鼠標指針放置于選定單元

格的一邊，注意要選擇與移動方向相關的一邊，即要向下移動，就將鼠標指針

放置于單元格的底部;如果要向右移動，就將鼠標指針放置于單元格的右邊;依

此類推。這時鼠標指針變為白色箭頭的形狀，雙擊選擇單元格的某邊，鼠標指

針將沿選定的方向移動到特定的單元格中。如果此方向相鄰單元格為空白單元

格，則將移動到連續最遠的空白單元格中;如果此方向相鄰單元格為非空白單元

格，則將移動到連續最遠的非空白單元格中。

21.雙擊單元格某邊選取單元格區域

與上一技巧類似，如果在雙擊單元格邊框的同時按下Shift鍵，根據此方

向相鄰單元格為空白單元格或非空白單元格選取從這個單元格到最遠空白單元

格或非空白單元格的區域。

22.快速選定不連續單元格

按下組合鍵“Shift+F8”，激活“添加選定”模式，此時工作簿下方的狀

態欄中會顯示出“添加”字樣，以后分別單擊不連續的單元格或單元格區域即

可選定，而不必按住Ctrl鍵不放。

23.根據條件選擇單元格

單擊“編輯→定位”命令，在打開的“定位”對話框中單擊“定位條件”

按鈕，根據你要選中區域的類型，在“定位條件”對話框中選擇需要選中的單

元格類型（），例如“常量”、“公式”等，此時還可以復選“數字”、“文

本”等項目，單擊“確定”按鈕后符合條件的所有單元格將被選中。

24.復制或移動單元格

把單元格從一個位置復制或移到另一個位置，其方法為:選擇源單元格，單

擊“編輯”菜單中的“剪切”或“復制”命令，選定目標單元格，從“編輯”

菜單中選擇“粘貼”命令，則源單元格便被移動或復制到目標單元格中了。

25.完全刪除Excel中的單元格

想將某單元格（包括該單元格的格式和注釋）從工作表中完全刪除嗎？只

要選擇需要刪除的單元格，然后按下“Ctrl+-（減號）”，在彈出的對話框中

選擇單元格移動的方式，周圍的單元格將移過來填充刪除后留下的空間。

26.快速刪除空行

有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然后刪除，

這樣做非常不方便。你可以利用自動篩選功能來實現，方法是:先在表中插入新

的一行(全空)，然后選擇表中所有的行，單fashion 擊“數據→篩選→自動篩選”命令，

在每一列的頂部，從下拉列表中選擇“空白”。在所有數據都被選中的情況下，

單擊“編輯→刪除行”，然后按“確定”，所有的空行將被刪去。注意:插入

一個空行是為了避免刪除第一行數據。

27.回車鍵的粘貼功能

回車鍵也有粘貼功能，當復制的區域還有閃動的復制邊框標記時(虛線框)，

按下回車鍵可以實現粘貼功能。注意:不要在有閃動的復制邊框標記時使用回

車鍵在選定區域內的單元格間進行切換，此時你應該使用Tab鍵或方向鍵進行

單元格切換。

28.快速關閉多個文件

按住Shift鍵，打開“文件”菜單，單擊“全部關閉”命令，可將當前打

開的所有文件快速關閉。

29.選定多個工作表

若選擇一組相鄰的工作表，可先選第一個表，按住Shift鍵，再單擊最后

一個表的標簽;若選不相鄰的工作表，要按住Ctrl鍵，依次單擊要選擇的每個

表的標簽;若要選定工作簿中全部的工作表，可從表標簽快捷菜單中選擇“選定

全部工作表”命令。

30.對多個工作表快速編輯

如果想一次操作多張相同的工作表，省略以后的復制、粘貼操作，可采用

以下方法。按住Shift鍵或Ctrl鍵并配以鼠標操作，在工作簿底部選擇多個

彼此相鄰或不相鄰的工作表標簽，就可以實行多方面的批量處理。一般情況下，

進行的操作主要有如下幾種:1.頁面設置，可快速對選中工作表設置相同的頁

面。2.輸入相同的數據，可快速在多個工作表中輸入相同的數據。3.快速操

作，在多個工作表中進行一系列相同操作，如設置字號、字體、顏色，進行單

元格的合并撤銷等。4.輸入公式，快速輸入相同的公式，進行公式汁算。

31.移動和復制工作表

不僅可以在一個工作簿里移動和復制孜孜不輟 工作表，還可以把表移動或復打臺球技巧 制到其

它工作簿里。若要移動工作表，只需用鼠標單擊要移動的表的標簽，然后拖到

新的位置即可。若要復制工作表，只需先選定工作表，按下Ctrl鍵，然后拖動

表到新位置即可。當然，用這種方法可以同時移動和復制幾個表。移動后，以

前不相鄰的表可變成相鄰表。

32.工作表的刪除

單擊“編輯→刪除工作表”命令，然后單擊“確定”按鈕，則這個表將從

工作簿中永久刪除。注意:“刪除工作表”命令是不能還原的，刪除的工作表

將不能被恢復。

33.快速選擇單元格

在選擇單元格(行，列)時，同時按住Shift鍵可以選中連續的單元格(行、

列)。在選擇單元格(行、列)時，同時按住Ctrl鍵可以選中不連續的單元格(行、

列)。

34.快速選定Excel區域（微軟Office技巧大賽獲獎作品）

在Excel中，要想在工作簿中快速選定某塊區域，只需單擊想選定的區域

的左上角單元格，同時按住Shift鍵不放，再單擊想選定的區域的右下角單元

格即可。另外:按住Ctrl鍵再用鼠標可任意選定多個不相鄰的區域。事實上選

定區域和順序無關，只需首先選定矩形區域的一個角的單元格，在按下Shift

的同時單擊對角單元格。

35.備份工件簿

單擊“文件→保存”命令，打開“另存為”對話框，按右上角的“工具”

旁的下拉按鈕，單擊“常規選項”，在隨后彈出的對話框中，選中“生成備份”

選項（），單擊“確定”按鈕保存。以后修改該工作簿后再保存，系統會自動

生成一份備份工作簿，且能直接打開使用。

36.自動打開工作簿

（微軟Office技巧大賽獲獎作品）我們只要將某個需要自動打開的工作

簿的快捷方式放到C:PrograrnFilesMicrosoftOfficeOffice10XLStart

文件夾中，以后每次啟動時，Excel都會自動打開相應工作簿。

37.快速瀏覽長工作簿

當你瀏覽一個有很長內容的表格時，按下“Ctri+Home”鍵可以回到當前工

作表的左上角(即A1單元格)，按下“Ctrl+End”鍵可以跳到工作表說三道四 含有數據部

分的右下角。另外，如果你選取了一些內容，那么你可以通過重復按“Ctrl+.

（句號）”在所選內容的4個角單元格上按順時針方向移動。

38.快速刪除工作表中的空行

如果用戶想刪除Excel工作表中的空行，一般的方法是需要將空行都找出

來，然后逐行刪除，但這樣做操作量非常大，很不方便。下面提供一種快速刪

除工作表中的空行的方法:首先打開要刪除空行的工作表，在打開的工作表中單

擊“插入→列”命令，從而插入一新的列X，在X列中順序填入整數，然后根據

其他任何一列將表中的行排序，使所有空行都集中到表的吃三七粉的好處 底部。刪去所有空行

中X列的數據，以X列重新排序，然后刪去X列。

39.繪制斜線表頭

一般情況下在Excel中制作表頭，都把表格的第一行作為表頭，然后輸入