會計檔案管理制度

會計檔案管理制度

1. 總則

1.1目的

為加強各企業會計檔案管理工作，統一規范各企業會

計檔案的保管，根據《中華人民共和國檔案法》、《中華

人民共和國會計法》及中華人民共和國財政部 國家檔案局

令第79號——《會計檔案管理辦法》，結合集團實際情況，

制定本辦法。

1.2管理原則

為維護集團經濟利益、合法權益和還原歷史真實面貌，

各企業要確保會計檔案妥善保管、有序存放、嚴防毀損、

散失和泄密。

管理機構與職責分工

1.2.1第一責任人

1.2.2崗位名稱：企業財務負責人

1.2.3具體承擔的責任：

負責會計檔案的整理、歸檔和銷毀工作；落實部門檔

案管理工作計劃和兼職檔案管理人員崗位責任；建立會計

檔案毀損和丟失的責任追究制度。

1

2.部門職責

2.1負責指定專人進行集團本部會計檔案的收集、整

理和歸檔工作，以及會計檔案移交前的保管工作；

2.2負責監督和指導各企業會計檔案立卷、歸檔和保

管工作；

2.3會同內控中心、督審委對各企業的會計檔案銷毀

進行鑒定、監銷工作。

2.4負責指定專人進行所在企業會計檔案的收集、整

理和歸檔工作，以及會計檔案移交前的保管工作；

2.5配合集團各職能中心完成到期會計檔案的鑒定和

銷毀工作。

3. 會計檔案管理

3.1會計檔案的定義

會計檔案是指會計憑證、會計賬簿、財務報告、文件

合同等會計核算專業材料或重要文件。

3.2會計檔案具體歸檔范圍：

原始憑證、記賬憑證。科目余額匯總表，總賬，明細

賬，日記賬（包括現金、銀行存款日記賬），固定資產卡

片，輔助賬簿，其他會計賬簿（如表外業務備查簿）。月

度、季度、年度財務報告，包括會計報表、附表、附注及

文字說明，其他財務報告。重要的文件合同類：融資合同、

擔保合同、抵押合同、質押合同、保險合同、評估合同、

審計合同、公證書、募集說明書、稅務稽查報告、稅務機

關或政府部門出具的減免稅文件、各類債券發行的批復和

合規文件、其他國家及行業監管（管理）機構出具的重要

文件資料等。其他會計檔案類：銀行存款對賬單及余額調

節表，各類資產盤存表，國地稅稅務申報表，土地證、房

產證、會計人員工作移交清冊，會計檔案保管清冊，會計

檔案銷毀清冊等。

3.3會計檔案的歸檔要求

會計憑證按月裝訂立卷，會計人員每月將打印好的記

賬憑證連同原始憑證粘貼在一起，按記賬憑證序號排序組

期或年度財務報告，其他會計檔案等；

3.4.2單位名稱：填寫立卷單位的全稱，并加蓋與編

制單位名稱相符的財務專用章；

3.4.3類目名稱：記賬/共享憑證，**明細賬，現金、

銀行日記賬等；

3.4.4年月：會計憑證填寫起止年月，除會計憑證外

其他會計檔案填寫所屬年度 ；

3.4.5數量：會計憑證填寫本月冊數、冊號，會計賬

簿填寫本度度會計賬簿冊數、冊號，其他會計檔案填寫所

屬年度；

3.4.6編號：會計憑證需填寫起止編號，其它類會計

檔案可根據實際管理需求確定是否編號；

3.4.7責任人：由財務負責人和立卷人簽名或蓋章；

3.4.8保管期限：見后附會計檔案保管期限表；

3.4.9全宗號、目錄號、案卷號：由公司檔案管理部

門填寫。

4. 會計檔案的保管和移交要求

4.1會計檔案的保管

各企業每年形成的會計檔案，由財務運營部門編制《會

計檔案保管清冊》。《會計檔案保管清冊》一式兩份，一

份作為當年會計檔案的組成部分歸檔保管，一份留存財務

4

運營部門備查。各企業歷年會計檔案均應編制留存《會計

檔案保管清冊》。

各企業的會計檔案保管期限分為永久、定期兩類。定

期保管期限分為10年、30年兩類，從會計年度終了后的

第一天算起。集團各企業紙質會計檔案的最低保管期限如

下表所示。

序號 檔案名稱 保管期限 備注

一 會計憑證

1 原始憑證 30年

2 記賬憑證 30年

二 會計賬簿

3 總賬 30年

4 明細賬 30年

5 日記賬 30年

固定資產報廢清理

6 固定資產卡片

后保管5年

7 其他輔助性賬簿 30年

三 財務會計報告

月度、季度、半年度財務

8 10年

會計報告

5

9 年度財務會計報告 永久

四 其他會計資料

10 銀行存款余額調節表 10年

11 銀行對賬單 10年

12 納稅申報表 10年

13 會計檔案移交清冊 30年

14 會計檔案保管清冊 永久

15 會計檔案銷毀清冊 永久

16 會計檔案鑒定意見書 永久

17 重要的文件合同類 10年

4.2會計檔案的移交

4.2.1、根據共享中心確定的紙質郵寄檔案，由各企業

財務支持崗自主安排郵寄時間，并在網報系統中對郵寄檔

案做好登記，保證紙質郵寄檔案與網報系統登記記錄一致。

企業財務支持崗負責對郵寄檔案做好跟蹤及與共享財務的

對接工作。

4.2.2共享中心人員對本人負責范圍內的企業的紙質

郵寄檔案接收、保管及憑證郵寄負責，在收到企業財務支

持崗的郵件后要立即拆封和核對郵件數量，并將接收情況

及時反饋企業財務支持崗，同時在網報系統做好登記工作，

共享中心人員在保管期間要確保檔案完整安全，并在次月

6

10日前完成全部檔案回寄工作，共享中心人員負責對郵寄

檔案做好跟蹤及與企業財務的對接工作。

4.2.3集團各企業當年形成的會計憑證，在會計年度

終了后，暫由財務運營部門保管一年，期滿后半年內移交

本企業檔案部門統一保管，其它會計檔案在會計年度終了

后半年內一次性移交。無檔案機構的企業，在沒有設立檔

案機構期間，由財務運營部門承擔保管責任。

4.2.4會計檔案移交時，移交雙方應按照二級類目、

年度、組織機構、保管期限排列順序填寫《檔案移交清單》

和《檔案案卷目錄》。交接時雙方逐卷清點核對，履行簽

字手續，加蓋部門印章。《檔案移交清單》和《檔案案卷

目錄》分別由檔案部門和財務運營部門按會計檔案移交清

冊的保管年限留存備查。

4.2.5、各企業永久保存的會計檔案，在本企業保存十

年后，向集團公司檔案管理部門移交保管。

5. 會計檔案的查閱和利用

查詢和借閱會計檔案必須執行所在公司檔案管理相關

規定。

6、會計檔案的銷毀

各企業保管期滿的會計檔案，在與企業現行債權債務

無任何關聯、不存在任何法律糾紛的前提下，可以按照以

7

下程序進行銷毀：1、由本企業檔案部門會同財務運營部門

提出銷毀請示，編制《會計檔案銷毀清冊》，列明擬銷毀

會計檔案的名稱、卷號、冊數、起止年度和檔案編號、應

保管期限、已保管期限、擬銷毀時間等。2、由所在企業財

務負責人和企業負責人對銷毀請示簽署意見，由集團公司

內控中心、督審委、財務管理中心就銷毀請示簽署意見，

并共同派出人員進行鑒定和監銷。3、銷毀后由參與銷毀的

各方在《會計檔案銷毀清冊》上簽字。

各企業會計檔案案卷銷毀后，應在案卷總目錄和案卷

目錄上注明該卷已銷毀，案卷號永久保存，新收進的案卷

不能頂替該號。

經鑒定需繼續保存的原始憑證應單獨抽出另行立卷，

并在《會計檔案銷毀清冊》和案卷目錄的備注欄中分別注

明抽出的記賬憑證號和新編案卷號。