檔案數字化加工流程

1. 檔案數字化加工流程

檔案數字化是由多個流程構成，每個流程環環相扣，前一流程完成的好壞直

接影響下一流程工作的開展。根據《紙質檔案數字化規范》等國家關于檔案數字

化的相關規定和紫光數字化團隊多年的項目經驗，將檔案數字化總體流程用拓撲

結構表示如下：

1.1. 紙介質檔案數字化流程

1.1.1. 檔案出庫

為保證檔案數字化工作順利進行，檔案數字化工作需要用戶另外提供場所，

因此，從檔案室提卷是數字化工作的第一個步驟。檔案是客戶寶貴的信息資源，

具有唯一性和不可復制性，在數字化過程中必須要保證檔案沒有遺失、沒有損壞、

要做到不重不漏。要保證出庫的檔案能保質保量地歸還做好檔案出庫登記是非常

重要的。

為保證檔案不遺失，檔案出庫采取一日一提，當天工作開始前半小個小時紫

光數字化團隊在用戶檔案負責人的陪伴下去檔案室提取檔案，當天工作結束前半

個小時歸還所提檔案。在檔案從密集架上下架時，要按照檔案原來的排放順序，

作好記錄，在檔案歸還時能保證檔案能按原位置排列，不打亂其原排放順序。

? 檔案出庫要登記以下內容：提卷人、提卷時間、存放位置、提卷的案卷號（盒

號）、提卷數量等，作為歸還時的核對依據，便于用戶清點檔案。檔案提卷需

用戶在場，在用戶和紫光數字化工作人員簽字確認數量后進行檔案移交。

? 在工作結束后歸還出庫檔案時需用戶清點，紫光檔案數字化工作人員按照檔

案原來的排放順序在密集加上依次排好，用戶確認無誤后簽字。

1.1.2. 檔案整理

為確保檔案數字化質量，掃描完圖像清晰可辨，并符合國家關于檔案數字化

的要求， 需要對檔案進行適當整理，并視需要做出標識。包括：目錄數據準備、

拆除裝訂、區分掃描件與非掃描件、頁面平整、整理登記和裝訂等工作。

1.1.2.1. 目錄數據的準備

根據《檔案著錄規則》（DA/T18-1999）要求，規范檔案目錄內容，包括確定

檔案目錄的著錄項、字段長度和內容要求。如有錯誤或不規范的案卷題名、文

件名、責任者、起止頁號和頁數等，在征得客戶同意后應進行修改。紫光數字

化工作人員需將修改的內容詳細記錄在紫光自主研發的檔案數字化流程軟件中，

并作為掃描時參考。

1.1.2.2. 區分掃描件和非掃描件

按要求把同一案卷中或同一件中的掃描件和非掃描件區分開，無關和重份

的文件不掃描，在征得客戶同意的情況下抽出無關和重分的文件，并將抽出的

文件詳細記錄在檔案數字化流程軟件中，備以查考。同時對非掃描件做標記，

便于掃描時區分。

1.1.2.3. 對案卷查重、補漏

根據卷內目錄逐頁檢查該案卷內檔案是否有重份、缺頁的情況，在正文中

規定有附件的文件要檢查附件是否齊全、完整。對文書檔案按件整理的情況，

根據歸檔文件目錄逐件檢查頁數、題名是否與原文件相符。根據《歸檔文件整理

規則》（DA/T22-2000），對于批復文件檢查該文件后是否有對應的請示文件，轉

發文后面是否有被轉發文，復函是否有對應的來函。如有缺失，需將缺失內容

記錄在檔案數字化流程軟件中，并及時通知客戶檔案工作負責人，協助查找缺

少的文件，并在掃描工作開始之前補全缺少的文件，若因各種原因客戶找不到

缺失文件，數字化工作人員需在紫光檔案數字化流程軟件中對相應的文件做記

錄，并在紫光檔案管理系統中錄入該條檔案信息時在備注中做記錄，同時對應

的紙質文件目錄也需在備注寫明缺少內容。

1.1.2.4. 檢查案卷排列順序

根據《歸檔文件整理規則》（DA/T22-2000）中規定，裝訂時，正本在前，定

稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，復制件在后；轉發文在前，被轉發

1.1.2.5. 編制頁碼

為便于數字化流程交接，整理過程中需對每份文件編寫頁碼，在紫光檔案

數字化流程軟件中作記錄，備以查考。編寫頁碼需用鉛筆逐頁填寫，禁止漏編、

重編，件碼均從1開始。對于雙面打印的文件每面都要編寫頁碼，單面打印的

文件只在有字面標記頁碼。為確保頁碼位置統一、整齊，頁碼寫于每頁文件的

正面的右下角，反面的左下角，所寫頁碼要不影響原文的閱讀。若客戶有別的

編碼規則，按照客戶的要求編碼。每編完一份文件，數字化工作人員需在檔案

數字化流程軟件中標明這份文件的頁碼。

1.1.2.6. 頁面修整

破損嚴重、無法直接進行掃描的檔案，應先進行技術修復，折皺不平影響

掃描質量的原件應先進行相應處理（壓平或熨平等）后再進行掃描。在修整的過

程中要小心、細心，避免損壞檔案原件。

1.1.2.7. 拆除裝訂

與客戶檔案負責人共同協商檔案的拆分原則，并確定哪些檔案可以拆除裝

訂，哪些不能拆除裝訂，需保持原狀。在拆除裝訂過程中，對檔案實體要輕拿

輕放，小心拆除裝訂，不能損壞檔案。拆除訂書釘時，要用鉗子從反面將訂書

釘的兩個腳夾斷，再從正面用鉗子將訂書釘主體摘除，禁止用夾子或鉗子直接

從正面將訂書釘拽出，造成檔案原件的破損。

1.1.3. 目錄建庫及數據錄入

根據用戶目錄數據庫及著錄要求，在客戶要求的檔案軟件管理系統或其他通

時錄入同一份檔案的目錄數據，軟件自動對兩名不同的錄入員的數據進行機器

校驗，當兩者一致時跳過， 默認此條信息輸入正確，若二者輸入不一致時，軟

件就會報警，并將這些項目標識出來(顯紅)，且不讓通過。軟件提示“數據不

一致請確認”。隨后進行人工校驗，由校驗員將軟件標識出的不一致數據項目與

檔案原稿進行比對比將數據修改正確。

1.1.4. 打印報表

在數據庫建立完畢后，對照檔案實體的排列順序，在檔案管理系統中打印

案卷目錄和卷內目錄。若是以件為單位整理的文書檔案，則打印歸檔文件目

錄。將打印目錄依次放入對應卷內或者盒內。同時形成檔案案卷目錄或者歸檔

文件目錄匯編一套，在數字化工作結束時交給客戶，作為紙質載體的檢索工

具，為檔案利用者提供多種檢索方式。

1.1.5. 掃描

掃描是檔案數字化的最關鍵、最重要的部分，掃描的好壞直接影響數字化

工程的質量。根據不同檔案紙張的大小、厚薄及頁面色彩，選擇不同的掃描

儀。較為規整的選擇高速掃描儀，較薄、較厚和不規整的用平板掃描儀，幅面

較大的圖紙用工程掃描儀。這樣既能達到保護檔案的目的，也能提高檔案數字

化加工的速度。

1.1.5.1. 掃描原則

? 不重、不漏：檔案的每一張紙都要掃描，無論單面、雙面有信息的都要

掃描，并且要保證不能出現重復掃描；

? 不重、不輕：不重不輕主要時保證掃描后的檔案線條清晰、無斷線、無

斷字、線條不過黑、字跡不成黑團、清晰可辯。同時也保證了掃描后圖

像大小控制在一個合理的范圍內；

? 數字化人員嚴格按照掃描流程，保證不掃錯、掃亂。根據紙張情況采用

不同掃描儀掃描之后，檔案要恢復原來的排放順序；

? 盡量保持掃描文檔的數量和存儲順序與原檔案資料的數量和順序一致。

1.1.5.2. 掃描儀的選擇

? 根據檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應規格的掃描儀或專業

掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進行掃描。

? 大幅面檔案可采用大幅面數碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數字化轉換

設備等進行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。

? 紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應采用平板掃描方式；

紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

? A4幅面檔案的掃描一般使用高速掃描儀，因此，掃描人員應該非常小心，

不合適的紙張，采用平板掃描儀來掃，在卡紙的時候，不能硬拽，以免

損毀檔案，應該把掃描儀的蓋子打開，解鎖掃描裝置，然后輕輕拽出。

如有褶皺，應該使用厚重的平整物體（如：書等）壓放，使其恢復原來

的平整。

? A4以上幅面的圖紙因為幅面較大，因此掃描一般采用橫向的方式進行

掃描。這樣掃描有幾個好處：一是掃描儀的速度和掃描的分辨率以及掃

描的長度有關，因此，橫向掃描能提高掃描速度，減少掃描時間；二是

工程掃描儀是滾筒式的，圖紙在掃描器中的進紙的距離越短，圖紙被損

毀的幾率越小。

? 圖紙的掃描需要兩個人同時進行，第一個人負責整理圖紙，記錄圖紙大

小和數量、并掃描；第二個人在掃描的時候要從工程掃描儀的另外一頭，

輕拽、托圖紙，保證圖紙受力均勻，并在掃描完后，按照原樣折疊好圖

紙，放入盒中。

? 圖紙掃描前，要注意圖紙中有無折痕較深或者圖紙已經發生撕裂，如果

有這樣的圖紙，在掃描的時候要使斷痕垂直于工程掃描儀的方式掃描，

這樣能保證不使折痕在掃描過程中撕裂檔案。

? 在最開始的圖紙掃描過程中，要反復試驗掃描的對比度、明暗度，試掃

并處理后，由客戶檢查是否合格。如果合格，則記錄下來，并應用于以

后的掃描中。紫光數字化加工小組攜帶的掃描儀具有掃描后調節明暗度

和對比度的能力，能夠極大的方便掃描，并減少掃描的次數，因此能夠

非常有效地保護檔案。

1.1.5.3. 掃描色彩模式的選擇

? 掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等；

? 頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模

式進行掃描；

? 頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色

文字的檔案，可采用灰度模式掃描；

? 頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，需

要采用彩色模式進行掃描。

1.1.5.4. 掃描分辨率的選擇

分辨率是指單位長度內圖像包含的點數或像素數，一般用每英吋點數（dpi）

表示。

在掃描前，根據紙張情況，選擇合適的分辨率，保證掃描完的圖像清晰、

完整，不影響圖像的利用效果。

? 一般的屏幕閱讀，采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進行掃描

時，其分辨率一般選擇200dpi即可；

? 需要進行OCR漢字識別的檔案，選擇分辨率一般為300dpi；

? 特殊情況下，如文字偏小、過于密集、清晰度較差等，可適當提高分辨

率。但同時應保證在電子圖像清晰可讀，且存儲容量盡可能較小。

1.1.5.5. 掃描圖像存儲格式

? 采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用TIFF(G4)格式存儲。采用

灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用JPEG格式存儲。存儲時的

壓縮率的選擇，應以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲

容量為準則。

? 提供網絡查詢的掃描圖像，存儲為PDF（雙層PDF）或客戶要求的其他

格式。

1.1.5.6. 掃描圖像命名規則

? 紙質檔案目錄數據庫中的每一份文件，都有一個與之相對應的唯一檔號，

以該檔號為這份文件掃描后的圖像文件命名；

? 多頁文件可采用該文件檔號并建立相應文件夾，按頁碼順序對圖像文件

命名。

1.1.5.7. 圖像校對

為保證掃描的質量避免掃描過程中發生重復掃描和漏掃的現象，在掃描工

作完成后將對掃描圖像進行人工的校對，發現問題并及時糾正。對于重掃的文

件圖像經確認無誤后刪除多余掃描圖像，漏掃的要補掃。對于掃描后圖像質量

不過關的圖像，要重新掃描，直到掃描圖像達到質量要求。

1.1.6. 圖像處理

圖像的處理，是保證數字化質量的重要步驟。由于檔案原件及掃描儀的問

題，掃描后的圖像可能存在如下問題：傾斜、有黑邊、有污跡、有索引孔、圖

紙還會有折痕產生的黑線、整個圖像某些部分過淺，某些部分過黑等。

1.1.6.1. 一般圖像處理

? 糾偏

對出現偏斜的圖像應進行糾偏處理，以達到視覺上基本不感覺偏斜為

準。對方向不正確的圖像應進行旋轉還原，以符合閱讀習慣。

? 去污

對圖像頁面中出現的影響圖像質量的雜質，如黑點、黑線、黑框、黑

邊等應進行去污處理。處理過程中應遵循在不影響可懂度的前提下展

現檔案原貌的原則。

? 圖像拼接

對大幅面檔案進行分區掃描形成的多幅圖像，應進行拼接處理，合并為

一個完整的圖像，以保證檔案數字化圖像的整體性。

? 裁邊處理

采用彩色模式掃描的圖像應進行裁邊處理,去除多余的白邊,以有效縮

小圖像文件的容量，節省存儲空間。

1.1.6.2. 圖紙檔案圖像處理

? 圖像處理方案

首先要處理黑邊和雜點，為以后的自動傾斜校正做好準備工作；接著

需要使用圖像處理軟件的自動傾斜校正功能，由于圖紙的信息較為復雜，

因此自動傾斜校正有可能會失效，這時候需要加工人員手動糾偏，一般圖

紙上都會有橫平豎直的線條，以這些線條作為參照，能夠保證糾偏的效果。

? 圖像折痕的處理

首先要分辨哪些圖像中的真實線條，哪些試折痕，可以比照圖紙查看，

如還無法確定，應該咨詢客戶的負責人。對于折痕的處理在空白地方可以

直接刪除，如比較接近真正線條的時候，需要做放大，然后處理。

? 褪色的圖紙圖像處理

褪色圖紙掃描后有可能出現掃描后圖像深淺不均勻。這時候應當盡量

保證線條不斷，即要保證寧深勿淺。如果還是不行，可以采用增加掃描分

辨率的方式，或者采用灰度方式進行掃描（需要用戶的書面認可）。在處理

過程中，采用magic stick魔術棒的方式，能夠以擴散和粘連的方式，對

過深的非有用圖像雜點進行處理，這樣就能夠比較容易的把較深的圖像處

理干凈。

1.1.7. 質量檢驗

質量檢驗分圖像質量檢驗和目錄數據檢驗兩部分。

圖像質量檢驗包括：掃描圖像的排列順序與檔案原件的排列順序是否一致；

發現文件漏掃時，應及時補掃并正確插入圖像；對圖像偏斜度、清晰度、失真度

等進行檢查，發現不符合圖像質量要求時，應重新進行圖像的處理。

目錄數據檢驗：數據項的質量檢測主要是檢測其錄入正確率。

檢驗方式：原則上目錄數據的檢驗方式為全檢，圖像質量檢驗方式為抽檢，

一般一個全宗的抽檢比例不低于5%，檢驗的合格率應在95%以上。

1.1.8. 數據掛接

數據掛接是將檔案數字化轉換過程中形成的目錄數據庫與圖像數據庫，通過

質檢環節確認為“合格”后，通過網絡及時加載到數據服務器端匯總，將數字化

成果與檔案應用管理系統對應條目建立連接，是豐富檔案系統信息資源，實現全

文檢索、查看文件信息的關鍵。

以紙質檔案目錄數據庫為依據，將每一份紙質檔案文件掃描所得的一個或多

個圖像存儲為一份圖像文件。將圖像文件存儲到相應文件夾時，認真核查每一份

圖像文件的名稱與檔案目錄數據庫中該份文件的檔號是否相同，圖像文件的頁數

與檔案目錄數據庫中該份文件的頁數是否一致，圖像文件的總數與目錄數據庫中

文件的總數是否相同等。通過每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數據庫中該份

文件的檔號的一致性和唯一性，建立起一一對應的關聯關系，為實現檔案目錄數

據庫與圖像文件的批量掛接提供條件。

通過編制程序或借助紫光管理應用系統，可實現目錄數據對相關聯的數字圖

像的自動搜索、加入對應的電子地址信息等，實現批量、快速掛接。

1.1.9. 數據備份

為了保護檔案數字化成果，完善檔案管理容災措施，將對檔案數字化成品

進行數據備份。通過驗收后的成品數據利用紫光檔案管理系統或其他軟件的光

盤制作功能刻錄成刻錄到DVD光盤中，在盤面上作標記，編制刻入日期和盤號

以便日后進行查找。

每張光盤包含說明文件，文件名：maker； 文件內容包括有關本存儲載體

的各種信息如歸檔年度、盤號、制作人、檢查人、制作時間、文件格式、字符

文件、操作系統、數據庫、數字化加工管理軟件、數據上傳校對軟件、光盤刻

錄軟件等。

? 光盤制作應遵循案卷目錄、卷內文件目錄、原文和附件的自然聯系。光

盤索引目錄須將檔案號、文件夾號、光盤號和檔案影像等數據一一對

應；

? 根據客戶需求，制作光盤套數；

? 不同密級的檔案加工內容須分開制作；

? 掃描后的電子文件以DVD光盤(計算機只讀光盤)提交；

? 光盤刻錄和光盤質檢前要經過用戶的質檢、簽字確認和監督刻盤。

1.1.10. 檔案還原

為避免檔案順序混亂，便于將檔案恢復原來的順序，保持文件之間的歷史聯

系，掃描人員拆一卷、掃一卷，不得任意折疊檔案，按頁碼排序放回檔案盒內，

禁止任意更改檔案原來的排放順序。

? 案卷通常使用線繩按三孔一線方式裝訂，裝訂要結實、整齊、不掉頁、

不倒頁、不壓字、不損壞文件、不妨礙閱讀；

? 對于按件整理的單件文書檔案，沿左齊、下齊方向碼放整齊后，用不銹

鋼訂書釘在文件左側裝訂。對于頁數較多，無法用訂書機裝訂的文書檔

案，采用三孔一線的裝訂方式；

? 大張圖紙應先折疊，后裝訂。

1.1.11. 檔案入庫

每批檔案數字化結束后，檔案數字化成果通過檢驗后，確保質量合格后方可

將檔案移交客戶并入庫，雙方同時做好記錄并在“紫光檔案數字化提卷及歸還記

錄清單”簽字確認。檔案入庫后根據出庫記錄單上記錄，按照原來的排放順序排

放，如無客戶允許，禁止改變檔案原來在檔案室中排放位置。