內蒙古農村信用社信貸檔案管理辦法2010.7

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內蒙古農村信用社信貸檔案管理辦法

第一章 總 則

第一條 為增強對全區農村信用社信貸檔案的規范化

管理，強化信貸基礎管理工作，有效防范信貸風險，按照有

關法律、法規的規定，制定本辦法。

第二條 本辦法所稱信貸檔案是指全區農村信用社(含

農合行)在辦理信貸業務進程中直接和間接形成的，記錄和反

映信貸業務受理、調查評價、審查、咨詢、審批、發放、管

理和收回等全進程的重要資料和憑據。包括文字、圖表、盤

片、聲像等不同載體和不同門類的基礎資料。

第三條 信貸檔案管理是指用科學的方式和健全的規

章制度，做好檔案的搜集、歸檔、保管、利用、銷毀等工作。

信貸檔案管理應遵循“分級負責，分段管理，專人負責，按

期檢查”的原則。

“分級負責”即旗縣聯社及分支機構別離對所管轄信貸

客戶檔案的管理工作負責；“分段管理”即將一個信貸項目

形成的文件材料依據信貸的執行狀態，由信貸業務（風險管

理）部門和檔案管理部門分段、分工一路負責管理；“專人

負責”即旗縣聯社及分支機構均應配備專（兼）職信貸檔案

員，信貸檔案員不得由直接經辦信貸業務人員擔任；“按期

檢查”即信貸檔案管理工作應由專門部門負責監督指導，每

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一年檢查次數原則上很多于兩次，并應將信貸檔案檢查列入

聯社年度綜合管理考評中。

第二章 信貸檔案的管理機構及職責

第四條 信貸檔案由信貸業務（風險管理）部門和檔案

管理部門分段、分工一路負責管理。一是歷史檔案，即昔時

業務履行完畢、已整理裝訂成冊的，入綜合檔案室保管，由

綜合檔案員管理。二是日常信貸工作檔案，如逐戶成立的客

戶檔案、不良資產的清收處置文件、昔時的賬表、各類報告、

總結材料，歸信貸業務（風險管理）部門保管，由信貸檔案

管理員管理。

第五條 旗縣聯社必需明確專門部門為全轄信貸檔案

管理機構，負責對各分支機構信貸檔案進行指導性管理。主

要職責：

（一）貫徹執行有關檔案工作的法律、法規和制度；

（二）制定、完善本單位信貸檔案管理辦法；

（三）催促、指導、檢查信貸檔案管理工作；

（四）搜集、整理、積累、保管日常信貸業務文件，做

好年度歸檔材料的立卷、裝訂、移交；

（五）協助綜合檔案室做好檔案信息的開發、利用和編

研工作，最大限度地發揮檔案信息的作用；

（六）做好對信貸檔案員的業務培訓；

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（七）嚴格交接手續，保證檔案資料內容和載體的安全。

第六條 信貸檔案管理員的主要職責：

（一）遵守有關檔案法律、法規和本單位檔案管理辦法；

（二）做好本機構信貸文件的形成、積累、整理、裝訂

和歸檔工作，做到歸檔材料的完整、準確、系統和案卷的規

范、標準；

（三）做好客戶信貸檔案材料的搜集、整理和統一保管

工作，并催促信貸業務經辦人員及時將材料歸檔；

（四）負責對其他信貸人員涉及檔案工作的指導、監督，

提高級案管理意識，保證初始資料的完整、準確、規范；

（五）堅持原則，保守信貸檔案秘密；

（六）做好其他有關信貸檔案的管理工作。

第三章 信貸檔案的分類

第七條 信貸檔案按照資料的性質和管理的要求分為

客戶大體情形檔案、信貸操作檔案和信貸管理檔案三部份。

第八條 客戶大體情形檔案，即在信貸業務辦理進程中

直接或間接取得的對客戶大體情形、財務狀況、生產經營活

動、信用情形、市場競爭能力、進展潛力和外部環境影響等

與信貸客戶相關的全數材料。客戶主要分為自然人和非自然

人兩類，需搜集的信貸客戶和擔保人材料別離為：

（一）對自然人需搜集的檔案材料，應包括但不限于：

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1．借款人具有合法的身份證件（已婚的須搜集配偶，

包括居民身份證、戶口本、戶籍證明等）復印件；

2．婚姻狀況證明復印件；

3．個人及家庭成員收入、有效資產證明；

4．通過個人征信系統查詢的客戶信用報告；

5．其他要求搜集或通過各類方式自行取得的檔案資料。

（二）對非自然人需搜集的檔案材料，應包括但不限于：

1．經年檢的企業營業執照復印件；

2．有效的組織機構代碼證復印件；

3．企業資質品級證書及特殊行業相關許可證復印件；

4．法定代表人身份證復印件；

5．授權委托書及被授權人身份證復印件；

6．公司制法人董事會或股東大會同意申請授信業務的

決議、文件等；

7．公司章程，合伙、合作的合同或協議和驗資報告；

8．地稅、國稅的稅務記錄證復印件；

9．貸款卡復印件；

10．企業預留印簽卡及有權人簽字樣本；

11．信用品級評定資料，和通過企業征信系統查詢的客

戶信用情形報告等；

12．客戶前兩個年度的財務報表(經會計或審計師事務所

審計)及近期財務報表；今年度及最近月份存借款及對外擔保

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情形；

13．承包企業和租賃企業的承包或租賃協議復印件；

14．中長期項目貸款，應提供項目的可行性研究報告，

各類合格、有效的相關批準文件，項目資本金到位證明，項

目建設進度及營運計劃等；

15．擔保方式為保證擔保的，應搜集保證人的上述資料；

擔保方式為抵(質)押的，應搜集抵(質)押品清單、抵(質)物權

證原件和所有權人(含共有人)同意抵(質)押的書面證明；

16．其他要求搜集和通過各類方式自行取得的檔案材

料。

第九條 信貸操作檔案，即本機構在信貸業務辦理進程

中形成的具體業務材料，應包括但不限于：

（一）權證類：指抵(質)押物憑證、存單、有價證券、

其他產權和權益憑證。

1．已辦理質押的銀行存單、有價證券；

2．已辦理貼現的銀行承兌匯票；

3．已辦理抵押的土地利用證和房產他項權證；

4．己辦理設備抵押的工商記錄表；

5．抵(質)押物保險單；

6．其他有關權證類材料。

（二）法律文本類：具有法律效勞的文本材料。

1．借款申請書、借據；

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2．借款審批書；

3．單據承兌協議；

4．抵(質)押物清單；

5．借款合同、擔保合同(函、協議)或還款許諾書；

6．到期、超期貸款催收通知及回執；

7．不良貸款客戶的還款許諾和還款計劃；

8．其他具有法律效勞的文本材料。

（三）要件類：本機構內部在貸款審批發放中形成的有

關文本材料。

1．貸前調查、審查報告；

2．抵(質)押物評估報告或作價依據；

3．貸審會(小組)決議；

4．貸后檢查報告；

5．其他材料。

（四）其他類：進入訴訟程序的相關文本資料及資產保

全等其他材料。

1．訴訟材料：包括民事起訴狀；法院裁定、裁決、調

解書；處置進程中相關的協議、材料及其他訴訟材料等。

2．資產保全材料：

（1）抵債資產取得材料；

（2）抵債資產權證復印件；

（3）抵債資產取得、處置的會議記要、決議等；

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（4）抵債資產取得、處置的審批資料；

（5）抵債資產拍賣(協議轉讓)等資料；

（6）其他抵債資產資料。

3．貸款核銷材料：

（1）呆賬貸款認定、核銷的專題報告等；

（2）呆賬貸款認定、核銷的審批資料；

（3）貸款應收利息核銷審批表；

（4）其他核銷材料。

第十條 信貸管理檔案，即本機構內部有關信貸業務的

各類報表、授權轉授權文件、行業分析報告、調查檢查報告、

審計稽核報告等。

（一）信貸業務計劃檔案：包括信貸業務計劃的制訂、

執行、總結的有關資料等；

（二）信貸臺賬檔案：各類信貸業務記錄簿、臺賬等；

（三）信貸風險管理檔案：包括客戶的授信文本、貸款

五級分類文本等；

（四）信貸統計報表檔案：包括對信貸業務進行各項統

計及分析資料等；

（五）有關信貸業務的請示、批復；

（六）信貸監督檔案：由銀監部門、信貸管理部門、稽

核部門組織的調查、檢查及稽核報告;

（七）其他信貸管理檔案。

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第四章 信貸材料的立卷、歸檔

第十一條 信貸業務（風險管理）部門對年度辦理完畢，

具有保留價值的文件材料及年度內辦理完畢(收回或終結)的

借款資料，搜集齊全、分類整理、立成案卷、按期歸檔入庫。

第十二條 信貸檔案應按歸檔范圍的要求，將每一項活

動全進程的文件資料完整、準確、系統地歸檔。有關印章、

簽字要完整、清楚，檔案管理員要對歸檔材料的完整、準確、

系統性負責。

第十三條 信貸檔案的搜集

（一）信貸檔案由信貸人員按照有關信貸制度和業務操

作流程的有關規定進行搜集。原則上客戶大體情形檔案由信

貸業務經辦人員負責搜集；信貸操作檔案由信貸業務經辦人

員和審查人員一路搜集；信貸管理檔案由信貸檔案管理員和

相關人員一路搜集和整理。

（二）信貸檔案搜集者應按相關制度規定的范圍和要求

搜集信貸材料，及時替換和補充有關材料，對檔案資料的真

實性、合法性、及時性、完整性負責。

（三）搜集的資料是復印件的，應要求在復印件空白處

加蓋“與原件查對無誤”的章跡，并由搜集人簽字并簽署日

期。

第十四條 日常信貸檔案資料的移交保管

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（一）信貸業務經辦人員(資料搜集者)須在每筆信貸業

務終結后，盡快將整理完整的客戶大體情形和信貸業務材料

移交信貸檔案員，由信貸檔案員用專用文件夾以客戶為單位

成立“一戶一檔”（農戶小額信用貸款、農戶聯保貸款能夠

村組為單位建檔），并在封面上注明客戶名稱、文件內容等

項目；

（二）借款發生至回收階段的檔案材料，隨時形成，隨

時移交；

（三）信貸管理類檔案一年移交一次，次年l月底前把

上年度檔案材料移交給信貸檔案員；

（四）權證類原件按有關規定，在辦好移交手續后，及

時移交會計部門入庫保管，復印件歸入信貸檔案保管；

（五）檔案材料移交應成立《信貸檔案材料移交記錄簿》

(附件l)，搜集者和保管者(信貸檔案員)簽字有效；

（六）信貸檔案員對檔案材料的完整性負責。對于移交

的檔案材料必需依照移交記錄簿內容一一核實，并確認是不

是為原件；復印件是不是由資料搜集人簽字；合同文本是不

是涂改，要素是不是齊全，如有缺頁或缺少份數，要求信貸

業務經辦人員及時補齊，特殊情形不能補齊的，在移交記錄

簿備注欄內注明。

第十五條 歸檔材料載體要求。信貸業務形成的筆跡材

料要符合規定，必需用黑色或藍黑色墨水書寫；對只能用圓

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珠筆和復寫紙書寫的統計報表、會計憑證等，應將最清楚的

一份歸檔保留；傳真件應當即復印后歸檔。

第十六條 立卷組合要求

（一）立卷組合的大體要求是按文件類型組合，適當分

級兼顧其他特征，使之聯系緊密；

（二）信貸檔案的寄存原則是主合同在上、從合同在下；

正本在上、副本在下；原件在上、影印件在下；主件在上、

附件在下；批復在上、請示在下。

（三）借款材料按單筆借款業務組卷，昔時辦理完畢（收

回或終結）的借款材料按借款戶為單位以借款時刻前后順序

排列，進行一戶一卷、一戶數卷或數戶一卷的方式立卷整理。

昔時未收回的貸款材料仍按“一戶一檔”保管，在收回時所

在年度立卷歸檔。

（四）管理類檔案按時刻順序排列，按照文件數量能夠

一類一卷、一類數卷或數類一卷，但數類一卷必需是同一期

限類別歸并立卷，短時刻、長期、永久三類不允許歸并立卷。

第十七條 案卷質量要求

（一）總的要求：遵循文字材料的形成規律和特點，維

持材料之間的有機聯系，區別不同價值，便于保管和利用；

（二）歸檔的材料種類、份數和每份材料的頁數均應齊

全、完整；

（三）卷內文件資料按排列順序，依次編寫頁號或件號。

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裝訂的案卷，應統一在有文字的每一項材料正面的右上角、

背面的左上角填寫(加蓋)頁號，不裝訂的案卷，應在卷內每

份文件材料的右上方加蓋檔號，逐件編號；

（四）每一案卷必需按規定的格式逐件（份）填寫卷內

文件目錄，規范填寫文件材料的落款，不得隨意更改和簡化，

未填寫責任者、年月日的，應考證后填寫清楚；

（五）卷內文件材料要去掉金屬物，對規格小(借據、憑

證等)、破損的文件材料應按裱糊技術托裱，筆跡已擴散的應

復制后與原件一并立卷，案卷采用三孔一線的方式裝訂。不

立卷裝訂的材料，應逐件用細線裝訂；

（六）案卷封皮應逐項按規定填寫清楚。案卷落款要簡

明，并能準確反映卷內文件材料內容。一般包括責任者、內

容、名稱，應格式一致、文字簡煉，一般不超過40個文字，

并用毛筆或鋼筆書寫，筆跡要工整、清楚。案卷號、目錄號

用鉛筆填寫。

（七）有關卷內文件材料的情形說明，應逐項填寫在備

考表內，若無情形可說明，也應將立卷人、檢查人的姓名和

時刻填上以示負責。

（八）對電子類檔案材料，可正式打印后依照上述大體

要求保管，也可對照上述大體要求另行保管。

第五章 類目設置、案卷排列及編號

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第十八條 信貸檔案類目設置。信貸檔案一級類目(目錄

號)的代號，由旗縣聯社按照自身檔案管理制度的要求肯定，

應在卷皮的封面與背脊上用鉛筆填寫目錄號。

第十九條 案卷排列及編號。案卷排列原則上按以下順

序，采用流水編號法，用阿拉伯數字從“1”開始依次在卷

皮上用鉛筆編寫案卷號。

案卷號排列

永久類 長期類 短時

刻類

貸款核銷 臺帳、信貸授權轉授權 貸款咨詢、資信

評估

信貸年報 信貸員品級、信貸檢查、 信貸報表（月、

季）

訴訟材料 職位職責、制度、辦法、 借款材料

抵債資產及其他 總結等其他長期類材料 其他短時刻

類材料

第二十條 案卷目錄的編制

（一）信貸檔案整理、裝訂完畢后，必需按案卷順序號

抄寫案卷目錄記錄簿，在規按時刻內連同所有信貸檔案一并

移交綜合檔案室；

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（二）為使借款材料查閱方便，可另行設置“信貸檔案

借款材料案卷順序目錄記錄簿”(附件2)。以“賬號一企業名

稱一案卷號”為主要內容，按借款材料的案卷前后排列順序，

逐戶(貸款戶)抄寫，并移交綜合檔案室。

第六章 歸檔時刻和保管期限

第二十一條 立卷裝訂時刻。信貸資料應于次年三月底

前整理完畢，立卷裝訂成冊。

第二十二條 歸檔入庫時刻。已立卷成冊的信貸檔案，

由信貸檔案員負責在十個工作日內移交綜合檔案員，入庫管

理。

第二十三條 歸檔移交時，信貸檔案員應依照案卷排列

順序填寫《信貸檔案移交清單》一式二份，經移交機構負責

人、信貸檔案員和綜合檔案室接收人簽字后，由移交部門和

綜合檔案室各執一份。

第二十四條 信貸檔案保管期限：依照檔案性質和用途

分為永久保管、長期保管和短時刻保管三類，長期為10－15

年，短時刻為3－5年，具體期限由旗縣聯社按照自身檔案

管理實際肯定。保管期從業務終結后的次年1月1日起計算。

第七章 信貸檔案的利用和銷毀

第二十五條 信貸檔案員應熟悉信貸檔案的管理情形，

配合綜合檔案員踴躍主動地做好利用工作，為信貸業務進展

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提供準確、靠得住的依據。

第二十六條 信貸檔案的查閱要求：

（一）本機構工作人員因工作需要借閱檔案，應履行批

準和閱檔記錄手續，若需要暫時借用的，應在“借閱記錄簿”

上記錄，用后及時歸還，不得擅自復印。

（二）外部人員查閱本機構檔案，須持介紹信并經分管

領導批準，履行記錄手續后，在指定地址按指定內容查閱，

不準任意擴大查閱范圍。

（三）查閱檔案時不得污損案卷，不準在卷內劃線、打

圈、批注，禁止抽煙、喝茶，以防損毀檔案，更不準有抽拆、

撕頁、涂改等損毀檔案的違法行為發生。

（四）查閱有密級的檔案，須經本機構主管領導批準，

在“檔案借閱記錄簿”上記錄，并在檔案管理員監督下閱卷。

（五）若需復印，嚴格按有關規定辦理。

第二十七條 信貸檔案員應自覺遵守保密守則，并嚴格

做到：

（一）未經批準不準把機密檔案、資料借出檔案室。

（二）嚴格執行查閱規定和各項管理制度。

（三）復印機密文件、資料嚴格按有關規定辦理。

（四）發覺有失密、泄密事件，應當即報告，及時追查，

嚴肅、妥帖地處置。

第二十八條 信貸檔案的銷毀，由檔案部門負責提供擬

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銷毀清單，提交信貸業務（風險管理）部門鑒定簽字后，報

由分管領導審批后統一組織進行。

第八章 附 則

第二十九條 農村商業銀行可參照本辦法執行。

第三十條 本辦法由內蒙古自治區農村信用社聯合社

負責解釋、修改。

第三十一條 本辦法自下發之日起執行。

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