辦公室職責

2024年3月15日發(作者：增肥食物)

辦公室職責

辦公室職責

一、上報文件、外出參加會議、項目申報等外來文件的請示，做好上請下達；

二、做好各部門行文、文件的下發傳閱及檔案的規范管理工作；

三、協調好各部門蓋印及單據報銷簽字；

四、辦公室車隊管理

1、認真做好公司各種車輛的保險工作，積極協調各保險公司以最優惠的價格對公司

所有車輛進行保險；

2、合理使用和安排車輛，不出現空跑車現象。

3、本著勤儉、節約做好維護和保養車輛，嚴格控制車的費用，抓好車的成本管理。

4、按時安排好客戶用車，使客戶達到滿意，認真核查里程、外出、油卡使用情況，

將有關車的費用審核錄入電腦。

六、辦公室外聯業務

1、公司內部電話、手機業務辦理，負責全公司座機的安裝、檢修、繳費等業務，保

證公司內部、外部電話聯系暢通無阻，不影響公司正常工作。

2、移動公司業務辦理公司員工手機入網，改套餐業務，移動話費結算，公司部分管

理人員的話費沖值，為公司員工最大限度的節約話費資源。

3、人事檔案管理，理順人事關系、檔案關系、戶口關系，與派出所、公安局、人才、

人事局、勞動服務公司、海洋與漁業局等部門進行協調，主要處理人員關系調動、戶口遷

移等方面工作。對于部分人員檔案資料不全，進行補充，并將流程進行補充整理，辦理大

中專畢業生、下崗職工、離退休等的檔案管理。

4、做好公司計劃生育工作，每月向計生辦上報計劃生育月報表，每月2號將上月新

婚人員統計上報，為公司職工辦理準生證，獨生子女證；協助計生辦搞好公司計劃生育工

作，及時發放避孕藥具。做好女職工身心健康知識宣傳，使公司計劃生育工作和女職工五

期保護工作有序開展。

5、協助有關部門嚴格控制水費的管理，每月18日至21日交納自來水費。

6、為外國客戶辦理就業許可證、就業證、簽證、居留許可證、住房審批等相關手續，

與**外事辦、勞動就業中心、**市公安局、**市公安局、市派出所等部門協調，在工作中

解放思想，做好充分準備工作，與各部門有效溝通，使原本要跑幾趟的工作當天就可以辦

好，節約了成本與時間，工作中做到“百問不厭、百跑不煩”，達到工作“高效率、快節

奏、客戶滿意”的目標。

10、聯系各有關學校，為外地工人子女辦理免費入學等相關手續，解除后顧之憂，

使他們能在安心工作。

11、負責客戶的吃、住、行的安排，從讓客戶滿意和公司成本控制兩方面著手，統

一管理，合理安排，做好優質服務，與各賓館保持良好的合作關系。并認真負責單據的審

核上報。

12、公司所有營業執照的年檢：及時通過網上對公司各分公司營業執照進行年檢。

并把所需材料送到工商局辦理了新執照。辦理到期的衛生許可證和法人證，并把所有的衛

生許可證都在規定時間內通過年檢。通過網上將公司所有的組織機構代碼進行聯合年檢。

如有營業執照經營范圍變更工作，要及時辦理。

13、職工勞動合同管理，辦理新簽訂合同，續簽合同的認證工作，組織新參保人員

體檢。辦理醫療保險手冊并下發。辦理失業職工“4050再就業工程”手續。

14、工傷理賠：發生工傷事故，在規定時間內及時報案，做好工傷證人證詞的記錄、

材料整理工作，上報到勞動局工傷科，出院后及時上報有關醫治憑證和單據，認定后交到

醫保理賠。

15、職工生病住院的在規定時間內上報醫療保險事業處，需到外地住院治療的及時

辦理異地轉移手續，使職工及時拿到報銷補償。

16、養老保險及工傷險繳費。當月有養老保險職工退廠時，手續辦理完畢后，在繳

費前填寫職工減少表，然后繳費。每月初繳工傷險費時人事部配合及時替換已退廠人員名

單。

17、做好對外接待工作，及時完成領導交辦的臨時性任務。

辦公室成立伊始就把它定位在服務性部門的位置上，特別是當前公司業務發展很快，

業務量較大，主要分兩大塊，圍繞著“兩個溝通、一個平衡”做工作，一是對外溝通，二

是對內溝通，要時刻站在公司的立場考慮問題，使內部外部工作達到一個平衡，想盡一切

辦法節約結月月公司經費。

一切工作均圍繞生產加工進行，辦公室擺脫原始的高高在上的模式，以為公司其他部

門服好務為目標，做好公司后勤工作，為其他部門解除后顧之憂。

認識企業的根本，辦公室工作人員代表公司對外形象，需要高素質的辦公人員，要求

高中以上學歷，有豐富的工作經驗，注重團隊建設，要有溝通技巧和對外聯絡的能力，熟

悉外部各有關部門業務辦理流程辦理，有一定的材料組織能力。掌握了對外溝通技巧，有

利于上級有關部門對公司相關工作的指導。辦公室工作人員年齡要老中青結合，充分發揮

老一輩的經驗、溝通技巧、和沉穩的工作方法，發揮年輕人的蓬勃朝氣、新穎思路、敢于

創新的精神。辦公室人員要熱情接待，語言文明，以理服人。

目前辦公室工作難度主要在車的安排上，例如有時公司全部外派，有個別部門要車不

能及時安排上，未能完全達到滿意。

辦公室作為公司對外窗口，代表公司的形象，辦公室定位服務，起到承上啟下的作用，

能為其他部門排憂解難，使公司工作人員能安心工作，各項外聯工作能有序順利開展。