前臺接待工作流程

2024年3月18日發(作者：本能)

前臺接待工作流程

一.熱情迎客

當有客人來訪時,前臺接待人員要在見到客人的第一時間,站立起來微笑致意,以迎客禮

儀用語,如“您好!歡迎光臨!”、“您好!有什么需要幫忙的嗎?”等招呼客人。如接待人員

正在接電話,也要先向來者致意,請其稍候,然后迅速結束手里的工作,進行接待。接下來接待

人員要問清來者是否有約來訪,了解來訪者約定見面的部門或人員,針對不同的來訪者,采用

不同的處理方式:

1.有約而來,按時來訪。接待人員要早有準備,馬上通知被訪者。如果被訪者在約定時

間

前到達,而被訪者又不能馬上接待,可以先將客人引導到會客室等候,讓其入座,奉上茶

水、遞上書報等供其打發時間。如果等候時間較長,接待人員要適時地招呼,不要讓對方有

被冷落的感覺。

2.未約而來。接待人員要了解客人的要求,詢問來訪者要訪問的部門和人員,根據實際

情

況聯系相應人員接待。如果無法接待,要說明情況,主動請來訪者留言,并向其保證會盡

快將留言轉交給被訪者。對于遠道而來的重要客人,要及時與上司聯系,按照上司指示接

待。

3.如果相關部門不想見某個來訪者,接待人員要找個合適的借口禮貌而客氣的回絕。

二.親切待客

1.引導客人

(1)前臺接待人員引導。如果是由前臺接待人員引導客人去辦公室或會客室,接待人員

應先將自己辦公桌上的文件迅速收拾妥當后再離開,重要的文件應鎖起來。

(2)由被防者部門派相關人員引導。在接到前臺接待人員的通知后,被訪者部門相關人

員應盡快趕到前臺迎接客人并作引導。到達被訪者部門后,請客人入座,奉上茶水;如果被訪

者已在辦公室內等候,部門的引導人員要按禮儀規范為雙方介紹。

2.奉上茶飲。客人落座后,要立即奉上茶飲。在奉上茶飲前,要征詢客人的意愿,如“先

生,您喝茶還是咖啡?”

一般茶飲的順序是:主要的賓客或年長者——》其他客人——》公司上級領導——》

其他同事

3.協助上司中斷來訪。接待過程中,相關人員要留心上司接待客人的情況。當遇到沒有

時間觀念的客人和上司的下一個活動時間已經臨近時,都要及時提醒上司結束會談。