新時期秘書工作口語表達的藝術技巧

2024年3月18日發(作者：柏樹的拼音)

2019年10月下

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新時期秘書工作口語表達的藝術技巧

徐代珍

（湖南工藝美術職業學院，湖南 益陽 413000）

摘　要：語言藝術博大精深，通俗的講，就是靈活、多變地利用語言藝術，保證語言表達自然、確切，讓聽者舒服。語言藝術

無處不在，只要有語言的地方就有語言藝術。特殊的工作要求秘書人員具備一定語言表達能力（書面語言、口頭語言）。一個秘

書能以飽滿的情感，生動、準確、形象地進行語言表達，就可讓其語言富有感染力，打動聽者。秘書人員能否高效完成工作，與

他人搞好人際關系，很大程度取決于其是否具有語言溝通技巧，是否掌握語言藝術。基于此，文章主要探索新時期語言藝術在秘

書工作中的重要性及其技巧。

關鍵詞：口語表達；語言藝術；秘書

中圖分類號：C931.46

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語言是人類傳遞信息、情感交流、發表意見想法的工具。

人類世界離不開語言。人類語言具有藝術性，只有精通語言

藝術才能精準的表達，有效的溝通。所謂語言藝術顧名思義

指的是人類有效的利用語言與他人進行交流溝通、表達情感、

傳遞信息。語言具有無窮的力量，所謂“惡語傷人六月寒”，

這充分說明語言藝術的重要性。事實上語言藝術無處不在，

只要運用到語言就必然存在語言藝術。特殊的工作性質要求

秘書人員必須具備常人更高的語言藝術，能與他人進行暢通

的溝通，準確的表達意圖。這是因為秘書每天都要接觸形形

色色的人。比如需要準確的理解領導的意圖并做好傳達工作。

掌握溝通技巧與語言藝術有助于秘書有條不紊的開展工作，

和諧人際關系，提高公司行政管理及相關工作效率。

1

秘書人員掌握語言藝術的重要性及其意義

1.1

優秀的口語表達能力是秘書人員必備的職業素養

結合秘書的工作性質可知，其主要從事錄音記事、運籌

策劃、上傳下達計劃等工作。秘書應該重視日常訓練，提高

口語表達能力，做到能言善辯，有序的推動工作。

1.2

有助于提高工作效率

現代化辦公室要求秘書人員必須具備一定語言藝術，且

能結合各個場合充分發揮語言藝術的作用。隨著辦公室改革

要求秘書必須具備“能說會道”及較高的行文運筆的能力。

一個優秀且富有創新精神的秘書，應該具備較高的語言藝術，

能充分發現問題，并發揮自我能力，高效的完成工作。

1.3

現代化社會交往的客觀要求

在快節奏的背景下，現代人對效率、速度提出更高的要

求。從日常溝通在交流的角度分析，各行各業都講究高質量、

高效的交流與聯系。特別是現代科學技術的發展，一方面能

讓秘書從物質層面提高語言表達能力，另外一方面對其提出

更為嚴格的要求。現代化社會交往要求秘書必須積極研究、

探索提高自我言語表達能力的方法。

2

秘書的語言藝術技巧

2.1

書面表達藝術技巧

作為一名合格的秘書必須具備撰寫公文的能力，具有較

高的文字語言功底。公文寫作考驗秘書駕馭書面語言的能力，

更充分體現了人員綜合運用語言文化、語言技法與思維化意

識的能力。

1）用詞準確、有力。正如亞里士多德所說，一篇優秀的

文章首先要做到用語準確。毋庸置疑每個人的語言風格都會

有一定差異性，而其差異性主要體現在文章的遣詞造句方面。

——————————————

作者簡介：??徐代珍（1981—），女，河南信陽人，碩士，館員，研究

方向：職業生涯規劃與就業指導，檔案管理。

文章編號：1672-3872（2019）20-0239-02

而這就需要個人不斷積累、認真思考如何利用語言準確表達

事物本質屬性。特別是公文寫作要求作者必須正確理解領導

意圖、國家方針政策、時事政治，選好文種，并準確表達。

2）言簡意賅的語言表達。公文的用語應該盡量簡潔化，

以讓大眾得以更直觀的理解并接受文章所要表達的內涵。公文

寫作最忌諱拖沓冗長的寫作方式，其不僅浪費作者、讀者的

時間，且極易引發歧義，不利于形成較好的閱讀效果。從古

至今，我國流傳著很多語言表達言簡意賅的公文，如《出師表》

（三國諸葛亮）、《諫逐客書》（秦朝李斯）。這些奏議直

到今天仍具有較高的借鑒價值。這充分說明用語精簡的意義。

3）用語嚴謹、莊重。公文用語講究嚴謹、莊重，其是區

別于普通的文學語言的。所謂嚴謹指的是一定要謹慎用詞，

認真思考每一個詞、字的使用是否貼切，是否可正確表明立場，

是否符合身份；莊重，即強調以莊重的態度表明立場，堅定

不移的以黨、國家處理公務的立場進行遣詞造句。當然了如

果能在保證用語的嚴謹、簡潔、準確性，保證公文實用性的

同時，巧妙的使用修飾語言，可彰顯作者的文采，使文章更

具感染力與說服力。

2.2

口語表達藝術技巧

秘書日常的工作主要包括上傳下達、聯系接待、溝通協

調等。換言之即秘書在日常工作中無時無刻都需要使用到語

言。語言表達方式很大程度決定著秘書能否順利的開展工作。

這要求秘書具備較高的語言藝術，通俗的講就是“解決用什

么方式表達”“基于何種情境下，面對不同的對象，應該說

什么”等問題。

1）基于各種情境，分別使用不同的語言。秘書是一個重

視社交活動的工作，其日常需要迎接、接待不同的人。秘書

在進行社交活動中能否充分了解來賓的要求，確保對來訪者

的稱呼得當，在保證必要禮節的同時，運用平和、幽默的語

言與他人溝通很大程度決定著其社交活動成效。比如要及時

為提供幫助的人表示感謝；及時用親切溫和、真摯的語言問

候他人，表達對他人的關愛；真誠的贊美他人；下屬犯錯時，

應適當批評等。此外，還應該善于與他人構建良好的人際關系，

營造良好的工作氛圍。此外，如果是電話溝通，還需要注意

接聽、應答的語言藝術，注意控制語速，耐心傾聽對方來電，

規范回答，保持正常的語氣等

[1]

。

2）具備良好的語言表達能力。較高的語言表達能力、表

達技巧能更為準確的表達意圖，提高工作效率。企事業單位

的秘書平常需要與領導、合作伙伴進行交流。這就要求其必

須具備較高的語言藝術，掌握一定語言技巧，從而形成富有

感染力，易于被理解的語言。表達方式方面，應該注意委婉、

含蓄，盡量使用柔美的言辭，以溫和的語氣與他人溝通，從

而營造一個高雅、融洽的交際氛圍

[2]

。總之，要使他人能正

??

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確理解自己所要傳遞的意思，必須保證用語準確、邏輯清晰。

此外，在與他人溝通時，還應注意溝通效率及語言的簡潔性

與生動性。

2.3

公關語言藝術技巧

秘書工作日常需要處理各類公共事務，維護公共關系。

與此同時不同的公共場合，要求秘書使用不同的語言藝術。

其除了應該掌握日常禮貌用語之外，還應該具備一定化解尬

尷氣氛，懂得靈活運用幽默、贊美等語言的能力。巧妙的使

用體態語言，最大限度的發揮語言藝術價值，結合各種場所

轉變語言風格

[3]

。

2.4

諫言藝術技巧

諫言獻策是秘書工作的基本職責，也是其發揮參謀作用

的一種方式。得當的語言藝術，能使秘書更為高效地開展工作，

形成良好的勸諫。

1）準確定位，善用贊揚。秘書在企事業單位的發展中充

當輔助者的角色，其相當于領導。秘書人員應該準確定位自

身角色，善于運用贊美的語言。在對領導提意見時，應注意

避免使用過于直接的語言，應以領導保持融洽、和諧的關系。

只有這樣才能深入諫言。

2）引經據典，增強言辭。名言典句、名人事跡充分體現

了先人為人處世的哲理與智慧。秘書在與他人溝通中可適當

引用名言典句，強化觀點，提高語言的說服力，贏得對方的

尊重。

3）欲擒故縱，名揚實抑。秘書應該講究溝通策略，適時

通過迂回前進的方式委婉的勸說。通過分析事件本質、利弊，

從而讓領導者聽進去

[4]

。

（上接第29頁）

3.2

規范玉米種植制度，促進農機農藝融合

不同玉米種植區種植模式和制度不統一，農機技術與農

藝技術融合不到位，部分先進的玉米收獲機械無法實現正常、

高效的作業。通過政府牽頭、農機農藝專家主導統籌協調，

合理安排玉米與其他農作物間作套種模式，改變玉米種植行

距多樣的現狀，根據不同玉米種植區以及不同玉米品種提出

相應的行距標準，實現玉米的標準化種植，加快農機農藝融合，

以實現玉米的機械化收獲。

3.3

加大科研投入，發展適用于云南地區的先進玉米收獲機

近年來，我國玉米收獲機械的研究與推廣取得了高效發

展，尤其是北方玉米種植區大型機械化作業玉米收獲機已逐

漸普及，機械存在的問題也在不斷地克服。但是國內外還沒

有研發出成熟可靠的適應云南玉米區玉米種植和收獲特點的

先進玉米收獲機機型；云南地形、氣候以及種植模式多樣，

引進的部分小型玉米收獲機在使用過程中出現了玉米籽粒的

破碎率高、工作的可靠性差的問題，且極易出現故障，機器

輸送不平穩，而且這些玉米收獲機只完成玉米的摘穗工作，

對玉米的剝皮還需要人工或單獨使用剝皮機械來完成。加大

科研投入，研究能適應云南玉米區，且能集玉米的摘穗、輸送、

分離、剝皮以及莖稈的切碎還田于一體的小型玉米收獲機，

研究玉米收獲機不對行技術，才能滿足云南省玉米收獲需求。

3.4

培育改良玉米品種，適應機械化收獲

鼓勵育種專家培育改良玉米品種，使不同玉米種植區玉

米的結穗高度、果穗大小及秸稈直徑等趨于一致，適應機械

4）情真意切，責己諫人。責己諫人是說話的智慧。其以

真摯的情感、懇切的言辭與他人溝通，在反復強調自身不足

的同時，達到感化他人。表面上看只言片語都未有責備他人

的意思，但是卻能在潛移默化中達到良好的進諫效果。

3

結束語

不管是遠古社會，還是現代信息時代，語言表達都是一

種具有較高的審美價值的藝術，其情感豐富。在人類社會發

展中語言扮演著彌足重要的角色。秘書人員應該具備較高的

語言表達能力（包括文字與口頭語言），只有這樣，才能更

高效地組織活動、傳遞信息，協調工作，實現思想溝通。秘

書人員具備較高的語言表達能力是提高工作質量的關鍵。基

于此，秘書在日常工作中應該多汲取各學科的知識，積極給

自己充電，提高自我語言表達能力，形成語言表達能力，以

期更高效的開展相關工作。

參考文獻：

[1]徐晶.探析主持人語言功力[J].傳媒論壇,2019,2(12):76.

[2]許龍桃.語言藝術要遵從修辭倫理[N].語言文字周報,2019-06-

19(001).

[3]李晨星,趙晶晶.淺談秘書的語言藝術[J].北極光,2019(6):

129-130.

[4]余意夢婷,黃曉萍,梁永飛.淺談《秘書英語口語》教材的出版

與借鑒意義[J].出版廣角,2016(3):79-81.

（收稿日期：2019-7-24）

化收獲作業。

4

結束語

云南省是西南玉米種植區的主要省份，玉米機械化收獲

必將取代人工作業。《云南省鄉村振興戰略規劃（2018—2022

年）》關于農業機械化建設工程中提出到2020年、2022年，

全省農業機械總動力力爭分別達到2725萬千瓦和2775萬千

瓦以上，主要農作物耕種收綜合機械化水平分別達到50%和

50.5%以上。玉米收獲機械迎來新的發展機遇期，各部門要相

互協調、不斷嘗試，從不同角度因素出發，推動云南省玉米

收獲作業的機械化發展。

參考文獻：

[1]侯海濤.國內外玉米收獲機的產品技術比較[J].北京農業,2006

(1):34-35.

[2]田冬梅,秦海生.我國玉米生產機械化趨勢與發展對策[J].當代

農機,2015(9):13-15.

[3]楊敏麗.新常態下中國農業機械化發展問題探討(續)[J].南方

農機,2015,44(2):14-19.

[4]楊敏麗.新常態下中國農業機械化發展問題探討[J].農機質量與

監督,2015(3):4-9.

[5]文彬,楊俊敏,段曉輝,等.云南省玉米生產機械化現狀與發展

建議[J].農產品加工,2016(9):25-29+32.

（收稿日期：2019-8-29）