藏器于身待時而動_政務環境下檔案部門的機遇及模式思考

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藏器于身待時而動

———政務環境下檔案部門的機遇及模式思考

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蘇州大學社會學院檔案系梅亮潔

摘要：檔案部門一直在政府部門的領導下默默無聞地

更顯親密。另一方面，檔案最基本的性質就是原始記錄性，它

發揮著重要作用。隨著政務信息日漸公開，給檔案部門提供了，因而檔案部門在

可以作為人們了解真相的資料或法律憑證

前所未有的機遇。把握這些機遇將給檔案部門的發展產生深公眾眼里具有比其他部門無法比擬的嚴肅性與真實感，社會

遠影響。本文從機遇著手，探討關于檔案部門自身建設應該注公眾對于信息的渴求，量是一個方面，但最重要的是信息的價

重的問題。值真實度，他們需要一個信得過的部門來公布，檔案的真實記

關鍵詞

：政務信息公開檔案部門機遇建設

錄性造就了檔案部門的良好形象，因此，于“理”上，檔案部門

也應當成為信息公開的主體機構。

一、政務信息公開及檔案部門的機遇

從現實的情況來看

，許多地方意識到檔案部門的特點，紛

２００７４

年月，《中華人民共和國政府信息公開條例》頒

紛將檔案部門作為政務信息公開的場所。

２００５

年，甘肅將省、

布，條例對政府信息公開的范圍和主體、方式和程序、監督和

市、縣三級國家綜合檔案館確定為政務信息公開場所，要求各

保障等內容作出了具體規定。政務信息公開從沒有全國性的

地、各單位認真負責地向國家綜合檔案館移送政務信息；規定

法規條文到明文強調“公開是原則，不公開是例外”，彰顯了我

各地凡設立政務公開大廳或政務公開超市的檔案館

，同時要

國政務工作的法制化進程。政務信息公開是實行民主與法制

設立已公開現行文件查閱服務窗口

，最大限度地拓展廣大人

的前提和基礎，對促進經濟發展及廉政建設有著極其重要的

民群眾查閱政務信息的渠道。深圳在年也決定將市、區

２００５

作用

，是現代民主國家的一項必備制度。

兩級檔案館作為政務信息公開場所，把向同級檔案館移送政

在政務信息公開的背景下，依法公開信息需要一個明確

務信息納入本部門政務信息公開的日常工作，指定一名領導

的主體來執行

，然而到目前為止，我國政府信息公開卻沒有一

分管此項工作

，落實一名工作人員具體負責移送工作，保證及

個明確的公開機構。《中華人民共和國政府信息公開條例》第

時地向同級檔案館移送本部門的政務信息

，并在移送之前提

四條規定

，各級人民政府及縣級以上人民政府部門應當建立

出可否公開的意見。施行于

２００６１１

年月日的《陜西省政府

健全本行政機關的政府信息公開工作制度，并指定機構負責

信息公開規定》確定各級國家綜合檔案館是政府主動公開政

本行政機關政府信息公開的日常工作。這就造成信息公開往

府信息的形式之一。西安市人民政府在《關于認真貫徹陜西省

往政出多門

，各個部門均躍躍欲試，導致信息公開的機構重疊

政府信息公開規定的通知》中明確指出

“：市和區縣檔案館作

和缺嚴肅性。在這種情況下

，抓緊落實一個明確的主體公開機

為查詢、利用同級政府及其部門主動公開信息的主要場所，要

構是十分迫切的。筆者認為，無論于情于理，檔案部門都是信

設置公共查閱室和資料索取點

，并為公眾做好服務工作。”這

息公開的不二選擇。檔案部門之所以“條件”如此優越，有兩個

些實踐將會證明檔案部門在政務信息公開中的積極作用。

方面的原因：一方面檔案信息與政務信息具有“本是同根生”

二、由機遇引發的檔案部門的自身思考

關系。關于政務信息

“，大文件”的概念十分切合其本質。所謂

（一）積極推行現行文件利用中心建設，做政務信息公開

的“大文件”

，指的是“組織或個人在社會活動中，為了相互聯

的完美窗口

系、記載事務、處理事務、表達意志、交流情況而制作的又構成

文件中心能夠在檔案部門安家落戶，筆者認為，這是兩個

該項活動組成部分的記錄材料用現代的話來說，文件就是人

（

方面的原因造就的。一方面，檔案部門與文件部門具有血緣關

們為了在時間和空間上傳遞信息而制作的固定了信息的物

系，將現行文件中心納入檔案部門的規劃建設，可以很好的發

體。”基于此，政務信息無非就是三種：現行文件、半現行文

）

①

揮檔案部門人才、經驗、管理方法的優勢，為文件管理提供良

件、檔案，且現行半現行文件最終均會隨著文件運動而成為檔

好的環境。另一方面，檔案部門所保存的檔案，我國《檔案法》

案，這就使得于“情”上，檔案部門與政府部門關系較其他部門

明確規定，檔案自形成之日起滿三十年向社會開放，這就使得

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檔案部門的檔案開放具有滯后性，即使與生產生活相關的經沒有多少優劣之分。電子文件的出現實現了無紙化辦公，使得

濟、科學、技術文化等檔案向社會開放的期限可以少于三十檔案檢索快速簡便，但是對于有些用戶來說，他們相對來說更

年，但具體的期限需由國家檔案行政部門制定，報國務院批準加習慣于紙質檔案的閱讀，心理上更加認可紙質檔案的憑證

實行最后公開的日期甚至公開的可能性都不得而知。檔案法依據作用，檔案部門如果一味地強調電子文件，不再留存紙質

，

規的制定是充分考慮檔案的性質以保護檔案的安全，但是對文本或根本不注重傳統館藏檔案，他們的需求就得不到滿足，

于公眾來說，他們的現實需求與館藏檔案的利用時效的滯后造成信息不公。因此檔案部門應當在注重利用先進的技術來

性是有矛盾的，如果不能很好的解決這個矛盾，公眾的檔案意改造傳統檔案館（室）時，也應當同時注重館藏的建設。

識將會淡化，這對于檔案部門的建設十分不利。事實上，這種第二，信息本身應用機會的公平，即信息除了重要的機密

矛盾是可以化解的，即通過建立現行文件利用中心來主動破《檔案法》規定，我國檔案性文件，其他的文件均向公眾開放。

解檔案部門面對公眾需求的尷尬局面。年月，國家檔館是永久保管檔案的基地，是科學研究和各方面利用檔案史

２００２７

案局局長毛福民在全國檔案工作服務機制創新座談會上提料的中心

出，地方檔案館要面向社會和群眾有準備的開放現行文件，增，利用它不是少數人的專利特權，而是全體公

強老百姓對黨和國家的信任，給老百姓帶來真正的實惠。目前民受法律保護的基本權利。檔案部門與其他部門有不同點，那

現行文件利用中心在我國許多檔案部門得到很大重視，各地就是有開放與保密的兩種情況，因此公民權利的實現，一方面

檔案館先后建成文件服務中心。現行文件中心對于我國檔案受到檔案本身的文件運動的制約，另一方面受到不同檔案人

部門的意義員對于法律、法規、政策的理解程度和執行度的限制。筆者認

，將在政務公開背景下愈發重要。

政務信息公開是政務工作的一個重中之重

，也是最為親為，這兩個方面建立在檔案人員職業道德基礎之上。維護公眾

民的舉措。現行文件中心的建立平等利用檔案信息的權利

，順應了政務工作的要求，集，是檔案人員職業道德的一個重要

中收集保管黨政機關、社會團體、企事業單位與公眾有關的政

策性、法規性、公益性、服務性的公開文件

，十分貼近公眾的需

要。如果說現行文件的公開是密切政府與公眾關系的內在要

求，那么現行文件利用中心的建立無疑是滿足這種要求的最

佳方案。此外我國加入之后，多方面的信息需求要求政

ＷＴＯ

府在市場經濟環境下做出政務信息公開承諾的

，基于以上種

種

，建立現行文件利用中心已是勢在必行。

（二）注重信息公平，檔案館應該對大眾“一視同仁”

信息社會有以下幾個特征：第一，經濟增長主要依靠與信

息相關的因素增長；第二，人們生活質量的高低主要體現在信

息內容的豐富和信息手段的掌握；第三，信息和信息技術應用

于經濟、政治、文化、社會生活的各個方面，取得實際效果。信

息在信息社會的重要性由此可見一斑，因此，促進信息的公平

是我們必須要面對的一項挑戰。檔案部門作為黨和國家信息

部門，肩負著重要的責任，因此需從以下方面來考慮：—兼談兩個“中心”能否合二為一》，《中國檔

第一，信息獲取機會的公平以及信息技術手段使用的公

平。對于檔案部門來說，信息獲取的機會、途徑、手段的公平，

并不是說要將機會、途徑、手段統一化，這也不是檔案部門力

所能及的，而是在目前眾多信息獲取手段、機會、途徑的基礎

上，保證收獲的信息無論從數量上還是從質量上都是等同的，

，檔案館的目的是便于各方面的利用。檔案作為信息

的一種存在形式

方面。故檔案部門要正確處理好社會各個階層利用檔案信息

的關系

，同時，檔案人員作為信息的把關人，有義務為社會實

現信息共享貢獻自己的力量。

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