秘書工作中語言藝術的重要性

2024年3月18日發(作者：九鼎八簋)

秘書工作中語言藝術的重要性

摘要：語言是思想的思維形式，不同的語言傳遞不同的思想、文化和情感，現

代技術的發展使我們走得更近，語言在我們的日常生活和工作中發揮著更重要的

作用。說話是一門藝術。俗話說:“會說話的令人笑，不會說話的令人跳。”秘書人

員作為服務于落實、服務于決策、服務于企業發展的信息中樞，負責上傳下達、

下情上通，以及企業內部單位左右的溝通，講究說話的藝術尤為重要。

關鍵詞：秘書工作；語言藝術；重要性

語言是人類最重要的交流工具，人們通過它表達自己的情感，交流和傳遞信

息。語言藝術是指人們用語言來傳遞信息、表達情感、交流和更有效地交流的手

段、方法和技巧等。雖然語言的表達需要藝術，但只有好的語言藝術才能使真正

有效的交流和表達成為可能。

1 掌握秘書語言藝術的重要性

俗話說:“一人之辯重于九鼎之寶，三寸之舌強于百萬之師。”在新時代，現代

市場經濟和信息社會，良好的語言表達能力是成功的重要能力，社會對秘書提出

了更高的語言要求。作為一名優秀的秘書，不一定要口若懸河，但一定要有出色

的表達能力。在日常工作中，秘書要協助領導提出建議，溝通協調上下級關系，

處理一系列的文件、會議和接待工作。這不僅需要細心、耐心和毅力，還需要秘

書們通過學習來提高他們的語言和溝通技巧。此外,人的行為是不同的知識結構和

文化方面的基本知識的外在體現，是能力、科學、文化和判斷的標準之一，秘書

人員代表一個企業的形象，其語言是這一切的直接體現，所以掌握一定的秘書語

言藝術，不僅可以提高工作效率，對企業發展也起著重要的作用。

2 秘書的語言藝術

2.1 語言藝術的普遍性

語言藝術是普遍的，因為語言是普遍的，哪里有語言，哪里就需要語言藝術。

生活、工作和學習都離不開語言、人際交往和語言藝術。能夠運用語言藝術，溝

通和表達自己，能夠運用語言的力量，使生活和工作變得越來越精彩；一個不會

說話的人經常會因為不恰當的語言表達而陷入困境。無論一個國家，一個民族，

還是一個行業，都離不開語言、語言藝術。

2.2 語言藝術的一般原則

一般來說，語言針對不同職業、領域、場合和人際關系的規范和特點，根據

不同的情況有不同的要求。任何事物都有其自身的個性和共性，語言藝術也不例

外。總的來說，語言藝術雖然在不同的條件下有不同的特點，但也有共同的一般

原則，即三個主要方面。首先是協調和靈活的原則。語言表達遵循相應的原則，

每個方面都有自己的要求，但同時又必須結合靈活性。在任何情況下，如果不注

重自身的靈活性，我們都不能嚴格遵守法律，尤其是語言是一種非常靈活多變的

東西。我們不能讓自己被需求和規則所支配，除非我們靈活地應用它們并使它們

更有效。其次，是規范與可變性的統一。語言的規范化非常重要，尤其是在專業

領域，語言的不規范使用會導致誤解、意識形態的歧義等。同時，語言必須與它

的可變性相協調，因為語言自古以來就在不斷地變化和演變，只有尊重發展的規

律，才能正確地使用。第三，思想與情感的結合。正如我們所知，語言是傳遞信

息的工具，是表達思想和情感的工具，是統一思想、情感和語言的敏感性，從而

達到在表達感情的同時表達思想的目的，這就需要藝術和不斷的理解。

2.3 秘書語言藝術

秘書語言藝術與一般語言藝術的不同之處在于，它是一種以專業領域、特定

方面和職業為特征的語文藝術。秘書語言藝術是一般語言藝術的一部分，是這些

藝術的具體應用。秘書的語言藝術是秘書在工作中必須學習和使用的語言藝術。

這是秘書工作中常見的語言問題。由于秘書行業的特點，與領導、同事、客戶等

的聯系。只有我們真正掌握語言的藝術，有效地表達和交流，語言才能真正為我

們服務。語言技能是秘書能力非常重要的部分，精通語言和溝通是必不可少的，

對秘書工作的順利進行和加強行政管理，提高工作效率，促進人際關系和諧等發

揮著不可替代的作用。

3 秘書語言藝術的分類

秘書工作離不開語言，語言是傳遞信息、交流思想、開展工作和建立人際關

系的重要工具，語言藝術是秘書工作人員不能忽視的文化和技能。秘書語言藝術

包括:書面語言、口頭語言、公共語言藝術等。

3.1 書面語言藝術

秘書的書面語言是秘書語言的重要組成部分，因為秘書的工作往往涉及起草

公文、材料、報告和其他通用文件等。秘書的口頭和書面表達與一般的書面表達

有很大的不同，秘書不能根據自己的個人意愿，隨意表達，必須根據工作的需要

和管理的要求來起草文件。此外，文件的起草不是為了表達主觀愿望，而是因為

工作需要。此外，秘書的書面語言必須確保文章的內容符合工作的需要，文章的

格式符合文件的要求。

3.2 秘書的口語藝術

口語藝術是語言藝術中最重要的方面。在我們的日常生活中，口頭表達是最

常見的溝通方式。秘書在工作中也需要大量的口頭交流和表達。口頭語言表達，

不像書面表達，沒有更多的時間思考，一般是即時對話。因此，口語藝術比書面

語藝術更加復雜多變，需要更多的靈活性和表達的多樣性。秘書工作中的口頭語

言藝術主要包括問候和告別的語言表達，贊揚、安慰、祝賀、道歉等情感的語言

表達，以及傾聽和接聽電話的語言表達技巧。在每一種情況下需要什么樣的表達

是要注意的，例如，接電話的時候應該先說自己的單位、身份等，然后再問對方

的身份和其他問題，事情說完要說完畢的禮貌語等。

3.3 秘書公共關系語言藝術

合理運用公共關系語言可以有效地協調公共關系，使人們能夠達到交談的目

的，這也是秘書要掌握的語言藝術和表達技巧。公共關系和語言的基本要求是溫

柔的，在具體實踐中，秘書人員運用語言公關的常用方法有：使用更多的禮貌語

言，使用禮貌語言，我們應該做到既要有分寸、有禮節、有教養、有學識，又要

避隱私、避淺薄、避粗鄙、避忌諱；多使用贊美、鼓勵的語言，不但良好品質得

到肯定，而且避免夸大其詞和不符合事實的奉承；注重語言的幽默，幽默的語言

表達能使氣氛活躍、和諧，化解尷尬氣氛，使人際關系融洽，提高工作效率和積

極性；考慮到語言的委婉性，語言表達應該是委婉的、不唐突、委婉是需要技巧

的，但也需要讓別人明白你的意思。注意肢體語言。除了語言之外，肢體語言也

是交際的一個重要方面，須引起注意，準確表達。

3.4 秘書的人際溝通技巧

秘書工作由于接觸多種多樣的人，怎樣與人溝通和交流是能否順利有效地完

成工作的一個關鍵性原因。人際溝通是秘書工作中一項重要的內容，只有掌握語

言藝術與溝通技巧才能使工作有條不紊的進行。

4 秘書語言藝術的培養

4.1 提高文化素養和知識素養

讀書可以豐富知識、陶冶情操、關照思想。知識儲備是說話能力的基礎，如

何使自己的說話具有特色，有內涵，那么我們就需要不斷地閱讀，積累知識。此

外，秘書工作涉及的領域很廣，需要秘書人員構建各方面的知識結構，擴大各類

書籍的閱讀量，提高自身的文化素養，發展自身的語言技能。

4.2 勤勉的實踐，學習的能力

一切事物的發展都必須在實踐中得到檢驗，同樣，也只能在實踐中繼續發展。

秘書人員必須不斷地積累經驗，注重在實踐中積累正確的語法和詞匯的用法，以

及關于正確使用語言和肢體語言的所有情況，并盡力確保所說的合理和明確，以

獲得良好的結果。語言表達是一門具有審美價值和情感豐富的藝術。在現代社會

中用人單位選擇秘書人員，不僅重視秘書人員業務能力，更多的是語言表達能力，

秘書人員應積累更多的文化知識，學習秘書語言藝術，促進秘書職業的發展，促

進秘書文化。因此，秘書語言藝術與秘書的工作是密不可分的，秘書能否勝任工

作，能否更好地服務于落實，服務于決策，服務于發展，能否與人很好地溝通，

與是否有良好的語言表達藝術有著很大的關系。

參考文獻：

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[2]向原.現代秘書學與現代秘書實務[M].廣州：廣東師范大學出版.