檔案管理員崗位職責

2024年3月25日發(作者：氣若幽蘭)

檔案管理員崗位職責

檔案管理員崗位職責1

崗位職責

1．負責收集公司分散在各個部門和個人手中的文件、資料集中

起來，經過整理、立卷、當檔保管；

2．做好公司立卷檔案的鑒定和保管期限；

3．負責對檔案的.收進、移交、保管、利用、銷毀等情況隨時

以表冊、數字形式，進行登記和統計；

4．負責保管檔案系統完整和安全；

5．負責編集檔案文件資料聚集、編制目錄、卡片、索引等；

6．負責建立檔案借閱管理制度；

7．遵守國家和公司的保密規定及有關規程；

8．做好公司領導臨時交辦的事項；

9．諳習計算機的使用。

崗位要求

1．具有高中以上的文化程度；

2．具有檔案管理基礎學問和工作閱歷；

第 1 頁 共 17 頁

3．工作心細，德性端正，原則性強。

檔案管理員崗位職責2

一、模范遵守《中小學老師職業道德規范》和學校的各項規章

制度，執行檔案管理的各項規定，愛崗敬業，積極工作，自發完成

管理任務。

二、自發執行《中華人民共和國檔案法》，履行（檔案員職

責》，不絕努力學習政治、業務，提高檔案管理水平。

三、堅固樹立服務意識，為領導決策，學校管理、教學適時供

給信息服務，適時到各科室收取料子，檔案料子收取、借用要有記

錄。

四、加強檔案室的安全守衛工作，做到“四防”。

五、檔案員必須確保檔案的安全，保證做到不丟失、不霉變、

不蟲蛀、不損壞。

六、庫房管理

1、庫房內必須有防盜、防火、防光、防潮、防塵、防鼠等措施，

保持衛生清潔。

2、庫房內必須有溫濕度表，并有記錄。

3、庫房內檔案櫥、檀卷排列有序，有檀卷存放示意圖。

4、調出檔案必須經主管校長同意，并在借閱登記簿上登記。

第 2 頁 共 17 頁

5、必須按要求建立好全宗卷。

6、檔案收進和移出做到適時登記，數字精準，帳物相符，按要

求做好上報統計表等工作。

7、對保管期滿的檔案適時上報學校并按規定鑒定處置。

七、圓滿完本錢年度檔案達省一級標準和歸檔任務，爭優創先，

做好區督導檢查的.檔案整理工作，做到上檔次上水平。

八、加強檔案保密工作，嚴禁閑人進入檔案室。

九、其他兼職工作，按學校相關制度執行。

十、努力完成學校布置的其他教育教學任務。

十一、由于工作失職而造成的不良后果，責任自負。

檔案管理員崗位職責3

一、文件料子的收集管理

1、公司指定專人負責文件料子的管理。

2、文件料子的收集由各部門或經辦人員負責整理，交總經理批

閱后歸檔。

3、一項工作由幾個部門參加辦理的，在工作中形成的文件料子，

由主辦部門或人員收集，交行政部備案。會議文件由行政部收集。

二、歸檔范圍

第 3 頁 共 17 頁

1、緊要的會議料子，包含會議的通知、報告、決議、總結、典

型發言、會議記錄等。

2、本公司對外的正式發文與有關單位來往的文書。

3、本公司的各種工作計劃、總結、報告、請示、批復、會議記

錄、統計報表及簡報。

4、本公司與有關單位簽訂的合同、協議書等文件料子。

5、本公司職工的個人檔案、勞動合同、工資、福利方面的文件

料子。

6、本公司的大事記及反映本公司緊要活動的剪報、照片、錄音、

錄像等。

三、歸檔要求

1、檔案質量總的要求是：遵從文件的形成規律和特點，保持文

件之間的有機聯系，區分不同的價值，便于保管和利用。

2、歸檔的文件料子種數、份數以及每份文件的頁數均應齊全完

整。

3、在歸檔的文件料子中，應將每份文件的正件與附件、印件與

定稿、請示與批復、轉發文件與原件，分別立在一起，不得分開，

文電應合一歸檔。

4、不同年度的文件一般不得放在一起立卷。跨年度的總結放在

第 4 頁 共 17 頁

針對的最后一年立卷?？缒甓鹊臅h文件放在會議開幕年。

5、檔案文件料子應區分不憐憫況進行排列，密不可分的文件料

子應依序排列在一起，即批復在前，請示在后。正件在前，附件在

后。其它文件料子依其形成規律或特點，應保持文件之間的緊密聯

系并進行系統的排列。

6、檀卷封面，應逐項按規定用鋼筆書寫，字跡要工整、清楚。

四、檔案管理人員職責

1、依照有關規定做好文件料子的`收集、整理、分類、歸檔等

工作。

2、依照歸檔范圍、要求，將文件料子定時歸檔。

3、工作人員應當遵紀守法、忠于職守，努力維護公司檔案的完

整與安全。

4、公文承辦部門或承辦人員應保證經辦文件的系統完整（公文

上的各種附件一律不準抽存）。

5、結案后適時歸檔。工作變更或因故離職時應將經辦的文件料

子向接辦人員交接清楚，不得擅自帶走或銷毀。

五、檔案的利用

1、公司檔案借閱。

2、檔案借閱的最長期限為一周。對借出檔案，檔案管理人員要

第 5 頁 共 17 頁

定期催還，發覺損壞、丟失或逾期未還，應寫出書面報告，報總經

理處置。

3、公司檔案只有公司內部人員可以復制，復制者都要填寫《機

密文件復制單》，報主管人員批準后，方可復制。其中非受控文檔

的借閱要由部門經理簽字批準。受控文檔的借閱要由總經理簽字批

準。

4、必須嚴格保密，不準泄露檔案料子內容，如發覺遺失必須適

時匯報，追究當事人責任。

5、不準拆卷及任意抽、換卷內文件或剪貼涂改其字句等。不得

任意摘抄或復制檀卷內容，如確有需要，必須經總經理批準才略摘

抄或復制。

6、必須珍惜檔案，保持乾凈，不準在檔案料子中寫字、劃線或

作記號等。

7、不準轉借，必須專人專用。

8、用畢定時歸還，如需延長借閱時間，必須通知檔案管理人員

另行辦理續借手續。

六、檔案銷毀管理

1、對已失效的檔案，由檔案管理員登記造冊，經相關領導共同

鑒定，報總經理批準后，按規定銷毀。

第 6 頁 共 17 頁

2、經批準銷毀的檔案，可單獨存放半年，閱歷證確無保管價值

時，再行銷毀，以免誤毀。

3、銷毀文件必須在指定地方進行，并指派專人監銷，文件銷毀

后，監銷人應在銷毀注冊上簽字。

檔案管理員崗位職責4

1、負責檔案整理、編目、鑒定、統計、排列和檢索工作編制等

工作。

2、負責與集團對接，走合同流程

3、檢查檔案安全保管情況，發覺對檔案有害因素時，要適時上

報實行措施。做到以防為主，防治結合，保證檔案的完整與安全。

4、明確檔案利用工作的`目的，積極自動地做好接待工作，不

絕提高服務質量。

5、正確處置好利用和保密的關系，加強保密觀念，嚴守黨和國

家機密，嚴格執行借閱、查閱登記制度。

6、負責檔案、資料調借工作。做到供給精準、適時自動。用后

適時清退，定時入庫歸位。

7、應用電子計算機編目檢索、存貯及調用檔案；利用裱糊及復

印技術，對紙張破損、字跡褪變、擴散的現行檔案進行搶救。

8、負責檔案、資料利用效果的信息反饋工作，收集利用典型事

第 7 頁 共 17 頁

例，年終寫出利用分析綜合報告，及實例選編。

9、完成領導交辦的臨時性工作任務。

10、年末認真總結本崗位工作及訂立下年工作計劃，寫出書面

料子。

檔案管理員崗位職責5

職責

1、負責訂立執行集團檔案管理制度；

2、負責監督、引導、檢查各分公司檔案管理工作；

3、負責培訓、輔導各分公司檔案管理人員；

4、負責集團檔案文件收集整理與歸檔工作；

5、負責檔案電子信息化工作。

任職資格

1、大專及以上學歷，檔案、圖書管理等相關專業；

2、具有大型國企檔案管理工作閱歷或取得城建檔案管理培訓資

格證書者優先考慮；

3、為人正直牢靠、細致嚴謹，具有較高的責任心及原則性；

4、嫻熟使用辦公軟件，能嚴格遵守公司保密制度；

第 8 頁 共 17 頁

5、具有良好的文字表達本領。

檔案管理員崗位職責6

一、組織全校性的學習、宣揚、貫徹國家檔案法規和上級有關

檔案工作的各項方針政策活動。常常聽取檔案的部門的工作匯報；

二、加強對檔案工作的領導，把檔案工作納入學校的'整體進展

規劃并列入學校議事日程，督促各職能部門明確分管檔案的負責人

和兼職檔案員；

三、定期討論、檢查檔案工作的建設與進展，從人力、物力、

財力上予以支持、改善工作條件，幫助解決工作中顯現的困難。使

檔案工作與學校其他工作同步協調進展；

四、組織領導對到期、超期保管的檔案進行鑒定，審批檔案存

毀的看法，維護檔案的安全。

檔案管理員崗位職責7

1、檔案收集與整理歸檔工作：負責組織收集集團各種載體的檔

案并進行分類、整編、入柜等保管工作，確保集團檔案完整、安全；

2、檔案借閱與供給利用工作：依據檔案管理規定，辦理檔案調

閱及外借工作，做好調閱、外借記錄登記，按固定歸還時間，整理

檔案資料的歸還，保證檔案資料的完整性；

3、檔案庫房管理：依據檔案管理要求，負責庫房安全管理、日

第 9 頁 共 17 頁

常維護工作；

完成合同的`整理、歸檔的工作；

4、幫助行政類的固定資產管理工作；

5、幫助完成行政管理工作及上級臨時交辦的工作。

檔案管理員崗位職責8

一、應將審核無誤的原始憑證作為依據，負責所分管會計數據

輸入，數據處置，數據備份和輸出會計數據（包含打印輸出憑證、

帳薄）的工作。

二、嚴格依照操作程序操作計算機和會計軟件，應依照記帳憑

證規定格式將應填寫的項目內容認真填寫完整，并適時與出納日報

表現金收付數據核對，若有數據出入應適時查明原因，做到帳表相

符。

三、正確編制會計分錄。應當依據經濟業務的`內容，依照會計

制度的規定，正確使用會計科目，有關的二級科目和明細科目要填

寫齊全，科目的對應關系必須正確、清楚，不得把不同經濟業務合

并填列在一張記帳憑證中。另外，“扎要”欄要求文字簡練、精準，

以充足查閱帳薄需要。

四、每站記帳憑證要證明所附原始憑證張數，以便復核記帳憑

證是否正確和日后的查對；假如依據同一原始憑證編制幾張記帳憑

證的，應在未附原始憑證的記帳憑證上注冊所附原始憑證的記帳憑

第 10 頁 共 17 頁

證種類和編號，便于審核。

五、記帳憑證必須連續編號，以便查考和躲避散失。一項經濟

業務需要編制多張記帳憑證時，應采納分數編號的方法。

六、數據輸入操作完畢，應進行自檢核對工作，核對無誤后交

審核記帳員復核記帳。對審核員提出的會計數據輸入錯誤，應適時

修改。

七、每天操作結束后，應適時做好數據備份妥當保管。

八、注意安全保密，各自的操作口令不得任意泄露，定期更換

自身的密碼。

九、離開機房前，應執行相應的命令退出會計軟件。

十、操作過程中發覺問題，應記錄故障情況并適時向系統管理

員報告。

檔案管理員崗位職責9

1、接受資產部領導；

2、執行資產部關于檔案工作的指示和規定；

3、依據檔案管理方法，負責組織完成房貸債權檔案的收集、整

理、歸檔、保管、統計和使用工作；

4、開展檔案的`借閱工作，適時登記，做好安全保密工作；

第 11 頁 共 17 頁

5、負責房貸債權檔案的接收、排列、編號、存放及檔案室日常

管理工作；

6、定時完成檔案的收集、整理、歸檔、保管、統計和利用工作；

7、定時精準記錄檔案借閱時間。

檔案管理員崗位職責10

1、負責做好公司檔案的'收集、建檔、調閱、管理工作，嚴格

執行檔案資料保密工作；

2、負責文件、通知、資料的收集、整理適時歸檔；

3、負責與各部門溝通，辦理文件資料轉移手續，經過整理、立

卷、歸檔保管；

4、依照檔案管理方法，搭配領導做好檔案管理各項工作；

5、負責庫房檔案的收進和移出工作，嚴格履行交接手續，精準

把握庫內檔案類別、數量等情況；

6、完成領導交辦的臨時性工作。

檔案管理員崗位職責11

1、嚴格依照《公司檔案管理制度》監督執行

2、對各類檔案進行科學分類，保證借閱、查閱的便利和快速

3、公司其他科室編寫的各項文件紀要、圖紙資料送到檔案室，

第 12 頁 共 17 頁

要適時登記造冊

4、檔案資料完整和乾凈，杜絕因各種因素造成的檔案損害

5、未歸還的檔案資料要進行全方位跟蹤，對遺失或損壞的`要

進行賠償

6、定期進行檔案整理，分類歸檔，定期清掃檔案室；

7、完成領導布置的其余事項。

檔案管理員崗位職責12

一，檔案管理員職責

1，認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規

及有關政策。訂立檔案的工作計劃，進行工作總結，引導，監督，

檢查。

2，依照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，

分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要

進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3，依照《檔案庫房管理制度》要求，做好“八防”工作，定期

檢查舊檔案，確保檔案料子安全。

4，積極開展檔案學問宣揚工作，加強全體干部職工的'檔案意

識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處置。

5，積極做好檔案信息資源的開發工作，不絕提高工作質量和工

第 13 頁 共 17 頁

作效率。

6，樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管

工作。

二，檔案資料管理員安全崗位職責

1、嚴格執行《檔案借閱制度》，檔案內容一律不得外傳。

2、文件、檔案、資料要專人、專柜保管，離開檔案室要順手關

燈、關窗、關門，鑰匙隨身攜帶，安全意識強。

3、檔案重要供應本校使用，如外單位需要查閱、利用檔案資料，

須經領導批準同意。經同意借閱的檔案，必須由借閱人嚴格保管，

防止遺失和泄密，閱后必須適時歸還給檔案保管員。

4、檔案庫房是保管檔案的機要重地，非檔案管理人員未經許可

一律不得進入庫房。

5、要定期或不定期的進行保密情況檢查，如發覺有泄密情況，

要適時報告有關部門和領導，積極實行有效措施。

6、在庫房內不得存放易燃品和私人物品，嚴禁吸煙。做好通風、

降濕、防火、防盜和衛生工作。

檔案管理員崗位職責13

1.負責公司租戶合同、行政文件、合同的管理工作，并對各類

檔案進行科學系統管理，便于查閱；

第 14 頁 共 17 頁

2.建立健全檔案借閱登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊

全、完整；

3.定期整理檔案，確保檔案資料時效性、完整性、規范可查，

并做好文件、資料、檔案的保密及保管工作；

4.負責公司固定資產采購及管理工作；

5.負責行政費用報銷管理及各部門費用報銷的.跟進；

6.負責公司辦公用品采購、發放工作，并做好領退記錄，保證

賬實相符。

檔案管理員崗位職責14

1、接聽業戶、業戶或客戶的電話，解答有關的問題或疑問，并

做好記錄.負責辦理業戶有關的證件工作（業戶證、居住證、臨時居

住證、停車證）。

2、熱誠接待業主、用戶和來訪客人，對業主、用戶的投訴要耐

性解釋和適時處置件件落實，并做到登記記錄，定期整理存檔工作。

3、認真做好回訪工作，虛心接受用戶的批判與建議，不絕改進

工作，提高服務質量。

4、諳習轄區樓宇的結構、樓座排列、單元戶數、管道線路的走

向、各種設備開關的位置、了解住戶、業主的數量、家庭成員等基

本情況。

第 15 頁 共 17 頁

5、每天不定時巡查轄區范圍內樓宇情形、公共設施等，發覺不

正常情況適時處置并做好記錄需要，其他部門搭配處置，適時呈報

工作聯系，并抓好落實監督。

6、搭配工程部訂立轄區的樓宇土建保養計劃，做好轄區業主交

樓驗收和二次裝修申請表、施工監督和驗收工作。

7、受理業戶的報修、有償服務布置執行、完成情況跟進等工作。

8、負責業戶入住的相關手續辦理及其單元的遺留工程問題跟進。

接受業戶對項目情況及售后服務相關情況的`咨詢及解答。

9、辦理業主郵寄包裹的暫存及發放工作。

10、負責物業管理費、水費、停車費等各項費用的收繳工作。

11、負責小區的物業檔案、業主檔案的保管和統計，而且嚴守

工作機密。

12、負責小區的公共鑰匙、未入住單位的鑰匙、業戶托管鑰匙、

施工鑰匙等的管理工作。

13、完成公司、上級領導交辦的其他任務。

檔案管理員崗位職責15

1、認真貫徹黨和國家及上級主管部門關于檔案工作的法律法規

及有關政策。訂立檔案的工作計劃，進行工作總結，引導，監督，

檢查。

第 16 頁 共 17 頁

2、依照《檔案管理工作規范條例》，負責對各類檔案的接收，

分類，編目，編制，檢索工具進行科學的系統管理。借出的檔案要

進行登記，并負責定期追還歸檔，確保檔案齊全，完整。

3、積極開展檔案學問宣揚工作，加強全體干部職工的.檔案意

識。對保管期限已滿的檔案進行鑒定并負責向主管領導匯報處置。

4、積極做好檔案信息資源的開發工作，不絕提高工作質量和工

作效率。

5、樹立和加強保密觀念，做好文件，資料，檔案的保密，保管

工作。

第 17 頁 共 17 頁